Importación y exportación masiva de contactos por CSV, bloqueo de remitentes y notas de perfil

• Categoría: Contactos y organización
• Disponibilidad: Incluido en todos los planes (Estándar, Premium y Evolución)
• Tiempo estimado de lectura y configuración: 12 minutos
• Rol necesario: Administrador o Agente (con permiso Administrar contactos y sin restricción de privacidad para exportar)

Cuando migras a Waclis Inbox desde otra plataforma, tienes una planilla de Excel con miles de clientes históricos o necesitas depurar tu directorio comercial, cargar perfiles uno por uno no es una opción. En esta guía aprenderás cómo importar contactos masivamente por CSV (incluyendo atributos personalizados y compatibilidad directa con Microsoft Excel en español), cómo exportar toda tu base o un segmento filtrado, cuál es la diferencia operativa entre las Notas de contacto y las Notas privadas de conversación, y cómo bloquear remitentes no deseados para que no ensucien tu bandeja ni tus métricas de SLA.

1. ¿Qué puedes hacer y cuándo te sirve?

• Carga inicial o actualización masiva por CSV (Importar): Sube en un solo archivo cientos o miles de contactos con su nombre, correo, teléfono en formato +E.164, empresa, ciudad e incluso tus propios atributos personalizados. El procesador en segundo plano admite tanto archivos separados por coma (,) como por punto y coma (;) generados por Excel en español con codificación UTF-8.
• Respaldo y análisis externo por CSV (Exportar): Descarga la totalidad de tu directorio o aplica primero un filtro/segmento para exportar únicamente los contactos que cumplan una condición específica.
• Memoria comercial permanente con Notas de contacto: Registra antecedentes duraderos en la ficha CRM del cliente, separados del ruido diario de los chats.
• Protección contra spam y números abusivos (Bloquear contacto): Silencia y descarta automáticamente nuevos mensajes entrantes de remitentes bloqueados, impidiendo que reabran conversaciones o que penalicen tus tiempos de respuesta (SLA).

2. Antes de comenzar (Requisitos previos)

• Tener acceso al módulo Contactos en Waclis Inbox.
• Si vas a importar atributos personalizados dentro de tu archivo CSV (por ejemplo, una columna colegio-empresa o tipo-de-evento), debes haber creado primero esos atributos en Ajustes → Atributos personalizados (pestaña Contacto) y anotar su Clave del atributo exacta.
• Verificar que la columna de teléfonos de tu planilla tenga los números en formato internacional +E.164 (con el signo + adelante, por ejemplo +5491122334455).

3. Paso a paso en Waclis Inbox

Paso 1: Preparar e importar un archivo CSV de contactos

1. Arma tu planilla en Excel o Google Sheets utilizando en la primera fila los encabezados exactos reconocidos por Waclis Inbox:

• Columnas estándar: name (Nombre completo), email (Correo electrónico), Número de teléfono (Teléfono en formato +E.164), identifier (ID externo de tu ERP/sistema), Nombre de la empresa (Empresa), city (Ciudad), country (País).
• Columnas de atributos personalizados: agrega tantas columnas adicionales como desees nombrando el encabezado exactamente igual a la Clave del atributo creada en Ajustes → Atributos personalizados (por ejemplo: tipo-de-evento, cant-invitados, cuit-dni).

1. Guarda o exporta el archivo en formato .csv con codificación UTF-8. Waclis Inbox soporta de forma nativa tanto archivos con UTF-8 con BOM como delimitadores de coma (,) o punto y coma (;) habituales en versiones de Excel en español.
2. En Waclis Inbox, ve a Contactos en la barra lateral izquierda y haz clic en el botón Importar ubicado en la esquina superior derecha.
3. En la ventana modal Importar contactos:

• Si deseas bajar un archivo de referencia, haz clic en el enlace para descargar el ejemplo de CSV.
• Haz clic en Seleccionar archivo CSV, elige tu archivo .csv desde tu computadora y pulsa Importar.

> ¿Qué verás en pantalla?

