Cómo registrar Pedidos comerciales y convertirlos en comprobantes de venta con un clic

Alcance: GLOBAL (General de producto)

Código: EMP-14 · Alcance: GLOBAL · Nivel: Básico · Público: Equipos de ventas, atención al cliente y facturación · Tiempo de lectura: 4 minutos

1. Qué resuelve y por qué existe

En muchas empresas, el equipo comercial toma primero el pedido o presupuesto aprobado por el cliente y luego administración emite la factura al momento de entregar la mercadería o cerrar el servicio. El módulo de Pedidos de Waclis Factur te permite separar ambas etapas y convertir cualquier pedido en un comprobante de venta sin volver a cargar un solo dato.

2. Objetivo

Crear un pedido comercial, hacer el seguimiento de su estado ('Pendiente', 'Facturado' o 'Cancelado') y convertirlo en factura con un clic.

3. Cuándo conviene utilizarlo

Cuando tomás órdenes de compra, reservas de mercadería o abonos recurrentes previos a la emisión formal de la factura.

4. Antes de comenzar

• Tener al menos un cliente y un producto o servicio registrados.
• Tener activa la configuración fiscal de tu empresa para el momento de convertir el pedido en factura.

5. Paso a paso

1. Ingresá a 'Ventas' > 'Pedidos' en el menú lateral y hacé clic en '+ Nuevo Pedido'.
2. Seleccioná el cliente, verificá la fecha e incorporá uno o más productos o servicios indicando cantidad y precio unitario.
3. Agregá notas u observaciones internas si lo necesitás y presioná 'Guardar Pedido'. El pedido quedará registrado en estado 'Pendiente de facturar'.
4. Cuando corresponda emitir el comprobante de venta, ubicá el pedido en el listado (o abrí su detalle) y hacé clic en el botón 'Facturar Pedido'.
5. Waclis Factur generará y autorizará automáticamente la factura correspondiente y la vinculará al pedido.

6. Resultado esperado

El pedido pasa automáticamente a estado 'Facturado' y queda vinculado al comprobante electrónico generado.

7. Qué ve o recibe tu cliente

Una vez facturado el pedido, podés descargar o enviar por correo electrónico el PDF oficial del comprobante a tu cliente.

8. Ejemplo práctico

Un vendedor carga el martes un pedido por 10 cajas de insumos para un cliente mayorista. El jueves, al despachar el envío, administración presiona 'Facturar Pedido' y en 2 segundos obtiene la factura lista para enviar.

9. Situaciones especiales

• Waclis Factur cuenta con bloqueo preventivo contra doble facturación: una vez que un pedido pasa a estado 'Facturado', no puede volver a facturarse por error.
• Si tenés decenas de pedidos pendientes al cierre de la semana o del mes, podés facturarlos todos juntos en lote (ver guía EMP-15).

10. Errores frecuentes y solución

11. Buenas prácticas

• Utilizá los filtros de estado ('Pendientes', 'Facturados') en la pantalla de Pedidos para visualizar rápidamente qué órdenes están listas para facturar.

12. Artículos relacionados

• EMP-12 — Cómo crear y administrar clientes en Waclis Factur [General · GLOBAL]
• EMP-13 — Cómo crear y organizar tu catálogo de Productos y Servicios y sincronizarlo con Waclis [General · GLOBAL]
• EMP-15 — Cómo facturar múltiples pedidos de forma masiva en lote y reintentar pedidos observados [General · GLOBAL]
• JRN-04 — Recorrido general: Del pedido comercial a la facturación individual o masiva en lote [General · GLOBAL]

13. Qué hacer después

Descubrí cómo facturar decenas de pedidos al mismo tiempo en 'Cómo facturar múltiples pedidos de forma masiva en lote' (EMP-15).