Atributos personalizados y etiquetas de conversación y contacto

• Categoría: Contactos y organización
• Disponibilidad: Incluido en todos los planes (Estándar, Premium y Evolución)
• Tiempo estimado de lectura y configuración: 12 minutos
• Rol necesario: Administrador (para crear definiciones en Ajustes) / Agente (para aplicarlos en conversaciones y contactos)

Cada empresa maneja información propia de su rubro que no entra en un campo genérico de nombre o teléfono: un salón de eventos necesita saber el Tipo de evento y la Cantidad de invitados, una distribuidora requiere el CUIT y la Lista de precios, y un equipo de soporte necesita el Número de pedido o si la Garantía está vigente. En Waclis Inbox, los Atributos personalizados te permiten crear tus propios campos de datos estructurados en 6 formatos distintos (incluyendo validación por expresión regular), mientras que las Etiquetas te brindan clasificación visual con colores y accesos rápidos en la barra lateral.

1. ¿Qué puedes hacer y cuándo te sirve?

Comprender cuándo usar una Etiqueta, un Atributo de contacto o un Atributo de conversación es la base para tener métricas limpias y automatizaciones potentes:

• Clasificación rápida con Etiquetas (Visual y transversal): Ideales para marcar estados operativos o temas frecuentes con un color distintivo, como urgente, presupuesto-enviado, reclamo, mayorista o casamiento. Se ven de un vistazo en las tarjetas de chat y permiten filtrar toda tu bandeja con un clic desde la barra lateral izquierda.
• Datos duraderos con Atributos personalizados de Contacto: Sirven para información que pertenece a la persona o cliente a lo largo del tiempo, sin importar cuántas veces escriba (por ejemplo: cuit-dni, colegio-empresa, segmento-cliente o fecha-alta).
• Datos del caso puntual con Atributos personalizados de Conversación: Se utilizan para registrar datos propios de esa consulta o venta específica (por ejemplo: numero-de-pedido, sucursal-retiro, motivo-de-contacto o presupuesto-aprobado). Incluso puedes exigir que el agente los complete obligatoriamente antes de resolver la conversación.

2. Antes de comenzar (Requisitos previos)

• Para crear, editar o eliminar definiciones de atributos personalizados y etiquetas globales en Ajustes, necesitas iniciar sesión con rol de Administrador.
• Para asignar o quitar etiquetas y completar valores de atributos dentro del panel derecho del chat, basta con tener rol de Agente (o un rol personalizado con el permiso Agregar o quitar etiquetas en conversaciones y Administrar contactos).
• Define de antemano si cada dato que quieres pedir a tus agentes corresponde a la persona para siempre (Contacto) o únicamente al ticket/consulta actual (Conversación).

3. Paso a paso en Waclis Inbox

Paso 1: Crear un Atributo personalizado en Ajustes

1. En la barra lateral izquierda de Waclis Inbox, haz clic en Ajustes (icono de engranaje) y selecciona Atributos personalizados.
2. Observa que la pantalla cuenta con pestañas para alternar entre los atributos de Conversación y los de Contacto. Haz clic en el botón + Añadir atributo personalizado en la esquina superior derecha.
3. En la ventana modal de creación, completa cada campo:

• Modelo de atributo: Elige Conversación si el dato varía en cada chat, o Contacto si el dato pertenece al perfil permanente del cliente.
• Nombre para mostrar: Escribe el nombre claro que verán los agentes en el panel derecho (por ejemplo: Tipo de evento, Cantidad de invitados o CUIT del cliente).
• Clave del atributo: El sistema genera automáticamente un identificador único en minúsculas y guiones bajos (minúsculas y guiones bajos, por ejemplo tipo-de-evento o cant-invitados). Esta clave es la que se utiliza en filtros, webhooks y variables.
• Descripción: Escribe una breve indicación de qué debe cargar el agente en este campo.
• Tipo de atributo: Selecciona uno de los 6 tipos de datos disponibles: Texto, Número, Enlace, Fecha, Lista o Casilla de verificación.

1. Configura las opciones específicas según el tipo elegido:

• Si elegiste Lista, escribe cada opción permitida (por ejemplo: Egresados, Casamiento, Cumpleaños, Empresarial) para que el agente elija desde un menú desplegable sin errores de escritura.
• Si elegiste Texto y deseas exigir un formato exacto (como un CUIT de 11 dígitos o un código de orden), activa la validación e ingresa el Patrón de expresión regular (Regex) (por ejemplo, ^[0-9]{11}$) junto con el Mensaje de ayuda (Regex cue) que verá el agente si ingresa un dato inválido (por ejemplo: "Ingresa los 11 números del CUIT sin guiones").

