Cómo importar y exportar catálogos de Clientes, Productos y Pedidos en Excel con validación previa
Alcance: GLOBAL (General de producto)
Código: EMP-26 · Alcance: GLOBAL · Nivel: Básico · Público: Titulares, administradores y operadores · Tiempo de lectura: 4 minutos
1. Qué resuelve y por qué existe
Si estás migrando desde otro sistema o manejás cientos de clientes y artículos en planillas de cálculo, cargarlos uno por uno no es necesario. Waclis Factur incluye un asistente de importación Excel con simulación previa que verifica cada fila antes de guardarla.
2. Objetivo
Descargar las plantillas modelo oficiales en formato .xlsx, validar tu archivo Excel detectando errores por fila e importar masivamente clientes, productos o pedidos.
3. Cuándo conviene utilizarlo
En la puesta en marcha inicial de tu empresa o al realizar altas o actualizaciones masivas de catálogos.
4. Antes de comenzar
- Tener rol de Titular, Administrador u Operador.
5. Paso a paso
- Ingresá a 'Importar / Exportar Excel' en el menú lateral izquierdo.
- Seleccioná el tipo de datos ('Clientes', 'Productos' o 'Pedidos') y hacé clic en 'Descargar Plantilla Modelo (.xlsx)'.
- Abrí la plantilla en Excel, completá tus filas respetando los encabezados de columna y guardá el archivo.
- Volvé a Waclis Factur, subí tu archivo .xlsx y presioná 'Validar archivo'. El sistema analizará todas las filas sin guardar todavía nada y te mostrará cuántas filas son válidas y si alguna fila puntual tiene un dato a corregir (por ejemplo, un número de identificación tributaria con guiones o un precio con formato de texto).
- Hacé clic en 'Confirmar Importación' para incorporar todas las filas válidas. Podés consultar el registro de todas tus cargas en la tabla inferior de 'Historial de importaciones'.
6. Resultado esperado
Tus clientes, productos o pedidos quedan incorporados al catálogo en segundos y listos para operar.
7. Qué ve o recibe tu cliente
Permite comenzar a facturar a toda tu cartera de clientes desde el primer día sin errores de carga manual.
8. Ejemplo práctico
Una distribuidora descarga la plantilla de Productos, pega sus 350 artículos con código SKU, nombre, precio e impuesto del 21%, valida el archivo con 350 filas correctas y confirma la importación en 10 segundos.
9. Situaciones especiales
- Si durante la validación previa una fila presenta un error, el sistema te indica el número de fila exacto y el motivo para que puedas corregirlo o importar directamente las filas válidas.
10. Errores frecuentes y solución
| Situación / Mensaje | Cómo resolverlo |
|---|---|
| Una fila de cliente da error de formato en la identificación tributaria. | Quitá los guiones, puntos o espacios del número de identificación para que queden únicamente los dígitos corridos. |
| Una fila de producto indica tasa de impuesto inválida. | Utilizá los valores numéricos admitidos en la plantilla (por ejemplo: 21, 10.5, 27 o 0). |
11. Buenas prácticas
- Usá siempre la plantilla descargada desde Waclis Factur para asegurar que los nombres de las columnas coincidan exactamente.
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13. Qué hacer después
Descubrí cómo vincular a tu contador externo en 'Cómo invitar a tu Contador o Estudio Contable' (EMP-27).
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