Gestión de cuentas corporativas y empresas B2B

• Categoría: Contactos y organización
• Disponibilidad: Disponible en el plan Evolución
• Tiempo estimado de lectura y configuración: 10 minutos
• Rol necesario: Agente o Administrador (con acceso al directorio de contactos y empresas)

Cuando tu negocio vende o brinda soporte a otras organizaciones (modelo B2B, mayorista, software, servicios corporativos o distribuidoras), rara vez hablas con una sola persona: de una misma empresa cliente te escribe el encargado de compras para pedir cotización, la administración para enviar el comprobante de pago y el responsable de depósito para coordinar la entrega. El módulo Empresas de Waclis Inbox agrupa automáticamente o manualmente a todos los interlocutores de una misma organización bajo una ficha corporativa común, con resolución automática de logotipo (favicon) por dominio web y conteo de contactos vinculados.

1. ¿Qué puedes hacer y cuándo te sirve?

• Asociación automática por dominio de correo corporativo: Cuando ingresa o se registra un contacto con un correo electrónico empresarial (por ejemplo, compras@metalurgicadelsur.com.ar o pagos@metalurgicadelsur.com.ar), Waclis Inbox detecta el dominio corporativo (metalurgicadelsur.com.ar), crea o localiza la empresa correspondiente y vincula automáticamente a todos los empleados de ese dominio bajo la misma cuenta corporativa, ignorando proveedores de correo gratuito masivo como gmail.com, hotmail.com, outlook.com o yahoo.com.
• Vinculación manual para contactos de WhatsApp sin correo corporativo: Si el dueño o comprador de una empresa te escribe desde su WhatsApp personal o usa un correo genérico, puedes asignarlo manualmente a su Empresa desde su ficha de contacto para que forme parte de la misma cuenta B2B.
• Auditoría de cartera corporativa: Desde el directorio Empresas (Empresas), los supervisores y ejecutivos de cuentas pueden buscar organizaciones por razón social o dominio, ordenarlas por cantidad de contactos vinculados o última actividad y detectar qué cuentas corporativas requieren seguimiento comercial.

2. Antes de comenzar (Requisitos previos)

• Contar con una cuenta de Waclis Inbox con el módulo Empresas habilitado (incluido en el plan Evolución) y permisos de acceso a la sección de contactos.
• Acostumbrar a tu equipo de atención y ventas a registrar el Correo electrónico corporativo de los clientes en su ficha de contacto o a completar el campo Empresa cuando atienden consultas B2B por WhatsApp.

3. Paso a paso en Waclis Inbox

Paso 1: Explorar, buscar y ordenar el directorio de Empresas

1. En la barra de navegación lateral izquierda de Waclis Inbox, accede al área de contactos y selecciona Empresas.
2. En la pantalla principal verás la tabla de todas las organizaciones registradas en tu cuenta con sus columnas clave:

• Logotipo / Avatar: Obtenido automáticamente a partir del favicon oficial del dominio web de la empresa (o iniciales si no tiene dominio web cargado).
• Nombre (name): Razón social o nombre comercial de la organización.
• Dominio (domain): Dirección web corporativa (por ejemplo, acmelogistica.com).
• Contactos: Cantidad total de personas individuales vinculadas a esa empresa.
• Última actividad: Fecha de la interacción más reciente registrada en la cuenta.

1. Utiliza la barra superior Buscar empresas... para localizar al instante una organización por su nombre o por su dominio web.
2. Haz clic en los encabezados de columna o en el selector de ordenamiento para ordenar el directorio por Nombre, Dominio, Cantidad de contactos o Última actividad.

> ¿Qué verás en pantalla?

> El listado mostrará en tiempo real todas las cuentas corporativas identificadas en tu base de datos junto con el indicador numérico de cuántos interlocutores pertenecen a cada una.

