Directorio de contactos, ficha lateral y timeline unificado 360°

• Categoría: Contactos y organización
• Disponibilidad: Incluido en todos los planes (Estándar, Premium y Evolución)
• Tiempo estimado de lectura y configuración: 10 minutos
• Rol necesario: Agente o Administrador (requiere permiso de gestión de contactos en roles personalizados)

El directorio de Contactos y la ficha lateral 360° de Waclis Inbox centralizan en un único perfil toda la identidad, datos comerciales, redes sociales, atributos personalizados e historial de conversaciones de cada persona que se comunica con tu negocio. Gracias a esta vista unificada, tu equipo puede atender en WhatsApp, Instagram, Messenger, Correo electrónico o Chat web sabiendo exactamente quién es el cliente, qué compró antes y de qué habló en interacciones pasadas sin volver a pedirle sus datos.

1. ¿Qué puedes hacer y cuándo te sirve?

Contar con una base de contactos organizada y conectada en tiempo real a tu bandeja omnicanal transforma la velocidad y calidad de tu atención diaria:

• Atención minorista y comercio electrónico: Cuando un comprador escribe por WhatsApp consultando por el cambio de un producto, el agente abre el panel derecho de la conversación, revisa el bloque Conversaciones anteriores para ver qué acordó la semana pasada y verifica su correo electrónico o identificador de cliente sin salir del chat.
• Ventas consultivas y servicios profesionales: Si un prospecto agenda una reunión o solicita una cotización formal, el vendedor registra desde la ficha lateral su Empresa, Ciudad, País, Biografía y su perfil de LinkedIn o Instagram, dejando el contexto listo para todo el equipo comercial.
• Contacto proactivo hacia clientes existentes: Desde el directorio general en Contactos, cualquier agente autorizado puede localizar la ficha de un cliente, hacer clic en Nuevo mensaje, elegir la bandeja de salida y abrir una conversación saliente para avisarle que su pedido o presupuesto ya está disponible.

2. Antes de comenzar (Requisitos previos)

Antes de gestionar el directorio o editar perfiles desde la conversación, verifica lo siguiente:

• Tener sesión activa en Waclis Inbox con rol de Administrador o Agente (si utilizas un rol personalizado, debe contar con el permiso Administrar contactos activo y no tener activada la restricción de ocultar datos de contacto si necesitas ver teléfonos y correos).
• Contar con al menos una Bandeja de entrada activa (por ejemplo, WhatsApp mediante código QR, WhatsApp Cloud API o Correo electrónico) si deseas iniciar conversaciones salientes desde la ficha de un contacto.
• Tener los números telefónicos de tus clientes con su código de país y código de área para registrarlos siempre en formato internacional +E.164 (por ejemplo, +5491122334455).

3. Paso a paso en Waclis Inbox

Paso 1: Explorar, buscar y ordenar el directorio de Contactos

1. En la barra de navegación lateral izquierda de Waclis Inbox, haz clic en el icono de libreta de direcciones correspondiente a Contactos.
2. En el panel central verás el listado paginado de todos los contactos registrados en tu cuenta, mostrando su avatar, nombre completo, correo electrónico, número telefónico, empresa vinculada, ciudad y tiempo transcurrido desde su última actividad.
3. Para encontrar a una persona al instante, escribe su nombre, correo electrónico, número de teléfono o identificador externo en la barra superior Buscar.... El buscador filtra coincidencias parciales en tiempo real.
4. Para reordenar la tabla según tu prioridad operativa, haz clic en el selector de ordenamiento de la esquina superior derecha y elige el criterio deseado (Nombre, Empresa, Ciudad o Última actividad) alternando entre orden ascendente o descendente.

> ¿Qué verás en pantalla?

> La lista de contactos se actualizará inmediatamente sin recargar el navegador, mostrando el total de perfiles encontrados y permitiendo entrar al perfil 360° de cualquiera de ellos con un solo clic sobre su nombre.

