Guía WaclisCAL para Estudios Contables y Asesoría Fiscal

Nivel: Intermedio · Público: Contadores públicos, asesores impositivos, auditores y estudios contables · Tiempo de lectura: 8 minutos

1. Cómo puede ayudarte WaclisCAL

La actividad de los estudios contables y tributarios se caracteriza por la estacionalidad de los vencimientos fiscales y la exigencia de concentración técnica para liquidar impuestos, sueldos y balances. Cuando los clientes llaman de forma desordenada o solicitan reuniones espontáneas durante la semana de vencimiento impositivo general, la productividad del equipo contable cae drásticamente y aumenta el riesgo de cometer errores de cálculo.

WaclisCAL permite estructurar y ordenar la atención a clientes:

• Protección de los días de liquidación y cierre: Permite restringir la atención al público a días determinados de la semana, blindando las jornadas de cálculo tributario.
• Bloqueo anticipado de periodos de vencimientos: Mediante el módulo de ausencias (OOO), el estudio puede cerrar automáticamente las semanas de vencimientos impositivos masivos.
• Recopilación previa de documentación contable: A través del formulario de reserva y los recordatorios automatizados, se instruye al cliente para que remita facturación y comprobantes antes de la reunión.
• Atención remota a directores y socios: Conexión ágil mediante salas automáticas de Google Meet para revisar balances sin obligar a los directivos a trasladarse físicamente.

2. Configuración recomendada

Para armonizar la atención con el cronograma fiscal del estudio, recomendamos la siguiente parametrización:

• Terminología oficial: Selecciona Consulta o Reunión en Adapta el vocabulario de WaclisCAL a tu profesión o negocio (Turnos, Citas, Consultas, Sesiones). Se alinea con la seriedad y formalidad técnica de los servicios contables.
• Días de atención acotados: Configura disponibilidad en WaclisCAL únicamente para dos o tres días a la semana (por ejemplo, martes y jueves) en Crea y gestiona tus horarios de atención semanales (Esquemas de disponibilidad), reservando lunes, miércoles y viernes para liquidación técnica interna.
• Antelación mínima preventiva: Establece 8 a 24 horas en Protege tu tiempo: Configura tiempos de anticipación mínima y ventana de reservas futuras para disponer de tiempo al preparar papeles de trabajo y cuentas corrientes antes de sentarse con el cliente.
• Descansos entre citas (Buffers): Asigna 15 minutos antes y 15 minutos después en Agrega descansos automáticos entre citas para evitar el agotamiento (Buffers). Permite guardar archivos, imprimir reportes o exportar el plan de cuentas.
• Ausencias por vencimientos (OOO): Bloquea los días de vencimiento general del calendario fiscal con Programa ausencias, vacaciones y bloqueos de agenda (OOO).

3. Tipos de Evento sugeridos

Segmenta tus servicios para que el cliente elija el motivo específico de la reunión:

1. Reunión de Alta y Nuevos Clientes:

- Objetivo: Conocer la estructura de la empresa, régimen tributario aplicable y acordar el plan de honorarios.

- Modalidad: Presencial o Google Meet.

- Disponibilidad: Público en sitio web y redes profesionales.

1. Asesoría Impositiva y Planificación Fiscal:

- Objetivo: Análisis de encuadre tributario, optimización legal de gravámenes y proyección de pagos.

- Modalidad: Google Meet o presencial en oficina.

- Disponibilidad: Enlace compartido a directores y gerentes de administración.

1. Revisión de Balance y Cierre Periódico:

- Objetivo: Presentación de estados contables, cuadros de resultados y firmas de memorias anuales.

- Modalidad: Presencial en sala de reuniones del estudio.

- Disponibilidad: Exclusivo mediante enlace reservado a clientes de cartera.

4. Duraciones recomendadas

Los tiempos de atención sugeridos para consultas contables estructuradas son:

5. Disponibilidad

Estrategia horaria para sostener la concentración en el cálculo:

• Días de consultoría concentrada: Habilita turnos únicamente los martes y jueves de 09:30 a 12:30 hs y de 14:30 a 17:30 hs.
• Sincronización con calendario corporativo: Conecta Google Calendar con Conecta tu cuenta de Google Calendar para registrar tus reservas automáticamente. Cuando se agende una inspección pericial o una reunión de socios, WaclisCAL cerrará esos espacios de forma inmediata.
• Límite de reuniones por día: Limita a un máximo de 4 consultas diarias con Limita la cantidad de turnos que puedes atender por día o por semana para garantizar tiempo de análisis numérico sin agotamiento mental.

