Segmentación avanzada, filtros dinámicos y fusión de contactos duplicados

• Categoría: Contactos y organización
• Disponibilidad: Incluido en todos los planes (Estándar, Premium y Evolución)
• Tiempo estimado de lectura y configuración: 12 minutos
• Rol necesario: Agente o Administrador (con permiso de gestión de contactos)

A medida que tu negocio crece y recibe miles de consultas por WhatsApp, Instagram, Correo electrónico y el chat de tu sitio web, mantener tu base de datos limpia y accionable requiere dos herramientas clave: un motor de Segmentación avanzada capaz de cruzar cualquier campo o atributo personalizado en segundos, y un sistema seguro de Fusión de contactos (Fusionar contacto) para unificar perfiles duplicados cuando una misma persona te escribe por canales diferentes.

1. ¿Qué puedes hacer y cuándo te sirve?

• Crear listas inteligentes de clientes (Segmentos dinámicos): Puedes combinar múltiples condiciones con operadores Y (AND) u O (OR) —por ejemplo, clientes cuya Ciudad sea Córdoba, tengan la etiqueta mayorista y su atributo presupuesto-enviado esté marcado— y guardar esa búsqueda en la barra lateral izquierda bajo Segmentos. Cada nuevo contacto que cumpla las reglas entrará solo al segmento sin que tengas que actualizar listas a mano.
• Alimentar audiencias de Campañas y exportaciones selectivas: Los segmentos y etiquetas que organizas en Contactos te permiten exportar a Excel/CSV únicamente el grupo filtrado o utilizarlo como base de destinatarios para campañas salientes.
• Unificar el historial de clientes multicanal (Fusión 360°): Cuando un comprador consulta primero por el chat web dejando su correo electrónico y al día siguiente escribe por WhatsApp desde su celular, se generan dos fichas separadas. Con Fusionar contacto, consolidas ambos perfiles en uno solo conservando todas sus conversaciones, notas, tareas y oportunidades Kanban.

2. Antes de comenzar (Requisitos previos)

• Contar con acceso al módulo Contactos (disponible para Administradores, Agentes y roles personalizados que tengan habilitado Administrar contactos).
• Si deseas filtrar por datos propios de tu negocio (como tipo de evento, rubro o número de colegio/empresa), asegúrate de haber creado previamente esos campos en Ajustes → Atributos personalizados bajo el modelo Contacto.
• Antes de ejecutar una fusión de contactos, identifica cuál de los dos registros tiene los datos principales más completos y actualizados, ya que la fusión es una operación definitiva e irreversible.

3. Paso a paso en Waclis Inbox

Paso 1: Construir un filtro avanzado de contactos

1. En la barra lateral izquierda de Waclis Inbox, ingresa a Contactos.
2. En la barra de herramientas superior derecha (junto al buscador y el selector de ordenamiento), haz clic en el icono de embudo Filtrar contactos.
3. Se abrirá la ventana modal Filtrar contactos. En la primera fila de condición, selecciona los tres componentes de la regla:

• Campo o atributo: Elige un campo estándar (como Nombre, Correo electrónico, Número de teléfono, Identificador, País, Ciudad, Empresa, Etiquetas, Fecha de creación, Última actividad o Bloqueado) o cualquiera de tus Atributos personalizados de contacto.
• Operador de comparación: Selecciona cómo quieres evaluar el dato (por ejemplo, Igual a, Contiene, Está presente o Mayor que).
• Valor: Escribe o selecciona el valor buscado.

1. Para encadenar más condiciones, haz clic en + Añadir filtro, elige el conector lógico Y (si el contacto debe cumplir todas las condiciones a la vez) u O (si basta con que cumpla cualquiera de ellas) y configura la siguiente fila.
2. Haz clic en el botón Aplicar filtros.

> ¿Qué verás en pantalla?

> El modal se cerrará y el directorio de Contactos mostrará únicamente los perfiles que cumplen exactamente los criterios combinados, indicando en la cabecera que hay filtros activos aplicados.

Paso 2: Guardar el filtro como un Segmento permanente en la barra lateral

Para no tener que armar las mismas condiciones todos los días:

1. Una vez que hayas aplicado un filtro en Contactos y verificado que devuelve los perfiles deseados, haz clic en el botón Guardar filtro que aparece en la barra superior del listado filtrado.
2. En la ventana emergente Guardar filtro, asígnale un nombre claro y descriptivo (por ejemplo: Clientes Mayoristas CABA, Egresados con Presupuesto o Inactivos +30 días).
3. Haz clic en Guardar filtro para confirmar.

> ¿Qué verás en pantalla?

> En la sub-navegación lateral izquierda del módulo Contactos, debajo de Segmentos, aparecerá tu nueva vista guardada. A partir de ese momento, bastará con hacer un clic sobre el nombre del segmento para consultar en tiempo real todos los contactos que cumplan esa condición o exportar ese segmento a CSV.

Paso 3: Fusionar dos contactos duplicados paso a paso

Cuando detectes que una misma persona tiene dos fichas en tu cuenta:

1. Abre la ficha del contacto principal (aquel que deseas conservar porque tiene el nombre, teléfono o correo más correcto). Puedes hacerlo entrando a su perfil desde Contactos o desde la pestaña Contacto en la barra lateral derecha de una conversación activa.
2. En la fila de iconos de acción del contacto (o en las opciones del perfil), haz clic en el icono de bifurcación Fusionar contacto.
3. Se abrirá la ventana modal Fusionar contacto:

• Verás claramente identificado cuál es el Contacto principal (a conservar) y cuál será el Contacto a eliminar (fusionar).
• En el campo de búsqueda del contacto duplicado, escribe el nombre, teléfono o correo del contacto secundario y selecciónalo de la lista desplegable.

