Guía WaclisCAL para Odontología y Clínicas Dentales

Nivel: Intermedio · Público: Odontólogos, cirujanos dentistas, ortodoncistas, asistentes y secretarías de clínicas odontológicas · Tiempo de lectura: 7 minutos

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1. Cómo puede ayudarte WaclisCAL

Las clínicas dentales y consultorios odontológicos operan bajo una estructura de costos fijos donde el sillón dental y la esterilización de instrumental marcan el pulso de la rentabilidad. Un paciente que falta a su turno de conducto o limpieza genera un bache de 45 a 60 minutos imposible de recuperar en el momento. Al mismo tiempo, recibir consultas sobre disponibilidad mientras el profesional está atendiendo con guantes esterilizados interrumpe constantemente la labor clínica.

WaclisCAL ayuda a los consultorios dentales a:

• Reducir drásticamente el ausentismo en sillón: Recordatorios por WhatsApp con opción de confirmación previa reducen las inasistencias en más de un 70%.
• Diferenciar duraciones por complejidad de tratamiento: No dura lo mismo un control rápido de ortodoncia (15 min) que una limpieza profunda con ultrasonido (30 min) o una restauración estética (45 min).
• Proteger los tiempos de bioseguridad y esterilización: Los descansos automáticos (buffers) garantizan los minutos necesarios para desinfectar la bacha, cambiar la manguera de aspiración y preparar la bandeja con instrumental estéril.
• Agendamiento presencial ágil con código QR: El paciente escanea un QR en recepción al salir y se retira con su próximo control agendado en el acto.

2. Configuración recomendada

Para adaptar WaclisCAL a la dinámica de un consultorio o clínica dental con uno o varios sillones, recomendamos:

• Terminología oficial: Selecciona Turno o Consulta en Adapta el vocabulario de WaclisCAL a tu profesión o negocio (Turnos, Citas, Consultas, Sesiones). Es el término habitual que entienden pacientes de todas las edades.
• Antelación mínima obligatoria: Establece entre 2 y 4 horas en Protege tu tiempo: Configura tiempos de anticipación mínima y ventana de reservas futuras. Esto asegura que el sillón y el asistente estén disponibles.
• Ventana de reservas futuras: Configura un horizonte de 30 a 45 días, ya que los tratamientos de ortodoncia, prótesis e implantes requieren citas mensuales planificadas.
• Descansos indispensables de bioseguridad (Buffers):

- 10 minutos después de cada paciente: Tiempo operativo indispensable para descartar baberos y eyectores, pulverizar desinfectante hospitalario en superficies del sillón, accionar el autoclave o disponer bandejas de instrumental embolsado estéril (Agrega descansos automáticos entre citas para evitar el agotamiento (Buffers)).

• Carga de turnos en recepción: La recepcionista puede registrar turnos telefónicos o espontáneos con Agenda un turno manualmente para clientes que llaman por teléfono o llegan en persona.

3. Tipos de Evento sugeridos

Crea servicios diferenciados en tu catálogo (Crea y organiza tus Tipos de Evento según los servicios que ofreces):

1. Consulta Diagnóstico y Plan de Tratamiento:

- Finalidad: Examen clínico visual inicial, derivación radiográfica y elaboración de presupuesto.

- Duración sugerida: 20 a 30 minutos.

1. Limpieza Dental y Profilaxis con Ultrasonido:

- Finalidad: Remoción de placa bacteriana, tártaro y pulido con pasta abrasiva.

- Duración sugerida: 30 minutos.

1. Control y Activación de Ortodoncia:

- Finalidad: Cambio de arcos, ligaduras o entrega de alineadores invisibles.

- Duración sugerida: 15 a 20 minutos.

1. Tratamiento Restaurador / Caries:

- Finalidad: Apertura, grabado, colocación de resina compuesta y fotocurado.

- Duración sugerida: 45 minutos.

4. Duraciones recomendadas

Los tiempos deben sincronizarse con el ritmo de trabajo del odontólogo y su asistente:

5. Disponibilidad

Para una clínica con varios profesionales o sillones compartidos:

• Organización por turnos de sillón: Si un odontólogo atiende lunes, miércoles y viernes por la mañana y otro los mismos días por la tarde, configura agendas independientes para cada profesional con sus respectivos bloques de horario (Asigna horarios de atención específicos a un Tipo de Evento).
• Días de cirugía de implantes: Agrupa procedimientos complejos en mañanas exclusivas para tener el quirófano dental despejado.

