Cómo agregar usuarios a tu empresa, asignar permisos por rol y consultar la auditoría de seguridad

Alcance: GLOBAL (General de producto)

Código: EMP-09 · Alcance: GLOBAL · Nivel: Intermedio · Público: Titulares y administradores de empresa · Tiempo de lectura: 5 minutos

1. Qué resuelve y por qué existe

A medida que tu negocio crece, distintas personas participan en la carga de pedidos, la emisión de facturas o el registro de cobranzas. Waclis Factur te permite incorporar integrantes a tu empresa asignándoles el nivel de permisos exacto que necesitan según su función y manteniendo un registro de auditoría inalterable de todas las operaciones críticas.

2. Objetivo

Incorporar colaboradores internos a tu empresa, conocer qué permite cada rol, suspender o dar de baja accesos con efecto inmediato y consultar el historial de auditoría.

3. Cuándo conviene utilizarlo

Cuando sumás personal administrativo, comercial o de facturación a tu empresa, o cuando necesitás auditar quién realizó una operación.

4. Antes de comenzar

• Tener rol de Titular o Administrador en la empresa.
• Contar con disponibilidad de usuarios en tu plan vigente de Waclis Connect.

5. Paso a paso

1. Ingresá a 'Configuración' > pestaña 'Usuarios y Permisos' y hacé clic en '+ Invitar usuario'.
2. Completá el nombre completo, el correo electrónico del integrante y seleccioná su rol operativo:
3. • Administrador: puede gestionar la operación comercial completa, reportes y configuraciones de la empresa.
4. • Operador / Facturador: puede gestionar clientes, productos, pedidos, emitir comprobantes y registrar cobranzas, sin modificar la configuración crítica ni dar de baja otros usuarios.
5. • Solo consulta: puede visualizar clientes, facturas y reportes sin emitir ni modificar registros.
6. Presioná 'Guardar'. Si en algún momento necesitás cambiar el rol de un usuario, suspenderlo temporalmente o eliminar su acceso, utilizá los botones de acción en su fila: el cambio se aplica en el acto sobre cualquier sesión que el usuario tenga abierta.
7. Para revisar el registro de seguridad, abrí la pestaña 'Auditoría', donde verás fecha, hora, usuario y detalle de cada acción sensible.

6. Resultado esperado

Tu equipo opera con permisos controlados y trazabilidad completa por usuario.

7. Qué ve o recibe tu cliente

Los clientes no ven la lista interna de usuarios de tu empresa, pero tu organización gana velocidad de respuesta comercial.

8. Ejemplo práctico

El dueño de una pyme agrega a su responsable de ventas con rol 'Operador' para cargar pedidos y facturar, y cuando un empleado se retira de la empresa, desactiva su usuario desde Configuración cortando su acceso en el mismo segundo.

9. Situaciones especiales

• Recordá que el registro de Auditoría es inmutable por razones de seguridad y cumplimiento: ningún usuario puede borrar ni alterar eventos pasados.
• Para tu contador externo, no uses esta pantalla: invitalo desde 'Configuración > Mi contador' para que tenga acceso gratuito de solo lectura.

10. Errores frecuentes y solución

11. Buenas prácticas

• Asigná a cada integrante el rol mínimo necesario para sus tareas diarias.
• Desactivá de inmediato las cuentas de personas que ya no trabajen en la organización.

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13. Qué hacer después

Revisá cómo configurar tus medios de cobro en 'Configuración > Medios de cobro' (EMP-10).