6. Modalidad de atención

El estudio contable contemporáneo opera con fluidez en esquemas híbridos:

• Videollamadas con Google Meet: Automatiza la generación de enlaces seguros en Genera salas automáticas de Google Meet para cada cita virtual. Es la alternativa predilecta para revisar comprobantes compartiendo pantalla en tiempo real.
• Reuniones presenciales en sede: Ideal para firmas notariales o entrega de documentación física y libros societarios.

7. Información que conviene solicitar

Configura el formulario en Diseña el formulario de reserva: Preguntas obligatorias, menús desplegables y notas solicitando los antecedentes indispensables para la preparación técnica:

1. Razón Social o Nombre del Contribuyente (Obligatorio).
2. Identificación Fiscal / CUIT o RUT (Obligatorio para ubicar el legajo contable).
3. Nombre y cargo de la persona de contacto (Obligatorio).
4. Teléfono móvil con WhatsApp (Obligatorio para confirmaciones).
5. Régimen tributario actual (Menú desplegable: Sociedad Anónima / SRL, Persona Física / Autónomo, Monotributo / Régimen Simplificado, Consulta como Nuevo Emprendimiento).
6. Motivo principal de la consulta (Texto libre: breve síntesis de las dudas o comprobantes a auditar).

8. Recordatorios y comunicaciones

Asegura que el cliente envíe la información a tiempo para la reunión:

• Confirmación inmediata:

- WhatsApp automático con fecha, hora y enlace de Google Meet o dirección física (Configura las notificaciones de WhatsApp de un Tipo de Evento (Confirmación, Recordatorio, Cambios)).

- Correo electrónico formal con detalles de la reserva.

• Recordatorio 48 horas antes: Correo electrónico recordando enviar los resúmenes bancarios, facturas o planillas de sueldos antes de la entrevista.
• Recordatorio 2 horas antes: WhatsApp directo con el enlace a la sala de Google Meet para un ingreso puntual con un solo toque.

9. Ejemplo completo de implementación

1. Enlace activo: cal.waclis.com/estudio-balcarce/asesoria-fiscal
2. Disponibilidad programada: Martes y jueves de 10:00 a 12:30 hs y de 15:00 a 18:00 hs.
3. Mecanismo de reserva: El enlace se envía por WhatsApp a los gerentes de administración cuando solicitan asesoría, y se incluye en la firma de correo del estudio.
4. Flujo de atención: El director financiero de una pyme selecciona el martes a las 11:00 hs, completa su CUIT y temática sobre retenciones de IVA. Recibe la confirmación por WhatsApp y correo electrónico.
5. Integración opcional: Mediante Make (Conecta WaclisCAL con Make para automatizar tus procesos sin programar), los datos de la cita se registran en una planilla compartida del estudio donde el equipo de liquidación adjunta el estado de cuenta del cliente previo a la reunión.

10. Tutoriales que necesitas

Implementa esta configuración en tu estudio contable mediante las siguientes guías paso a paso:

• Adapta el vocabulario de WaclisCAL a tu profesión o negocio (Turnos, Citas, Consultas, Sesiones) — Personaliza los términos del estudio contable.
• Configura la duración, nombre y enlace personalizado de tu servicio — Crea tus tipos de asesoría fiscal y balance.
• Crea y gestiona tus horarios de atención semanales (Esquemas de disponibilidad) — Limita la atención a días fijos para concentrarte en liquidaciones técnicas.
• Protege tu tiempo: Configura tiempos de anticipación mínima y ventana de reservas futuras — Evita reservas inesperadas sobre horarios de liquidación.
• Agrega descansos automáticos entre citas para evitar el agotamiento (Buffers) — Programa tiempo entre reuniones para ordenar papeles de trabajo.
• Limita la cantidad de turnos que puedes atender por día o por semana — Fija un tope de consultas diarias para proteger la concentración técnica.
• Programa ausencias, vacaciones y bloqueos de agenda (OOO) — Cierra turnos durante los días críticos de vencimientos de AFIP / entes fiscales.
• Conecta tu cuenta de Google Calendar para registrar tus reservas automáticamente — Sincroniza audiencias y peritajes contables.
• Genera salas automáticas de Google Meet para cada cita virtual — Organiza reuniones virtuales con clientes de cualquier punto geográfico.
• Conecta WaclisCAL con Make para automatizar tus procesos sin programar — Integra citas con tus sistemas de gestión interna de clientes.