Paso 2: Crear o editar una ficha de Empresa B2B

1. Dentro de la vista Empresas, haz clic en el botón Nueva empresa (o haz clic en el icono de edición sobre una empresa ya existente en la tabla).
2. Completa los campos del formulario corporativo:

• Nombre: Ingresa el nombre comercial o razón social oficial (por ejemplo, Distribuidora San Martín S.A.).
• Dominio: Escribe el dominio web de la empresa sin https:// ni barras finales (por ejemplo, distribuidorasanmartin.com.ar). Al guardar un dominio válido, el sistema resolverá automáticamente su favicon oficial como avatar de la empresa y asociará a los contactos cuyo correo termine en @distribuidorasanmartin.com.ar.
• Descripción: Añade contexto clave sobre la cuenta corporativa (por ejemplo: "Cliente mayorista categoría Oro — Condición de pago cuenta corriente 30 días — Atendido por Ejecutivo Zona Norte").

1. Haz clic en Guardar (o Crear).

> ¿Qué verás en pantalla?

> La empresa quedará registrada en el directorio con su nombre, descripción, dominio web y su icono corporativo resuelto automáticamente.

Paso 3: Vincular contactos individuales a una Empresa (Automática y Manualmente)

Existen dos formas complementarias en las que un contacto queda asociado a su empresa en Waclis Inbox:

1. Vía automática por correo corporativo:

• Abre la ficha de cualquier contacto en Contactos o en el panel derecho de una conversación activa.
• Haz clic en Editar detalles del contacto e ingresa su correo electrónico corporativo (por ejemplo, lopez@distribuidorasanmartin.com.ar).
• Al guardar, Waclis Inbox extrae el dominio posterior al símbolo @, verifica que no sea un proveedor de correo personal gratuito y vincula automáticamente el contacto a la empresa de ese dominio, incrementando en +1 el contador de Contactos de la organización.

1. Vía manual desde el formulario del contacto (Ideal para WhatsApp):

• Si el interlocutor no posee un correo con dominio propio (por ejemplo, es un comercio que usa @gmail.com o solo se comunica por WhatsApp), abre Editar detalles del contacto.
• En el campo Empresa, escribe o selecciona el nombre de la empresa a la que pertenece y pulsa Guardar.

> ¿Qué verás en pantalla?

> Debajo del nombre del contacto, tanto en el directorio Contactos como en el encabezado de la pestaña Contacto del panel lateral derecho de la conversación, aparecerá visible el nombre de su empresa para que cualquier agente sepa de inmediato a qué organización representa.

4. Qué significa cada opción importante (Campos de Empresa y reglas de dominio)

5. Otras formas de hacerlo y atajos rápidos

• Filtrar todos los contactos de una empresa específica: Ve a Contactos → Filtrar contactos, selecciona el campo Empresa, el operador Igual a (o Contiene) y escribe el nombre de la organización. Verás en una sola tabla a todos los empleados, compradores y administrativos de ese cliente corporativo.
• Ordenamiento rápido en el directorio de Contactos: En la vista general de Contactos, cambia el selector de ordenamiento superior a Empresa para listar tu base de clientes agrupada alfabéticamente por organización.

6. Cómo combinarlo con otras funciones de Waclis Inbox

• Empresas B2B + Tablero Kanban Comercial: Cuando negocias un contrato corporativo donde intervienen varias personas de la misma empresa (por ejemplo, el gerente técnico en un chat de WhatsApp y el jefe de compras en un hilo de correo), puedes crear una oportunidad en el Tablero Kanban y vincularle múltiples conversaciones de los distintos contactos de esa empresa para seguir el negocio en una única tarjeta.
• Empresas + Reglas de automatización (Ajustes → Automatización): Crea una regla automática que evalúe el atributo Empresa (o si el Correo electrónico del contacto Contiene @clientevip.com) para asignar automáticamente la conversación al equipo de Cuentas Corporativas con prioridad Alta y aplicar una política de SLA preferencial.
• Segmentos B2B para comunicaciones clave: Guarda un Segmento en Contactos con los interlocutores de tus empresas activas para avisarles por campaña de WhatsApp sobre cambios de listas de precios mayoristas, cierres por inventario o nuevos catálogos de temporada.