Paso 2: Crear un contacto manualmente y completar su perfil extendido

Aunque Waclis Inbox crea automáticamente la ficha de cada persona que escribe por primera vez a cualquiera de tus canales, puedes dar de alta clientes manualmente antes de escribirles:

1. Dentro de la sección Contactos, haz clic en el botón Nuevo contacto ubicado en la esquina superior derecha (o pulsa el icono de edición con forma de lápiz en un contacto existente).
2. En la ventana modal Nuevo contacto / Editar detalles del contacto, completa los datos principales:

• Avatar: Sube una fotografía o logotipo identificatorio si deseas personalizar su ficha visual.
• Nombre completo: Escribe el nombre y apellido real del cliente.
• Correo electrónico: Ingresa su dirección en minúsculas (por ejemplo, mariana@empresa.com).
• Número de teléfono: Escríbelo siempre en formato internacional +E.164 incluyendo el signo + inicial, el código de país y el código de área sin espacios ni guiones (ejemplo: +5491144556677 o +595981223344).
• Empresa, Ciudad y País: Completa su organización y ubicación geográfica para facilitar futuras segmentaciones.
• Biografía: Añade una descripción breve del perfil del cliente (por ejemplo: "Comprador mayorista de indumentaria deportiva, prefiere envíos por expreso los jueves").

1. En la sección inferior Perfiles de redes sociales, pega el usuario o enlace correspondiente en cualquiera de las 5 redes admitidas: Facebook, Twitter (X), LinkedIn, Github e Instagram.
2. Haz clic en Guardar (o Enviar) para registrar el perfil.

> ¿Qué verás en pantalla?

> Aparecerá un aviso de confirmación y el contacto quedará disponible de inmediato tanto en el directorio general como en los buscadores del panel de conversaciones.

Paso 3: Iniciar una conversación saliente desde la ficha del contacto

1. Abre la ficha del contacto desde el directorio Contactos o ubica sus datos principales en la barra lateral derecha de una conversación.
2. Junto a su número de teléfono o en la cabecera del perfil, haz clic en el icono de mensaje Nuevo mensaje.
3. En el cuadro de envío saliente:

• En Bandeja de entrada, selecciona el canal por el cual deseas comunicarte (por ejemplo, tu bandeja de WhatsApp o de Correo electrónico).
• Si utilizas WhatsApp mediante código QR (Waha), escribe directamente tu mensaje personalizado y envíalo.
• Si utilizas WhatsApp Cloud API (Oficial de Meta) y no existe una ventana de atención de 24 horas abierta con ese cliente, selecciona una Plantilla de WhatsApp previamente aprobada, completa sus variables dinámicas y pulsa Enviar mensaje.

> ¿Qué verás en pantalla?

> Se creará una nueva conversación activa vinculada al contacto y podrás continuar el diálogo desde la bandeja principal de Conversaciones.

Paso 4: Usar y reordenar los 10 acordeones del panel lateral derecho en el chat

Cuando atiendes una conversación activa en Conversaciones, la columna derecha muestra la pestaña Contacto, donde dispones de las herramientas de gestión rápida y 10 bloques desplegables (acordeones) que puedes abrir, contraer o arrastrar verticalmente para adaptarlos a tu forma de trabajo:

1. En la parte superior de la pestaña Contacto, utiliza la fila de iconos de acción rápida bajo el nombre del cliente para copiar su correo o teléfono, iniciar un nuevo mensaje, editar detalles del contacto, fusionar contacto duplicado o eliminar contacto.
2. Desplázate hacia abajo para expandir cualquiera de los 10 acordeones operativos o mantén presionado el encabezado de un bloque y arrástralo hacia arriba o hacia abajo para fijar tu orden preferido (por ejemplo, colocar Elementos Kanban y Atributos de contacto en primer lugar).

> ¿Qué verás en pantalla?

> El nuevo orden de los acordeones queda guardado automáticamente en tu sesión de agente, manteniendo siempre a la vista los bloques que más utilizas al conversar.

