Cómo crear y administrar clientes en Waclis Factur

Alcance: GLOBAL (General de producto)

Código: EMP-12 · Alcance: GLOBAL · Nivel: Básico · Público: Equipos de ventas, facturación y administración · Tiempo de lectura: 6 minutos

1. Qué resuelve y por qué existe

Mantener tu cartera de clientes ordenada y conectada con el Directorio unificado de Waclis te permite dar de alta clientes nuevos desde un formulario siempre limpio, encontrar cualquier cliente y abrir su ficha directamente desde el buscador rápido, distinguir entre un contacto del directorio y un cliente vinculado a tu empresa, evitar registros duplicados y guardar sus datos de correo, WhatsApp, teléfono fijo, direcciones y etiquetas listos para todo el ecosistema Waclis.

2. Objetivo

Crear, buscar y editar clientes en Waclis Factur, abrir su ficha directamente desde la búsqueda rápida, reutilizar contactos existentes del Directorio unificado de Waclis ('Vincular como cliente' vs 'Abrir cliente') y administrar sus datos comerciales, WhatsApp, teléfono fijo, direcciones y etiquetas.

3. Cuándo conviene utilizarlo

Al dar de alta un cliente nuevo, al localizar un cliente desde el buscador rápido o el listado, al vincular como cliente a un contacto que ya existe en tu directorio Waclis, o al actualizar razón social, nombre comercial, email, WhatsApp, teléfono fijo, dirección o etiquetas.

4. Antes de comenzar

• Conocer el nombre o razón social del cliente, su número de identificación tributaria o documento y sus datos de contacto comercial (correo electrónico, WhatsApp, teléfono fijo o dirección).

5. Paso a paso

1. 1. Nuevo cliente en estado limpio ('Clientes > + Agregar cliente'):
2. • En el menú lateral izquierdo, hacé clic en 'Clientes' y presioná el botón '+ Agregar cliente'.
3. • Cada vez que abrís '+ Agregar cliente', el asistente inicia un alta nueva completamente limpia: no reutiliza documentos buscados antes, resultados de búsquedas anteriores, contactos previos, datos comerciales anteriores ni alertas de duplicado previas.
4. • Podés iniciar el alta ingresando su identificación tributaria o documento, registrarlo como 'Consumidor final' o seleccionarlo desde la pestaña 'Buscar en el directorio'.
5. 2. Prevención de duplicados: cliente existente en tu empresa ('Este cliente ya existe' → 'Abrir cliente'):
6. • Si el número de identificación ingresado ya pertenece a un cliente registrado en tu empresa actual, Factur muestra el aviso 'Este cliente ya existe' junto con el botón 'Abrir cliente'.
7. • Al hacer clic en 'Abrir cliente', se abre directamente la ficha existente sin crear un duplicado. Esto mantiene tu base limpia y asegura que todas las facturas, pedidos, recibos y el saldo de cuenta corriente de esa persona o empresa queden concentrados en una única ficha.
8. 3. Contacto existente en el Directorio Waclis ('Este contacto ya existe en tu directorio' → 'Vincular como cliente'):
9. • Una persona o empresa puede existir previamente en el Directorio unificado de Waclis (por ejemplo, porque ya se comunicó por Waclis Inbox o fue agendada en otra herramienta del ecosistema) sin estar vinculada todavía como cliente de tu empresa en Factur.
10. • Es importante distinguir ambos conceptos: un CONTACTO del directorio no es lo mismo que un CLIENTE VINCULADO A ESTA EMPRESA (CONTACTO ≠ CLIENTE VINCULADO A ESTA EMPRESA).
11. • Cuando Factur detecta ese caso, muestra 'Este contacto ya existe en tu directorio' y la acción 'Vincular como cliente'. Al presionarla, Factur reutiliza el contacto existente sin crear una segunda copia de la misma persona o empresa, y lo vincula como cliente de tu empresa permitiéndote completar sus datos comerciales.
12. 4. Cómo cargar 'WhatsApp / Celular' y 'Teléfono fijo':
13. • 'WhatsApp / Celular': podés escribir el número móvil en los formatos humanos habituales que usás todos los días (por ejemplo, para Argentina: '11 5555 5555', '011 15 5555 5555' o '+54 9 11 5555 5555'). No necesitás memorizar ningún formato técnico: Factur valida y normaliza el número internamente para que funcione de manera directa en el ecosistema Waclis y en integraciones como Waclis Inbox.
14. • 'Teléfono fijo (opcional)': WhatsApp/Celular y Teléfono fijo son datos separados. Un teléfono fijo no se transforma ni se copia automáticamente en WhatsApp, y puede conservar números de interno o extensión cuando corresponda (por ejemplo, '(011) 4321-9876 int. 105').
15. 5. Buscar un cliente y abrir su ficha directamente desde la búsqueda rápida:
16. • Desde el buscador rápido superior (o presionando Ctrl+K) en cualquier pantalla de Factur, escribí el nombre, razón social, documento, email o teléfono del cliente.
17. • Al hacer clic sobre el resultado del cliente, se abre directamente su ficha completa en pantalla sin que tengas que volver a buscarlo dentro del listado de clientes.
18. • También podés buscar y filtrar desde la sección 'Clientes' y hacer clic sobre cualquier fila para abrir su ficha.
19. 6. Editar cliente, completar datos y verificar su guardado:
20. • Dentro de la ficha del cliente podés consultar su resumen, comprobantes, pedidos, pagos, cuenta corriente y actividad.
21. • Para actualizar sus datos, abrí la pestaña 'Contacto' o 'Datos fiscales' y presioná 'Editar datos'.
22. • Podés editar y guardar: Razón social / nombre comercial, Email, WhatsApp / celular, Teléfono fijo, Direcciones (domicilio fiscal y comercial, localidad, provincia y código postal) y Etiquetas de clasificación.
23. • Al presionar 'Guardar cambios', la información queda actualizada y persistida de inmediato tanto en la ficha del cliente como en el listado.

