Cómo crear y editar borradores de comprobantes, descargar el PDF y gestionar la entrega multicanal por Email y WhatsApp

Alcance: GLOBAL (General de producto)

Código: EMP-21 · Alcance: GLOBAL · Nivel: Básico · Público: Equipos de facturación, ventas y administración · Tiempo de lectura: 7 minutos

1. Qué resuelve y por qué existe

Al crear un comprobante de venta en Waclis Factur podés armar, guardar, volver a abrir y editar un borrador todas las veces que necesites antes de su emisión definitiva, y una vez emitido podés descargar su PDF oficial y enviarlo por Email y por WhatsApp (tanto mediante canales WhatsApp QR como mediante WhatsApp API oficial con plantillas aprobadas de Meta y control automático de la ventana de atención de 24 horas).

2. Objetivo

Crear, editar y eliminar borradores de comprobantes, enviar comprobantes por Email y por WhatsApp (modo QR o WhatsApp API oficial con plantillas Meta y encabezado de documento PDF), y consultar el historial completo de envíos en la columna Entrega.

3. Cuándo conviene utilizarlo

Al preparar, modificar o descartar un borrador de factura, al revisar el listado de comprobantes o al enviarlo a tu cliente por correo electrónico, WhatsApp QR o WhatsApp API oficial.

4. Antes de comenzar

• Contar con rol de Titular, Administrador u Operador para crear o editar borradores y enviar comprobantes.

5. Paso a paso

1. 1. Crear, editar o eliminar un borrador de comprobante ('Facturas > + Nueva Factura'):
2. • Seleccioná el cliente e incorporá los conceptos de la venta: podés elegir un producto sincronizado desde Waclis, un producto o servicio local creado en Factur, o escribir un ítem manual.
3. • Marcá o desmarcá la casilla '☑ Incluir descripción del producto' (activa por defecto y recordada automáticamente para tus próximas facturas): cuando está activa, el renglón incluye el nombre más la descripción limpia en texto plano; cuando la desmarcás, usa únicamente el nombre del producto.
4. • Todos los precios unitarios, descuentos, subtotales, impuestos y totales se redondean de forma consistente a 2 decimales.
5. • Presioná 'Guardar borrador' para conservar el comprobante sin emitirlo todavía. Si intentás cerrar el formulario con cambios sin guardar, Factur te ofrecerá tres opciones: 'Guardar borrador', 'Seguir editando' o 'Descartar cambios'.
6. • Para modificar un borrador existente: en el listado de 'Facturas' hacé clic en 'Revisar' (o abrí su detalle y presioná 'Editar borrador'). Podrás cambiar el cliente, agregar o quitar líneas, modificar cantidades, precios, descuentos o impuestos y volver a presionar 'Guardar borrador' actualizando ese mismo borrador sin crear duplicados. Si ya no necesitás ese borrador, podés eliminarlo con el botón 'Eliminar borrador' (ícono de papelera).
7. 2. Consultar el listado limpio con insignia protagonista y columna Cliente ampliada:
8. • En el listado de 'Facturas' cada fila muestra una insignia grande y distintiva por color con el código corto del comprobante seguida únicamente por el número de documento (por ejemplo, '00005-00000001' o 'Borrador') sin repetir texto redundante.
9. • La columna 'Cliente' cuenta con ancho ampliado para mostrar razones sociales extensas en hasta dos líneas legibles.
10. 3. Enviar por WhatsApp QR vs. WhatsApp API oficial (ventana de 24 horas y plantillas de Meta):
11. • Al hacer clic en 'WhatsApp', Factur detecta automáticamente el tipo de bandeja conectada en Waclis Inbox y muestra la insignia 'WhatsApp QR' o 'WhatsApp API oficial':
12. - Si tu bandeja es 'WhatsApp QR': podés redactar un mensaje libre con variables dinámicas y marcar o desmarcar la casilla '☑ Adjuntar PDF oficial'.
13. - Si tu bandeja es 'WhatsApp API oficial': Factur verifica en tiempo real la ventana de atención al cliente de 24 horas en Waclis Inbox.
14. - Cuando la ventana de 24 horas está ABIERTA (el cliente escribió hace menos de 24 horas): podés elegir entre 'Mensaje libre' o 'Plantilla aprobada'.
15. - Cuando la ventana de 24 horas está CERRADA (pasaron más de 24 horas desde el último mensaje del cliente): WhatsApp exige utilizar una plantilla aprobada por Meta. Factur cambia automáticamente al modo 'Enviar con plantilla de WhatsApp'.
16. 4. Seleccionar plantillas Meta, mapear variables y adjuntar el PDF en WhatsApp API oficial:
17. • En el selector de plantillas verás únicamente las plantillas reales sincronizadas de la bandeja seleccionada con su categoría ('Utility' / 'Marketing'), idioma, estado ('Aprobada', 'Pendiente', 'Rechazada', 'Pausada' o 'Deshabilitada') e indicador de documento ('📎 Documento PDF'). Factur prioriza automáticamente las plantillas enviables y compatibles con el comprobante.
18. • Solo las plantillas en estado 'Aprobada' y compatibles con comprobantes pueden enviarse (las plantillas promocionales que exigen un encabezado de imagen o video se informan como no compatibles con comprobantes).
19. • Factur completa automáticamente las variables de la plantilla con los datos reales del comprobante (cliente, tipo de comprobante, número, total, empresa, fecha y vencimiento) y valida que ninguna variable obligatoria quede vacía antes de enviar. Si la plantilla no lleva variables en el cuerpo, se envía limpia sin parámetros innecesarios.
20. • Si la plantilla elegida posee encabezado de documento ('Header: Documento'), Factur genera y adjunta automáticamente el PDF oficial del comprobante. Si la plantilla es de solo texto, enviará el aviso sin adjunto.
21. • Podés marcar tu plantilla preferida con el botón 'Predeterminar' (se recuerda por bandeja y tipo de documento), sincronizar cambios recientes con 'Actualizar plantillas' o abrir 'Administrar plantillas en Waclis Inbox ↗' (que te lleva directamente a la gestión central de plantillas de tu cuenta en Waclis Inbox).
22. 5. Columna Entrega compacta, historial en hover y sección Comunicaciones en la pestaña Actividades:
23. • En la tabla de Facturas, la columna 'Entrega' muestra únicamente el estado general limpio ('No enviada', 'Enviada', 'Parcial' o 'Error').
24. • Al pasar el cursor o hacer clic sobre la insignia de 'Entrega', se despliega una tarjeta con el historial cronológico completo de todos los envíos y reenvíos realizados (por ejemplo: 'Email — 30/10/2026 23:11 hs', 'WhatsApp — 30/10/2026 23:15 hs'), indicando canal, plantilla utilizada, fecha y hora exacta, estado y enlace directo 'Abrir conversación en Inbox'.
25. • Al abrir el detalle de un comprobante, la pestaña 'Resumen' conserva una vista limpia enfocada exclusivamente en los datos del comprobante, mientras que la pestaña 'Actividades' centraliza el bloque completo de 'Comunicaciones y Entrega' junto con la trazabilidad del documento.