1. Revisa el aviso de confirmación y haz clic en Fusionar contactos.

> ¿Qué verás en pantalla?

> El contacto secundario desaparecerá del directorio y serás redirigido a la ficha unificada del contacto principal. Al revisar el bloque Conversaciones anteriores, verás que todos los chats de ambos canales ahora aparecen juntos bajo el mismo perfil.

4. Qué significa cada opción importante (Operadores y reglas de consolidación)

4.1 Tabla de operadores de comparación en el modal de filtros

4.2 Qué ocurre con cada dato al ejecutar Fusionar contacto

5. Otras formas de hacerlo y atajos rápidos

• Fusión sin salir de la conversación: No necesitas ir al directorio Contactos cuando notas en medio de un chat que el cliente ya había escrito antes por otro canal. En la pestaña Contacto del panel lateral derecho de la conversación, haz clic directamente en el icono Fusionar contacto debajo del nombre del cliente.
• Edición o eliminación de un Segmento guardado: Cuando tienes seleccionado un segmento en la barra lateral izquierda de Contactos, en la parte superior derecha aparecen las opciones para limpiar los filtros o eliminar el segmento guardado si ya no lo necesitas.

6. Cómo combinarlo con otras funciones de Waclis Inbox

• Segmentación + Campañas de WhatsApp / SMS (Campañas): Cuando filtras un segmento de clientes en Contactos y les asignas una etiqueta identificatoria (o utilizas tus segmentos y etiquetas de contacto como audiencia), puedes ir a Campañas → WhatsApp para programar un envío masivo personalizado únicamente a ese grupo.
• Limpieza proactiva con el filtro No está presente: Crea un segmento llamado "Pendientes de completar email" con la condición Correo electrónico No está presente Y Etiquetas Contiene cliente-activo para que tu equipo comercial complete los datos faltantes.

7. Relación con el ecosistema Waclis

• Waclis Contact Core 360° y WaclisMAIL: Al fusionar contactos duplicados en Waclis Inbox para que una misma ficha reúna tanto el correo electrónico (email) como el número de WhatsApp (+E.164), logras que cuando tú o tu equipo abran un correo de ese cliente en WaclisMAIL (mail.waclis.com), el panel lateral Contact 360 encuentre instantáneamente sus chats de WhatsApp vinculados.
• Waclis Reach (reach.waclis.com): Si configuras la integración por API REST para registrar atributos de campaña, puedes filtrar en Contactos utilizando esos atributos personalizados para crear un segmento dinámico en tu barra lateral.

8. Problemas frecuentes y cómo resolverlos

1. Intento fusionar dos contactos pero el sistema muestra un error de conflicto de teléfono o email

• Síntoma: Al confirmar el modal Fusionar contacto, la operación no se completa o indica que un dato ya está en uso.
• Causa probable: Ambos contactos tienen cargados números de teléfono distintos (o dos correos electrónicos distintos) y el canal subyacente requiere validar cuál de los dos números se conservará como teléfono principal del perfil.
• Cómo resolverlo: Antes de fusionar, edita el contacto secundario para vaciar el correo o teléfono desactualizado (o pásalo a una Nota de contacto si deseas conservarlo como teléfono alternativo de referencia) y luego ejecuta Fusionar contacto.

2. Creé un atributo personalizado nuevo pero no me aparece en la lista de criterios de Filtrar contactos

• Síntoma: Abres Filtrar contactos, despliegas el listado de campos y no encuentras el atributo que acabas de crear.
• Causa probable: El atributo fue creado bajo el Modelo de atributo: Conversación en lugar de Contacto. Los atributos de conversación aparecen en el filtro de la bandeja Conversaciones, mientras que el filtro de Contactos muestra los atributos de modelo Contacto.
• Cómo resolverlo: Ve a Ajustes → Atributos personalizados, verifica que el atributo esté creado en la pestaña Contacto y vuelve a abrir el filtro.

3. Aplico varias condiciones en el filtro y el listado queda en 0 contactos

• Síntoma: Agregas dos o tres filas en Filtrar contactos (por ejemplo, dos ciudades distintas: Ciudad Igual a Rosario y Ciudad Igual a Mendoza) y el resultado devuelve cero coincidencias.
• Causa probable: Dejaste el conector lógico entre filas en Y (AND), pidiéndole al sistema contactos que vivan simultáneamente en dos ciudades a la vez.
• Cómo resolverlo: Cambia el operador lógico entre esas condiciones de Y a O (OR) y vuelve a pulsar Aplicar filtros.

9. Preguntas frecuentes (FAQ)

¿Los Segmentos guardados son estáticos como una lista de Excel o se actualizan solos?

Se actualizan solos en tiempo real. Un Segmento en Waclis Inbox guarda las reglas del filtro; cada vez que haces clic sobre él en la barra lateral izquierda, el sistema evalúa toda tu base de datos y te muestra los contactos que cumplen las condiciones en ese preciso instante.

¿Si fusiono dos contactos por error, puedo separarlos después?

No. La fusión transfiere todas las conversaciones, sesiones de canal, notas y tareas al contacto principal y elimina el registro secundario. Por eso es fundamental revisar qué contacto figura como principal (a conservar) y cuál como secundario antes de confirmar.

¿Al fusionar dos contactos se le envía algún mensaje o aviso al cliente?

En absoluto. La consolidación de perfiles ocurre de forma 100% transparente en la base de datos de Waclis Inbox sin notificar al cliente en ninguno de sus canales.

¿Puedo exportar a un archivo CSV únicamente los contactos de un Segmento guardado?

Sí. Selecciona primero el segmento en la barra lateral izquierda de Contactos (o aplica el filtro en pantalla) y luego haz clic en el botón Exportar de la esquina superior derecha para descargar únicamente ese subconjunto de clientes.

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