6. Resultado esperado

Tu cartera de clientes se mantiene limpia y sin duplicados, con contactos reutilizados desde el Directorio unificado de Waclis, acceso en un clic desde la búsqueda rápida y datos de WhatsApp, teléfono fijo, direcciones y etiquetas correctamente guardados.

7. Qué ve o recibe tu cliente

Tu cliente recibe sus comprobantes, recibos y comunicaciones por correo electrónico y WhatsApp con su razón social, nombre comercial y direcciones correctamente registrados.

8. Ejemplo práctico

Una administradora escribe el nombre de un cliente en el buscador rápido superior, hace clic en el resultado y se abre directamente su ficha. Entra a 'Contacto > Editar datos', agrega el WhatsApp '011 15 5555 5555', carga el teléfono fijo con interno '4321-9876 int. 102', suma la etiqueta 'Mayorista' y presiona 'Guardar cambios'.

9. Situaciones especiales

• Recordá siempre la diferencia: un CONTACTO es el registro de la persona o empresa en el Directorio unificado de Waclis, mientras que un CLIENTE es ese contacto ya vinculado comercialmente a tu empresa en Factur.
• Si tenés muchos clientes en una planilla de cálculo, podés importarlos de forma masiva desde 'Importar / Exportar Excel' (ver guía EMP-26).
• Para conocer cómo autocompletar automáticamente los datos fiscales de un cliente desde el organismo fiscal de tu país, consultá la guía específica en Artículos relacionados (EMP-12-AR).

10. Errores frecuentes y solución

11. Buenas prácticas

• Utilizá el buscador rápido superior (Ctrl+K) para abrir directamente la ficha de cualquier cliente sin pasar por el listado general.
• Aprovechá las etiquetas en la ficha del cliente (por ejemplo, 'Mayorista', 'Abono mensual', 'Interior') para organizar y segmentar tu cartera comercial.

12. Artículos relacionados

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13. Qué hacer después

Continuá organizando tu catálogo en 'Cómo crear y organizar tu catálogo de Productos y Servicios' (EMP-13) o consultá el autocompletado fiscal en Artículos relacionados (EMP-12-AR).