4. Qué significa cada opción importante (Desglose de campos y acordeones)

4.1 Campos del perfil del contacto

4.2 Los 10 acordeones reordenables del panel derecho de la conversación

5. Otras formas de hacerlo y atajos rápidos

• Búsqueda global instantánea: Haz clic en el botón Buscar... de la esquina superior izquierda de la barra lateral y selecciona la pestaña Contactos para buscar perfiles desde cualquier pantalla sin abandonar tu bandeja.
• Copiado en un clic: En la cabecera del panel derecho de la conversación, pasa el cursor sobre el teléfono o el correo del contacto y haz clic en el icono de copiar para llevar el dato al portapapeles sin errores de tipeo.
• Salto directo al perfil completo: Haz clic en el icono de enlace externo o detalle junto al nombre del contacto en el panel derecho para abrir su ficha completa en pantalla ancha y revisar todas sus notas y conversaciones históricas.

6. Cómo combinarlo con otras funciones de Waclis Inbox

• Variables dinámicas en Respuestas predefinidas (/): Cuando mantienes el Nombre completo bien escrito en la ficha del contacto, tus respuestas rápidas con {{contact.name}} o {{nombre}} saludan automáticamente al cliente por su nombre real en vez de mostrar su número telefónico o su alias de WhatsApp.
• Reglas de automatización por datos del contacto: Si completas el País o los Atributos de contacto en el panel lateral, puedes configurar reglas en Ajustes → Automatización que deriven automáticamente las próximas conversaciones de ese cliente al equipo regional o ejecutivo de cuenta correspondiente.
• Fusión ante canales múltiples: Si un cliente te escribe primero por Instagram y luego por WhatsApp, puedes usar el botón Fusionar contacto en la barra derecha para unir ambos perfiles y consolidar todo su historial en el bloque Conversaciones anteriores.

7. Relación con el ecosistema Waclis

• Conciliación de identidad 360° en el ecosistema: Registrar el correo electrónico en minúsculas y el teléfono en formato internacional +E.164 permite que las integraciones del ecosistema Waclis reconozcan al mismo cliente entre aplicaciones sin duplicar registros.
• WaclisMAIL (mail.waclis.com): Cuando lees o redactas un correo en WaclisMAIL, desde su barra lateral Contact 360 puedes abrir mediante un enlace directo la conversación del contacto en Waclis Inbox.
• Waclis (Tienda Online / Carrito Cotizador) y WaclisPOS: Cuando un comprador envía un pedido desde tu tienda online o cuando despachas una cotización/comprobante desde WaclisPOS hacia WhatsApp, el sistema localiza o crea el contacto en Waclis Inbox por su número telefónico y deja la operación registrada en su línea de tiempo.
• Waclis Reach: Puede integrarse mediante la API REST y los Webhooks de Waclis Inbox si se configura, permitiendo registrar atributos o etiquetas en el contacto para que el vendedor tenga contexto cuando el prospecto responda.

8. Problemas frecuentes y cómo resolverlos

1. El sistema me rechaza el número de teléfono al guardar el contacto o dice que el formato no es válido

• Síntoma: Al intentar guardar un contacto nuevo o editar su número, aparece un mensaje de error en el campo Número de teléfono.
• Causa probable: Se ingresó el número en formato local sin el signo + ni el código internacional de país, o bien contiene espacios, paréntesis o guiones no admitidos.
• Cómo resolverlo: Escribe el número comenzando obligatoriamente por el signo +, seguido del código del país y el número completo sin espacios ni símbolos (por ejemplo, +5491133445566).

2. Un mismo cliente aparece dos veces en el directorio de Contactos

• Síntoma: Ves un perfil con el número de WhatsApp del cliente y otro perfil separado con su correo electrónico o su usuario de Instagram.
• Causa probable: El cliente se comunicó por dos canales distintos cuyos identificadores nativos (teléfono vs. usuario de red social o email) aún no estaban vinculados en una misma ficha.
• Cómo resolverlo: Abre el contacto que desees conservar como principal, haz clic en el icono Fusionar contacto del panel derecho, busca el perfil duplicado y confirma la fusión para unificar ambos canales y su historial en una sola ficha.