1. Haz clic en Crear para guardar la definición.

> ¿Qué verás en pantalla?

> El nuevo atributo aparecerá de inmediato en la tabla de Atributos personalizados con su nombre, clave única y tipo de dato, y quedará disponible al instante en el panel lateral derecho de todas las conversaciones y fichas de contactos.

Paso 2: Crear Etiquetas globales con color y acceso rápido en la barra lateral

1. Dirígete a Ajustes → Etiquetas.
2. Haz clic en el botón Añadir etiqueta ubicado en la esquina superior derecha.
3. Completa el formulario de la etiqueta:

• Nombre de la etiqueta: Escribe un identificador claro usando únicamente letras, números, guiones (-) o guiones bajos (cursiva con guiones bajos), sin espacios (por ejemplo: presupuesto-enviado, urgente, venta-mayorista o reclamo-envio).
• Descripción: Explica brevemente cuándo debe aplicarse esta etiqueta para que todo tu equipo mantenga el mismo criterio.
• Color: Elige un color distintivo en el selector visual o introduce el código hexadecimal corporativo (por ejemplo, #8408f7).
• Mostrar etiqueta en la barra lateral: Marca esta casilla de verificación si quieres que la etiqueta aparezca directamente bajo la sección Etiquetas del menú izquierdo de Conversaciones y Contactos como una vista de acceso rápido en un clic.

1. Haz clic en Crear.

> ¿Qué verás en pantalla?

> La etiqueta se sumará al listado con su muestra de color y, si marcaste Mostrar etiqueta en la barra lateral, aparecerá de inmediato en la columna izquierda de navegación de tus agentes.

Paso 3: Aplicar etiquetas y completar atributos durante una conversación

1. Abre cualquier conversación activa en Conversaciones y observa el panel lateral derecho (pestaña Contacto).
2. En el primer acordeón Acciones de conversación, localiza Etiquetas de conversación o Etiquetas de contacto, haz clic en + (o en el selector), busca la etiqueta por su nombre y selecciónala.
3. Para cargar un atributo del cliente, despliega el acordeón Atributos de contacto (o Información de la conversación para atributos del chat), haz clic en + Añadir atributo o sobre el campo correspondiente, ingresa o selecciona el valor y confírmalo.

> ¿Qué verás en pantalla?

> Las etiquetas asignadas se mostrarán como píldoras de color tanto en el panel derecho como en la tarjeta del chat de la lista izquierda, y los atributos quedarán almacenados para futuras consultas, filtros y reportes.

4. Qué significa cada opción importante (Tabla de los 6 tipos de datos y parámetros)

4.1 Los 6 tipos de datos para Atributos personalizados

4.2 Diferencia entre Etiquetas y Atributos personalizados

5. Otras formas de hacerlo y atajos rápidos

• Etiquetado rápido con clic derecho: En la lista de conversaciones, haz clic derecho sobre cualquier tarjeta de chat, pasa el cursor por Asignar etiqueta y marca o desmarca etiquetas al instante sin siquiera abrir la conversación.
• Barra de comandos (Ctrl + K en Windows/Linux o Cmd + K en Mac): Mientras estás dentro de una conversación, presiona Ctrl + K, escribe "etiqueta" y selecciona Añadir etiqueta a la conversación para clasificar el chat usando únicamente el teclado.
• Atributos obligatorios antes de resolver: Si deseas que ningún agente cierre un chat sin completar antes un atributo clave (como motivo-de-consulta), dirígete a Ajustes → Flujo de conversación y agrégalo en la sección Atributos requeridos al resolver.

6. Cómo combinarlo con otras funciones de Waclis Inbox

• Reglas de automatización (Ajustes → Automatización):Todos tus atributos personalizados de conversación y de contacto aparecen automáticamente como condiciones elegibles en el motor de reglas. Por ejemplo: "Si el atributo cant-invitados es Mayor que 150 Y tipo-de-evento es Igual a Empresarial, entonces asignar al equipo Ventas Corporativas y añadir la etiqueta evento-grande".
• Macros de un clic (Ajustes → Macros): Crea una macro llamada "Presupuesto enviado" que en un solo clic agregue la etiqueta presupuesto-enviado, deje una nota privada de control y posponga la conversación hasta mañana.
• Segmentos y Campañas: Combina etiquetas de contacto y atributos personalizados en el filtro de Contactos para guardar un Segmento dinámico (por ejemplo, todos los clientes cuyo tipo-de-evento sea Egresados) y enviarles una campaña focalizada de WhatsApp.