7. Relación con el ecosistema Waclis

• WaclisPOS (pos.waclis.com) y Waclis (Carrito Cotizador): En operaciones mayoristas o B2B, cuando un vendedor elabora una cotización formal en PDF desde WaclisPOS (o recibe un pedido mayorista del Carrito Cotizador de Waclis) y lo despacha hacia Waclis Inbox, el mensaje queda registrado en la conversación del comprador vinculado a su empresa, manteniendo la trazabilidad completa entre lo cotizado y lo conversado.
• Waclis Factur (factur.waclis.com): Cuando la administración de una empresa cliente solicita su Factura A o estado de cuenta por chat, el agente puede consultar los datos de la empresa en el panel lateral de Waclis Inbox y abrir Waclis Factur (o consultarlo mediante una Aplicación del panel) para compartir el comprobante fiscal autorizado por ARCA/AFIP en la conversación.
• Waclis Reach (reach.waclis.com): En estrategias de prospección B2B (Account-Based Marketing), las secuencias salientes ejecutadas desde Waclis Reach impactan a distintos decisores de una empresa; a medida que responden en Waclis Inbox, quedan agrupados bajo su organización para que el ejecutivo comercial coordine un abordaje unificado.

8. Problemas frecuentes y cómo resolverlos

1. Cargué el correo de un cliente con @gmail.com y no se creó ninguna empresa automáticamente

• Síntoma: Agregaste un contacto con dirección ferreterialopez@gmail.com, pero al entrar a Empresas no aparece ninguna empresa creada automáticamente.
• Causa probable: Por diseño, Waclis Inbox ignora los dominios de correo público gratuito (gmail.com, hotmail.com, outlook.com, yahoo.com, etc.) en la asociación automática por dominio; de lo contrario, todos tus clientes con Gmail quedarían mezclados dentro de una supuesta empresa llamada "Gmail".
• Cómo resolverlo: Crea la empresa Ferretería López manualmente en Empresas o escribe directamente Ferretería López en el campo Empresa dentro de la ficha del contacto.

2. Dos contactos de la misma empresa aparecen en organizaciones separadas por una diferencia en el nombre

• Síntoma: En el directorio ves una empresa llamada Agropecuaria Del Sur con 2 contactos y otra llamada Agropecuaria del Sur S.R.L. con 1 contacto.
• Causa probable: Un contacto se vinculó automáticamente por su dominio web y a otro se le escribió manualmente un nombre ligeramente distinto en el campo Empresa.
• Cómo resolverlo: Abre el contacto que quedó en la empresa duplicada, edita su campo Empresa seleccionando la organización principal correcta y luego elimina el registro de empresa vacío desde Empresas.

3. La empresa no muestra su logotipo (favicon) en la tabla de Empresas

• Síntoma: En la columna de avatar de Empresas se ven solo las iniciales en lugar del icono corporativo del cliente.
• Causa probable: El campo Dominio de la empresa está vacío, tiene un error de escritura o el sitio web del cliente no publica un favicon accesible públicamente.
• Cómo resolverlo: Edita la empresa en Empresas, verifica que el campo Dominio contenga únicamente el dominio limpio (por ejemplo empresa.com.ar sin http:// ni rutas adicionales) y guarda los cambios.

9. Preguntas frecuentes (FAQ)

¿Un contacto puede pertenecer a más de una empresa al mismo tiempo en Waclis Inbox?

Cada perfil de contacto individual se asocia a una empresa principal. Si un consultor externo o contador trabaja para dos empresas clientes tuyas y te escribe desde dos correos corporativos distintos (contador@empresa1.com y contador@empresa2.com), puedes mantener un perfil de contacto asociado a cada correo corporativo para no mezclar la información confidencial de ambas cuentas.

¿Si elimino una empresa del directorio Empresas, se borran los contactos y conversaciones de sus empleados?

No. Eliminar el registro de una organización en Empresas únicamente desvincula la agrupación corporativa (Empresa asociada pasa a estar vacío), pero conserva intactos los perfiles individuales de los contactos y todo su historial de conversaciones en Waclis Inbox.

¿Puedo agregar atributos personalizados específicos para mis clientes B2B?

Sí. Puedes definir atributos personalizados en Ajustes → Atributos personalizados (como CUIT, Condición IVA, Lista de precios o Ejecutivo asignado) para tener toda la ficha comercial B2B a la vista mientras chateas.

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