3. No veo el teléfono ni el correo electrónico de los contactos (aparecen ocultos)

• Síntoma: Puedes chatear con los clientes, pero sus números telefónicos y correos electrónicos no se visualizan en el panel derecho ni puedes entrar al directorio Contactos.
• Causa probable: Tu usuario tiene asignado un Rol personalizado con la restricción de privacidad Ocultar número de teléfono y email de los contactos activada o sin el permiso Administrar contactos.
• Cómo resolverlo: Si necesitas acceder a esos datos por tu función comercial, solicita a un Administrador de la cuenta que revise los permisos de tu rol en Ajustes → Roles personalizados.

4. Al iniciar una conversación saliente de WhatsApp no puedo escribir texto libre

• Síntoma: Haces clic en Nuevo mensaje desde la ficha de un contacto, eliges una bandeja de WhatsApp y el sistema te pide seleccionar una plantilla en lugar de dejarte escribir libremente.
• Causa probable: Estás utilizando una bandeja de WhatsApp Cloud API (Oficial de Meta) y han pasado más de 24 horas desde el último mensaje que envió el cliente. Por normativa de Meta, fuera de la ventana de 24 horas solo se puede iniciar conversación mediante una Plantilla de WhatsApp aprobada.
• Cómo resolverlo: Selecciona una plantilla aprobada en el selector de plantillas para abrir la conversación, o bien elige una bandeja conectada mediante código QR (Waha) si tu operación utiliza ese canal para contacto directo.

9. Preguntas frecuentes (FAQ)

¿El cliente se entera cuando edito su nombre, biografía o atributos en la ficha lateral?

No. Todos los cambios que realizas en el nombre del contacto, su empresa, biografía, etiquetas o atributos personalizados son estrictamente internos para tu organización en Waclis Inbox; no modifican la agenda del teléfono del cliente ni le envían ninguna notificación.

¿Si reordeno los 10 acordeones del panel lateral derecho, le cambia el orden a mis compañeros?

No. El orden de los acordeones del panel derecho se guarda como preferencia individual para tu usuario, por lo que un vendedor puede poner Elementos Kanban arriba de todo mientras que un agente de soporte puede priorizar Información de la conversación y Archivos compartidos.

¿Cuál es la diferencia entre ver las conversaciones desde el directorio de Contactos y desde la bandeja de Conversaciones?

La sección Conversaciones está diseñada para atender la cola activa del día a día, mientras que entrar al perfil de un cliente en Contactos te permite auditar su ficha histórica completa, sus notas de perfil permanentes y todos los casos cerrados o abiertos a lo largo del tiempo.

¿Puedo eliminar un contacto de prueba que creé por error?

Sí. Desde la ficha del contacto o desde los iconos superiores de la pestaña Contacto en el panel derecho, puedes hacer clic en el icono de papelera (Eliminar contacto) y confirmar la acción. Ten presente que al eliminar el contacto también se borrarán sus conversaciones asociadas en la cuenta.

10. Artículos relacionados

• Atributos personalizados y etiquetas de conversación y contacto — Atributos personalizados y etiquetas de conversación y contacto
• Segmentación avanzada, filtros dinámicos y fusión de contactos duplicados — Segmentación avanzada, filtros dinámicos y fusión de contactos duplicados
• Importación y exportación masiva de contactos por CSV, bloqueo de remitentes y notas de perfil — Importación y exportación masiva de contactos por CSV, bloqueo de remitentes y notas de perfil
• Diagnóstico: Se crean dos contactos diferentes para la misma persona por canales distintos — Diagnóstico: Se crean dos contactos diferentes para la misma persona por canales distintos