7. Relación con el ecosistema Waclis

• Waclis Reach (reach.waclis.com): Si se integra mediante la API REST de Waclis Inbox, puedes actualizar atributos personalizados y etiquetas en tus contactos para que tus vendedores identifiquen a los prospectos.
• WaclisContact Core 360°: Los servicios del ecosistema utilizan atributos de contacto (como Identificador único del contacto) para mantener trazabilidad limpia de la identidad del cliente entre Waclis Inbox, WaclisMAIL y WaclisPOS sin mezclar bases de datos.
• Aplicaciones de panel: Cuando incrustas vistas de WaclisPOS, WaclisCAL o Waclis Factur en el panel lateral de la conversación, Waclis Inbox envía en el contexto tanto los datos del contacto como sus atributos personalizados para facilitar la consulta cruzada.

8. Problemas frecuentes y cómo resolverlos

1. El sistema no me deja guardar el nombre de una etiqueta nueva

• Síntoma: Al escribir el nombre de la etiqueta en Ajustes → Etiquetas, el botón Crear permanece deshabilitado o muestra un aviso de formato inválido.
• Causa probable: Incluiste espacios en blanco o caracteres especiales no permitidos (como barras /, signos @ o paréntesis).
• Cómo resolverlo: Reemplaza los espacios por guiones bajos (cursiva con guiones bajos) o guiones medios (-), utilizando únicamente letras, números y guiones (por ejemplo, escribe consulta-precios en lugar de Consulta Precios).

2. Creé un atributo personalizado pero no aparece cuando edito la ficha de un contacto

• Síntoma: Definiste el atributo en Ajustes → Atributos personalizados, pero al abrir el acordeón Atributos de contacto no figura en la lista.
• Causa probable: Al crearlo seleccionaste en Modelo de atributo la opción Conversación en lugar de Contacto, por lo que el campo se está mostrando dentro del acordeón Información de la conversación.
• Cómo resolverlo: Revisa la pestaña Contacto en Ajustes → Atributos personalizados y crea allí el atributo con Modelo de atributo: Contacto si necesitas que pertenezca al perfil permanente de la persona.

3. El agente ingresa un valor en un atributo de texto y recibe un error de validación

• Síntoma: Al escribir un dato en un atributo personalizado del panel derecho, aparece un aviso rojo y no se guarda el cambio.
• Causa probable: El atributo tiene configurado un Patrón de expresión regular (Regex) y el texto ingresado contiene espacios, letras o guiones que no coinciden con la regla definida por el administrador.
• Cómo resolverlo: Lee el Mensaje de ayuda que aparece debajo del campo (por ejemplo, ingresar solo números sin puntos ni guiones) o, si eres administrador, ajusta la expresión regular en Ajustes → Atributos personalizados.

9. Preguntas frecuentes (FAQ)

¿Cuántos atributos personalizados y etiquetas puedo crear en mi cuenta?

No tienes un límite restrictivo que frene tu operación diaria: puedes crear docenas de etiquetas y atributos personalizados tanto para contactos como para conversaciones según la estructura comercial de tu negocio.

¿Si elimino una definición de atributo personalizado en Ajustes, se borran los datos guardados en los contactos?

Sí. Eliminar un atributo desde Ajustes → Atributos personalizados suprime la definición de la cuenta, por lo que dejará de mostrarse en las fichas y en las reglas de automatización. Si solo quieres dejar de usarlo en una vista puntual, simplemente no lo incluyas en tus filtros activos.

¿Puedo cambiar el tipo de dato de un atributo (por ejemplo, de Texto a Lista) después de haberlo creado?

Para preservar la integridad de los datos ya registrados en miles de contactos o conversaciones, el Modelo de atributo y la Clave del atributo quedan fijos al crearse. Si necesitas cambiar un campo de Texto libre a una Lista cerrada de opciones, lo recomendable es crear el nuevo atributo de tipo Lista y retirar el anterior.

¿Las etiquetas de conversación y las etiquetas de contacto usan el mismo catálogo de etiquetas?

Sí. El catálogo que administras en Ajustes → Etiquetas es único para toda la cuenta, lo que te garantiza consistencia total de nombres y colores tanto al etiquetar un chat puntual como al etiquetar el perfil de un cliente.

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