6. Modalidad de atención

• Presencial en consultorio dental (Predeterminado): Todos los actos odontológicos requieren presencia física en el sillón. Especifica dirección, piso, consultorio y referencias en Define el lugar de encuentro: Google Meet, llamada, WhatsApp o consultorio presencial.
• Teleconsulta de orientación o urgencia leve: Videollamada de 15 minutos por Google Meet (Genera salas automáticas de Google Meet para cada cita virtual) para orientar a un paciente que sufrió un golpe o molestia mientras está de viaje.

7. Información que conviene solicitar

En el formulario de reserva (Diseña el formulario de reserva: Preguntas obligatorias, menús desplegables y notas) solicita únicamente datos administrativos:

1. Nombre y Apellido del paciente (Obligatorio).
2. Número de WhatsApp (Obligatorio para avisos).
3. DNI / Documento de Identidad (Para identificación administrativa en recepción).
4. Cobertura médica o particular (Menú: Particular, Obra Social / Prepaga, Convenio corporativo).
5. Motivo general de la cita (Menú: Revisión general / Limpieza, Dolor o molestia puntual, Control de ortodoncia, Presupuesto implantes).

8. Recordatorios y comunicaciones

Los recordatorios automatizados son la clave para reducir la silla vacía en odontología:

• Confirmación inmediata:

- WhatsApp automático con dirección, horario y recomendación de higiene previa (cepillado dental antes de ingresar).

• Recordatorio 24 horas antes:

- Permite al paciente reconfirmar su asistencia o avisar con tiempo si necesita reprogramar mediante el enlace de autogestión (Cómo autogestiona el cliente la reprogramación o cancelación de su turno).

• Recordatorio 2 horas antes por WhatsApp:

- Despacho automático de alerta rápida en el teléfono móvil del paciente (Configura las notificaciones de WhatsApp de un Tipo de Evento (Confirmación, Recordatorio, Cambios)).

• Código QR en mostrador y sala de espera:

- Imprime el código QR generado en Genera códigos QR listos para imprimir y colocar en tu local o folletos para que los pacientes de ortodoncia agenden su cita del mes próximo antes de salir de la clínica.

9. Ejemplo completo de implementación

1. Enlace público: cal.waclis.com/odontologia-belgrano/limpieza-dental
2. Disponibilidad: Lunes a viernes de 09:00 a 19:00 hs con buffers de 10 minutos entre turnos.
3. Experiencia del paciente: El paciente recibe el link por WhatsApp tras consultar por mensaje, elige el jueves a las 16:00 hs, completa sus datos y recibe la confirmación con la dirección exacta y el aviso de asistir 5 minutos antes.
4. Beneficio para el consultorio: El sillón 1 trabaja de manera continua y ordenada, la asistente sabe qué instrumental disponer antes de cada turno y la recepcionista no pierde horas llamando por teléfono para confirmar la agenda del día siguiente.

10. Tutoriales que necesitas

• Adapta el vocabulario de WaclisCAL a tu profesión o negocio (Turnos, Citas, Consultas, Sesiones) — Configura el término Turno o Consulta.
• Crea y organiza tus Tipos de Evento según los servicios que ofreces — Separa limpiezas, ortodoncias y controles.
• Agrega descansos automáticos entre citas para evitar el agotamiento (Buffers) — Garantiza tiempos de desinfección de sillón y recambio de instrumental.
• Agenda un turno manualmente para clientes que llaman por teléfono o llegan en persona — Carga citas directas desde la recepción.
• Diseña el formulario de reserva: Preguntas obligatorias, menús desplegables y notas — Solicita DNI, cobertura médica y motivo general.
• Configura las notificaciones de WhatsApp de un Tipo de Evento (Confirmación, Recordatorio, Cambios) — Reduce el ausentismo con avisos 24 hs y 2 hs antes.
• Genera códigos QR listos para imprimir y colocar en tu local o folletos — Facilita el agendamiento del próximo control en recepción.
• Cómo autogestiona el cliente la reprogramación o cancelación de su turno — Libera horarios cancelados automáticamente.