Guía WaclisCAL para Veterinarias y Clínicas de Mascotas

Nivel: Intermedio · Público: Médicos veterinarios, directores de clínicas veterinarias, enfermeros y personal de recepción · Tiempo de lectura: 7 minutos

1. Cómo puede ayudarte WaclisCAL

La gestión diaria de una clínica veterinaria o consultorio de animales presenta desafíos organizativos singulares: pacientes impacientes en la sala de espera, animales nerviosos que no deben cruzarse en espacios reducidos y una constante mezcla entre urgencias y consultas de rutina. Cuando los turnos se coordinan manualmente por teléfono o mensajes espontáneos de WhatsApp, es habitual que se produzcan aglomeraciones en los horarios pico y huecos vacíos durante el resto de la jornada.

WaclisCAL ayuda a los centros veterinarios a:

• Ordenar el flujo de la sala de espera: Evita que coincidan perros y gatos en momentos de alta tensión distribuyendo los turnos con intervalos programados.
• Diferenciar consultas clínicas de procedimientos rápidos: Separa una consulta general con revisión completa de una simple aplicación de vacuna o control de peso.
• Recolectar datos clave del paciente antes de la visita: El tutor informa el nombre de la mascota, especie, raza y motivo general de consulta al momento de reservar.
• Fidelizar con el agendamiento del próximo control en el mostrador: Mediante códigos QR impresos en la recepción, los clientes pueden programar su próxima visita antes de salir.

2. Configuración recomendada

Para optimizar la atención de mascotas en tu clínica, sugerimos la siguiente configuración de base:

• Terminología oficial: Selecciona Turno en Adapta el vocabulario de WaclisCAL a tu profesión o negocio (Turnos, Citas, Consultas, Sesiones). Es el término más claro y natural para los tutores de animales.
• Antelación mínima obligatoria: Configura 1 hora en Protege tu tiempo: Configura tiempos de anticipación mínima y ventana de reservas futuras. Permite recibir turnos para el mismo día asegurando que el equipo de veterinarios y auxiliares esté preparado.
• Ventana de reservas futuras: Limita el calendario a 15 o 20 días. La atención de mascotas responde a necesidades inmediatas o de corto plazo.
• Descansos entre turnos (Buffers):

- 10 minutos después de cada consulta: Fundamental en veterinaria para desinfectar la camilla de exploración con amonio cuaternario o alcohol, higienizar el instrumental y ventilar el consultorio antes del ingreso del siguiente animal (Agrega descansos automáticos entre citas para evitar el agotamiento (Buffers)).

• Aprobación manual para cirugías: Activa la confirmación manual (Activa la aprobación manual para revisar las solicitudes antes de confirmarlas) para procedimientos quirúrgicos o estudios especiales que requieran ayuno previo o disponibilidad de quirófano.

3. Tipos de Evento sugeridos

Crea servicios diferenciados en tu catálogo (Crea y organiza tus Tipos de Evento según los servicios que ofreces):

1. Consulta Veterinaria General:

- Finalidad: Evaluación física completa, diagnóstico de malestares o chequeo anual de rutina.

- Ubicación: Consultorio físico en la clínica.

1. Vacunación y Desparasitación:

- Finalidad: Aplicación ágil de vacunas del plan anual (séxtuple, antirrábica, triple felina) o entrega de antiparasitarios.

- Ubicación: Consultorio o box de enfermería veterinaria.

1. Control Post-Tratamiento o Retiro de Puntos:

- Finalidad: Verificación de evolución tras cirugía o tratamiento médico.

- Ubicación: Consultorio físico.

1. Orientación Veterinaria Virtual (No Urgencias):

- Finalidad: Orientación previa a un viaje, dudas nutricionales o revisión de análisis complementarios.

- Ubicación: Google Meet (Genera salas automáticas de Google Meet para cada cita virtual).

4. Duraciones recomendadas

Asigna tiempos realistas considerando el manejo animal y la limpieza del espacio:

5. Disponibilidad

Estructura el horario de atención veterinaria respetando los turnos del equipo médico:

• Mañanas para procedimientos y controles: De 09:00 a 13:00 hs para vacunaciones y cirugías programadas.
• Tardes para consultas clínicas: De 15:00 a 20:00 hs para atención de demanda habitual.
• Bloqueos de horario para desinfección profunda o recepción de insumos: Utiliza Bloquea horarios puntuales o recurrentes sin cambiar tu disponibilidad para cerrar turnos cuando recibes pedidos de laboratorio, realizar mantenimiento de aparatología o desinfección general de consultorios, sin alterar tu horario de atención habitual.
• Días de guardia o ausencias programadas: Bloquea feriados y días sin atención mediante Bloquea días completos por vacaciones, feriados o ausencias programadas.

