Guía WaclisCAL para Medicina y Consultorios Médicos

Nivel: Intermedio · Público: Médicos de diversas especialidades, directores de consultorios médicos, secretarias y centros de atención ambulatoria · Tiempo de lectura: 7 minutos

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1. Cómo puede ayudarte WaclisCAL

En los consultorios médicos y policonsultorios privados, el mayor problema organizativo radica en el manejo de la sala de espera y la sobrecarga de consultas administrativas. Las líneas telefónicas saturadas por pacientes preguntando si hay turnos libres para la semana, las cancelaciones imprevistas que dejan huecos de media hora y la llegada tardía generan salas de espera llenas y profesionales estresados.

WaclisCAL aporta orden y eficiencia a la práctica médica ambulatoria:

• Disponibilidad transparente y autónoma: El paciente consulta los días y horarios libres de su especialista y reserva su turno sin intermediarios las 24 horas del día.
• Flujo ordenado en sala de espera: Reduce tiempos de espera agendando con intervalos realistas y descansos entre pacientes.
• Separación de consultas presenciales y teleconsultas: Permite atender pacientes presenciales en consultorio y realizar teleconsultas de seguimiento o revisión de análisis por Google Meet en días o franjas horarias separadas.
• Atención conversacional por WhatsApp con IA: El Agente de IA Capitan puede responder consultas frecuentes de turnos y agendar citas automáticamente por WhatsApp sin sobrecargar a la secretaria (Activa el Agente de IA Capitan para que atienda y agende turnos por WhatsApp).

2. Configuración recomendada

Para adaptar WaclisCAL a la consulta médica ambulatoria:

• Terminología oficial: Selecciona Consulta o Turno en Adapta el vocabulario de WaclisCAL a tu profesión o negocio (Turnos, Citas, Consultas, Sesiones). Es el estándar adoptado en el ámbito de la salud.
• Antelación mínima obligatoria: Establece entre 2 y 4 horas en Protege tu tiempo: Configura tiempos de anticipación mínima y ventana de reservas futuras para garantizar que el consultorio y la secretaria tengan la nómina del día consolidada.
• Descansos entre consultas (Buffers):

- 5 a 10 minutos después de cada consulta: Margen para redacción de indicaciones en la historia clínica interna, higiene de manos del profesional, ventilación del consultorio y llamado del próximo paciente (Agrega descansos automáticos entre citas para evitar el agotamiento (Buffers)).

• Límite diario de consultas: Evita la sobrecarga de pacientes configurando un tope máximo de citas por jornada con Limita la cantidad de turnos que puedes atender por día o por semana.

3. Tipos de Evento sugeridos

Crea servicios diferenciados según la naturaleza de la atención (Crea y organiza tus Tipos de Evento según los servicios que ofreces):

1. Consulta Médica General o Especializada:

- Finalidad: Anamnesis, examen físico presencial, indicación de estudios diagnósticos.

- Modalidad: Consultorio presencial.

- Duración sugerida: 20 a 30 minutos.

1. Teleconsulta de Seguimiento o Revisión de Estudios:

- Finalidad: Lectura de análisis de laboratorio o imágenes y ajuste de tratamiento para pacientes conocidos.

- Modalidad: Google Meet (Genera salas automáticas de Google Meet para cada cita virtual).

- Duración sugerida: 15 minutos.

1. Examen Clínico de Aptitud Física / Certificado:

- Finalidad: Revisión de rutina para ingreso escolar, deportivo o laboral.

- Modalidad: Consultorio presencial.

- Duración sugerida: 20 minutos.

4. Duraciones recomendadas

Asigna tiempos acordes a la especialidad médica:

5. Disponibilidad

• Separación de horarios de consultorio: Configura los días y horarios exactos en que el médico atiende en cada consultorio o policlínica con Asigna horarios de atención específicos a un Tipo de Evento.
• Bloqueo por congresos o ausencias: Bloquea jornadas completas por asistencia a congresos médicos o vacaciones con Bloquea días completos por vacaciones, feriados o ausencias programadas.