> Aparecerá una notificación indicando que la importación se está procesando en segundo plano. En pocos segundos o minutos (según la cantidad de filas), los contactos nuevos se habrán creado y los existentes que coincidan por identificador, email o teléfono se habrán actualizado con sus atributos.

Paso 2: Exportar todos tus contactos o un segmento filtrado a CSV

1. Ingresa al directorio Contactos.
2. Decide qué alcance deseas exportar:

• Para exportar toda la base: No apliques ningún filtro y ve directo al paso 3.
• Para exportar solo un grupo específico: Haz clic en Filtrar contactos (o selecciona un Segmento guardado o una Etiqueta en la sub-barra lateral izquierda de Contactos) para dejar en pantalla únicamente los perfiles deseados.

1. Haz clic en el botón Exportar en la esquina superior derecha y confirma la solicitud en el cuadro de diálogo.

> ¿Qué verás en pantalla?

> El sistema mostrará un aviso confirmando que el archivo CSV se está generando en segundo plano y enviará una notificación con el enlace de descarga al correo electrónico de tu usuario agente apenas esté listo.

Paso 3: Registrar Notas de contacto permanentes en el perfil CRM

1. Desde el directorio Contactos, haz clic sobre el nombre de un cliente para abrir su ficha completa, o bien despliega el acordeón Notas de contacto en el panel lateral derecho de una conversación activa.
2. En el cuadro de escritura de notas, redacta la información permanente que deseas dejar asentada sobre ese cliente (por ejemplo: "Titular de la cuenta autorizó únicamente a Laura Gómez a retirar mercadería en sucursal Centro").
3. Haz clic en Añadir nota (o guardar).

> ¿Qué verás en pantalla?

> La nota quedará fijada con tu nombre de agente y la fecha/hora exacta dentro del perfil del contacto. Aunque el cliente abra diez conversaciones distintas en los próximos meses, esa nota seguirá siempre visible en el acordeón Notas de contacto.

Paso 4: Bloquear o eliminar un contacto

Cuando recibes mensajes de spam, números automatizados no deseados o remitentes ofensivos:

1. Para bloquear al remitente desde la conversación activa:

• Haz clic en el botón de tres puntos verticales (⋮) en la esquina superior derecha del encabezado de la conversación y selecciona Bloquear contacto (o actívalo desde las acciones del perfil del contacto).
• Si en el futuro necesitas revertir la medida, vuelve al mismo menú o a la ficha del contacto y selecciona Desbloquear contacto.

1. Para eliminar definitivamente un contacto:

• En la pestaña Contacto del panel derecho de la conversación (o dentro de su ficha en Contactos), haz clic en el icono de papelera Eliminar contacto.
• Lee la advertencia de seguridad y confirma la eliminación definitiva.

> ¿Qué verás en pantalla?

> Al bloquear un contacto, su estado cambia a bloqueado (blocked: true): el sistema descartará automáticamente cualquier nuevo mensaje entrante que envíe, no reabrirá conversaciones y excluirá sus hilos de las alertas de SLA. Al eliminar un contacto, el perfil y sus conversaciones asociadas se borran de forma permanente de la cuenta.

4. Qué significa cada opción importante (Tablas comparativas clave)

4.1 Estructura de columnas admitidas en el archivo CSV de importación

4.2 Diferencia entre Notas de contacto y Notas privadas de conversación

4.3 Diferencia entre Bloquear contacto y Eliminar contacto

5. Otras formas de hacerlo y atajos rápidos

• Filtrar todos los contactos bloqueados: Si quieres auditar qué números han sido bloqueados por tus agentes, ve a Contactos → Filtrar contactos, elige Bloqueado → Igual a → Verdadero y pulsa Aplicar filtros.
• Bloquear sin salir del chat: Recuerda que desde el icono de tres puntos verticales (⋮) arriba a la derecha de cualquier conversación tienes el botón directo Bloquear contacto a un solo clic.