6. Modalidad de atención

• Presencial en clínica (Predeterminado): Establece la dirección exacta de tu veterinaria en la opción de ubicación presencial (Define el lugar de encuentro: Google Meet, llamada, WhatsApp o consultorio presencial). El cliente verá la dirección y el mapa en su confirmación.
• Teleorientación por Google Meet: Útil para tutores que residen en zonas rurales o necesitan una segunda opinión sobre análisis de laboratorio previos.

7. Información que conviene solicitar

Diseña un formulario de reserva con Diseña el formulario de reserva: Preguntas obligatorias, menús desplegables y notas configurando en Datos de contacto requeridos la opción WhatsApp (consulta Elige si tus clientes reservan con correo electrónico, WhatsApp o ambos). La inmensa mayoría de los tutores coordina la atención de sus mascotas directamente por WhatsApp y no necesita ingresar correo electrónico:

1. Nombre y Apellido del Tutor (Obligatorio).
2. Número de WhatsApp del Tutor (Obligatorio, con selector internacional de país).
3. Nombre de la mascota (Obligatorio, texto corto).
4. Especie animal (Menú desplegable: Canino (Perro), Felino (Gato), Otro animal).
5. Motivo general del turno (Menú desplegable o texto corto: Vacunas / Desparasitación, Control de rutina, Consulta por malestar, Control postquirúrgico).

8. Recordatorios y comunicaciones

Las mascotas no acuden solas; los tutores olvidan las fechas si no reciben recordatorios oportunos:

• WhatsApp de confirmación inmediata:

- Incluye: fecha, hora, dirección del local y la advertencia: "Por seguridad de todos los pacientes, los perros deben ingresar con collar y correa, y los gatos en transportadora rígida cerrada".

• WhatsApp de recordatorio 2 horas antes:

- Ayuda al tutor a prepararse y salir con tiempo de su hogar (Personaliza los mensajes de WhatsApp utilizando variables dinámicas ({nombre}, {fecha}, {hora})).

• Código QR impreso en recepción:

- Descarga el código QR generado en Genera códigos QR listos para imprimir y colocar en tu local o folletos y colócalo en un soporte de acrílico en el mostrador. El cliente lo escanea con su cámara mientras abona y agenda el próximo turno de vacunación en 30 segundos.

9. Ejemplo completo de implementación

1. Enlace público: cal.waclis.com/san-roque/consulta-general
2. Horarios de atención: Lunes a viernes de 09:00 a 13:00 y de 16:00 a 20:00 hs. Sábados de 09:00 a 13:00 hs.
3. Dinámica diaria: El tutor ingresa al enlace desde el perfil de Instagram de la clínica, elige el martes a las 17:00 hs, completa: "Tutor: Carlos Gómez - Mascota: Toby (Perro Golden de 4 años) - Motivo: Vacunación séxtuple".
4. Impacto en el consultorio: El turno aparece de inmediato en la Vista Diaria de WaclisCAL (Enfócate en las citas de tu jornada actual con la Vista Diaria y el botón 'Hoy') de la camilla 1. El cliente recibe el WhatsApp con el aviso de asistir con correa.

10. Tutoriales que necesitas

• Elige si tus clientes reservan con correo electrónico, WhatsApp o ambos — Configura reservas 100% por WhatsApp para los tutores de mascotas.
• Bloquea horarios puntuales o recurrentes sin cambiar tu disponibilidad — Reserva horarios para cirugías, mantenimiento o desinfección sin modificar tu disponibilidad habitual.
• Adapta el vocabulario de WaclisCAL a tu profesión o negocio (Turnos, Citas, Consultas, Sesiones) — Configura el término Turno.
• Crea y organiza tus Tipos de Evento según los servicios que ofreces — Crea tus consultas, vacunaciones y controles.
• Agrega descansos automáticos entre citas para evitar el agotamiento (Buffers) — Programa tiempo de desinfección entre mascotas.
• Enfócate en las citas de tu jornada actual con la Vista Diaria y el botón 'Hoy' — Gestiona la sala de espera día a día.
• Agenda un turno manualmente para clientes que llaman por teléfono o llegan en persona — Carga turnos para clientes que se presentan en el mostrador.
• Diseña el formulario de reserva: Preguntas obligatorias, menús desplegables y notas — Solicita especie, nombre y motivo del animal.
• Configura las notificaciones de WhatsApp de un Tipo de Evento (Confirmación, Recordatorio, Cambios) — Automatiza avisos y recordatorios al tutor.
• Genera códigos QR listos para imprimir y colocar en tu local o folletos — Imprime el QR de agendamiento para tu mostrador.