6. Modalidad de atención

• Presencial en consultorio: Indica la dirección exacta del policonsultorio, piso y número de consultorio en Define el lugar de encuentro: Google Meet, llamada, WhatsApp o consultorio presencial.
• Teleconsulta por Google Meet: WaclisCAL genera una sala virtual cifrada única para cada consulta, garantizando que el paciente reciba el enlace de acceso directo en su confirmación por WhatsApp y correo.

7. Información que conviene solicitar

En el formulario de reserva (Diseña el formulario de reserva: Preguntas obligatorias, menús desplegables y notas) solicita únicamente datos administrativos y de cobertura:

1. Nombre y Apellido del paciente (Obligatorio).
2. DNI / Cédula de Identidad (Obligatorio para la acreditación en mesa de entrada).
3. Número de WhatsApp (Obligatorio para avisos y recordatorios).
4. Cobertura de salud (Menú: Particular, Obra Social / Medicina Prepaga, Seguro de salud).
5. Número de carnet de afiliado (Texto breve, si aplica).
6. ¿Es tu primera consulta con el especialista? (Menú: Sí / Paciente habitual).

8. Recordatorios y comunicaciones

Los recordatorios automatizados evitan que los pacientes olviden su turno o lleven documentación incompleta:

• Confirmación inmediata:

- WhatsApp automático con fecha, hora, consultorio y aviso de concurrir con carnet de cobertura médica y DNI físico.

• Recordatorio 24 horas antes:

- Permite al paciente confirmar su asistencia o cancelar con anticipación para que el turno quede libre de inmediato para otro paciente (Cancela una reserva informando el motivo y liberando el horario de inmediato).

• Atención de turnos con el Agente de IA Capitan:

- Si los pacientes consultan turnos por WhatsApp fuera de hora, el Agente de IA Capitan puede informar qué días atiende el médico y concretar la reserva en tiempo real (Activa el Agente de IA Capitan para que atienda y agende turnos por WhatsApp).

9. Ejemplo completo de implementación

1. Enlace público: cal.waclis.com/consultorios-parque/dr-varela
2. Disponibilidad: Lunes, miércoles y viernes de 14:00 a 18:30 hs (Consultorio 3).
3. Flujo de atención: El paciente agenda desde su teléfono para el viernes a las 15:20 hs, indica su cobertura y recibe el WhatsApp de confirmación. El viernes a las 15:20 hs se presenta en la clínica; la recepcionista verifica el turno en la Vista Diaria de WaclisCAL (Enfócate en las citas de tu jornada actual con la Vista Diaria y el botón 'Hoy') y el Dr. Varela lo atiende con puntualidad.

10. Tutoriales que necesitas

• Adapta el vocabulario de WaclisCAL a tu profesión o negocio (Turnos, Citas, Consultas, Sesiones) — Configura el término Consulta o Turno.
• Define el lugar de encuentro: Google Meet, llamada, WhatsApp o consultorio presencial — Separa consultorio de teleconsultas.
• Protege tu tiempo: Configura tiempos de anticipación mínima y ventana de reservas futuras — Evita turnos sorpresa sin previo aviso.
• Agrega descansos automáticos entre citas para evitar el agotamiento (Buffers) — Establece pausas de higiene entre pacientes.
• Enfócate en las citas de tu jornada actual con la Vista Diaria y el botón 'Hoy' — Consulta el listado de turnos del día en recepción.
• Genera salas automáticas de Google Meet para cada cita virtual — Crea enlaces seguros para teleconsultas de seguimiento.
• Configura las notificaciones de WhatsApp de un Tipo de Evento (Confirmación, Recordatorio, Cambios) — Envía recordatorios de asistencia por WhatsApp.
• Activa el Agente de IA Capitan para que atienda y agende turnos por WhatsApp — Automatiza el agendamiento conversacional en la línea de WhatsApp.