6. Cómo combinarlo con otras funciones de Waclis Inbox

• Importación CSV + Campañas de WhatsApp: Si tienes una base de clientes en Excel a la que deseas enviar una comunicación por Campañas → WhatsApp, impórtalos primero por CSV incluyendo un atributo personalizado (por ejemplo lote-importacion = octubre-2026), filtra ese grupo en Contactos, asígnales la etiqueta de audiencia y lanza la campaña.
• Privacidad de exportación mediante Roles personalizados: Si quieres evitar que ciertos operadores descarguen tu cartera de clientes en CSV, asígnales en Ajustes → Roles personalizados un rol sin administración global de contactos o con la restricción Ocultar número de teléfono y email de los contactos.

7. Relación con el ecosistema Waclis

• Waclis (Panel / Tienda) y WaclisPOS: Cuando importas tu cartera de clientes a Waclis Inbox respetando el formato internacional +E.164 en el campo Teléfono, las conversaciones de WhatsApp de ese cliente se vinculan a su ficha existente sin duplicar registros.
• Waclis Reach: Si utilizas Waclis Reach para secuencias comerciales salientes, mantener los contactos problemáticos o bajas marcados y bloqueados asegura una higiene total en las comunicaciones de tu organización.

8. Problemas frecuentes y cómo resolverlos

1. Importé mi archivo CSV pero los números de teléfono quedaron mal o sin el signo +

• Síntoma: Al terminar la importación, ves que los contactos no tienen teléfono o el número aparece cortado en notación científica (por ejemplo 5,4911E+12).
• Causa probable: Microsoft Excel convirtió la columna numérica larga a notación científica antes de guardar el CSV o eliminó el signo + inicial.
• Cómo resolverlo: Abre la planilla original en Excel, selecciona toda la columna Número de teléfono, cámbiale el formato de celda a Texto, asegúrate de que cada número comience con + (ej. +5491122334455), guarda como CSV UTF-8 y vuelve a ejecutar Importar para actualizar las fichas.

2. Los nombres con tildes o la letra ñ se ven con símbolos raros (ñ, ó) tras importar

• Síntoma: Nombres como "Martín Núñez" aparecen como "MartÃn Núñez" en el directorio de contactos.
• Causa probable: El archivo CSV fue guardado con codificación antigua Windows-1252 / ANSI en lugar de UTF-8.
• Cómo resolverlo: Al guardar el archivo en Excel, elige específicamente la opción CSV UTF-8 (delimitado por comas) (*.csv) en el selector de tipo de archivo y vuelve a importarlo.

3. Eliminé a un contacto molesto pero cuando volvió a escribir por WhatsApp reapareció en la bandeja

• Síntoma: Usaste Eliminar contacto con un número de spam, pero al día siguiente mandó otro mensaje y se abrió una conversación nueva.
• Causa probable: Eliminar contacto borra el registro de la base de datos; por lo tanto, cuando ese número vuelve a enviar un mensaje entrante, el canal lo recibe como si fuera un contacto nuevo.
• Cómo resolverlo: Para impedir que un remitente vuelva a abrir chats o enviar mensajes a tu bandeja, no lo elimines: utiliza Bloquear contacto.

9. Preguntas frecuentes (FAQ)

¿Si importo un CSV donde algunos contactos ya existen en Waclis Inbox, se duplican?

Si el contacto del CSV coincide por su identifier, email o Número de teléfono (en formato exacto +E.164) con un contacto ya existente en tu cuenta, Waclis Inbox actualiza y enriquece la ficha existente con los nuevos atributos en lugar de duplicarla.

¿Puedo usar un archivo CSV separado por punto y coma (;) como lo genera Excel en español?

Sí. El motor de importación de Waclis Inbox detecta y procesa tanto el delimitador coma (,) como el punto y coma (;), además de limpiar automáticamente la marca UTF-8 BOM de Excel.

¿Dónde descargo el archivo cuando hago clic en Exportar?

La exportación se procesa en segundo plano para no bloquear tu navegador aunque tengas decenas de miles de contactos. Una vez generado el archivo, recibes el enlace de descarga en tu correo electrónico de usuario.

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