6. Resultado esperado

Borradores editables antes de emitirse, envío fluido tanto por WhatsApp QR como por WhatsApp API oficial respetando la ventana de 24 horas y las plantillas de Meta, y listado limpio con historial completo de envíos.

7. Qué ve o recibe tu cliente

Tu cliente recibe su comprobante con importes redondeados a 2 decimales y su archivo PDF oficial por Email y por WhatsApp (ya sea mediante mensaje libre o plantilla oficial aprobada), sin envíos duplicados.

8. Ejemplo práctico

Una empresa que opera con WhatsApp API oficial envía un comprobante emitido a un cliente cuya última conversación fue hace 3 días: Factur detecta que la ventana de 24 horas está cerrada, selecciona automáticamente la plantilla predeterminada 'waclis_factura_pdf' con encabezado de documento, completa las variables del comprobante y envía el mensaje con el PDF adjunto. Al pasar el cursor sobre 'Enviada' en la columna Entrega, se visualiza el registro exacto con fecha y hora.

9. Situaciones especiales

• Recordá que únicamente los comprobantes en estado 'Borrador' pueden editarse o eliminarse. Una vez que un comprobante fue emitido y autorizado fiscalmente, su contenido queda protegido y cualquier ajuste posterior se realiza mediante una Nota de Crédito o una Nota de Débito.
• Si creaste o aprobaste una plantilla nueva en Meta / Waclis Inbox, presioná el botón 'Actualizar plantillas' dentro del panel de envío de Factur para disponer de ella en el acto sin cerrar tu sesión.
• Para conocer las siglas de tipos de comprobantes y las reglas fiscales específicas según tu país, consultá la guía vinculada en Artículos relacionados (EMP-21-AR).

10. Errores frecuentes y solución

11. Buenas prácticas

• Marcá como 'Predeterminada' tu plantilla aprobada con encabezado de documento para que quede preseleccionada cada vez que envíes una factura por WhatsApp API oficial.
• Pasá el cursor sobre la insignia de la columna 'Entrega' para auditar todos los envíos de un comprobante sin perder limpieza visual en el listado.

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13. Qué hacer después

Registrá los pagos de tus comprobantes y enviá el Recibo de Cobro en PDF por Email o WhatsApp (QR o API oficial) en el módulo de Cobranzas (EMP-23).