Solución: El cliente no recibe los correos electrónicos de confirmación (SMTP)

Guía paso a paso para diagnosticar y solucionar fallas en el envío de correos de confirmación, autenticación SMTP corporativa y problemas de entrega en bandejas de Spam.

1. Síntoma

Un cliente completa una reserva en WaclisCAL pero nunca recibe el correo electrónico con el resumen de la cita y el archivo adjunto de calendario (.ics), o los correos enviados desde tu servidor corporativo caen de forma constante en la carpeta de Spam o Correo no deseado.

2. Causas probables

Este problema se origina habitualmente por:

1. Credenciales SMTP incorrectas o desactualizadas: El servidor de correo corporativo rechazó la conexión por usuario, contraseña o puerto erróneo.
2. Falta de registros de autenticación en el dominio (SPF / DKIM): Los servidores de destino (Gmail, Outlook, Yahoo) marcan los correos como sospechosos o los descartan porque el dominio no tiene autorizada la IP emisora.
3. Bloqueo de puertos por el proveedor de hosting: Ciertos proveedores restringen los puertos estándar de salida SMTP (465 o 587) para cuentas compartidas.
4. Dirección de correo mal ingresada por el cliente: El usuario cometió un error tipográfico al escribir su dirección (ejemplo: usuario@gnail.com).

3. Comprobaciones previas

1. Pide al cliente que revise minuciosamente su carpeta de Spam / Correo no deseado y la pestaña de Promociones en Gmail.
2. Revisa la dirección de correo registrada en el panel de Reservas de WaclisCAL para constatar que esté bien escrita.
3. Ten a mano los datos técnicos de tu servidor de correo corporativo: Host, Puerto, Usuario, Contraseña y tipo de cifrado (TLS / SSL).

4. Solución paso a paso

Paso 1: Ejecuta la prueba de conexión SMTP en WaclisCAL

1. En la barra lateral de WaclisCAL, ve a Ajustes > Comunicaciones y selecciona Servidor de Correo (SMTP).
2. Haz clic en el botón Probar conexión y enviar email de test.
3. Escribe una dirección de correo externa (por ejemplo, una casilla personal de Gmail) y haz clic en Enviar prueba.
4. Observa el resultado:

- Si arroja error de autenticación: La contraseña o el usuario del servidor SMTP son incorrectos. Vuelve a escribir las credenciales con cuidado.

- Si arroja error de tiempo de espera (Timeout): El puerto seleccionado está bloqueado. Prueba alternar entre el puerto 587 (con STARTTLS) y el puerto 465 (con SSL/TLS).

Paso 2: Configura registros SPF y DKIM en la zona DNS de tu dominio

1. Para que proveedores estrictos como Google y Microsoft no deriven tus correos a Spam, debes autorizar el envío en tu proveedor de dominio (Cloudflare, cPanel, GoDaddy, etc.).
2. Registro SPF: Añade o edita el registro TXT en tu dominio principal:

v=spf1 include:_spf.tu-servidor-de-correo.com ~all

1. Firma DKIM: Asegúrate de tener activa la clave pública DKIM generada por tu panel de hosting.
2. Registro DMARC básico: Añade un registro TXT con nombre _dmarc.tudominio.com y valor:

v=DMARC1; p=none; sp=none;

Paso 3: Verifica la dirección de remitente corporativa

1. En la configuración SMTP de WaclisCAL, comprueba que el campo Correo del Remitente (From Email) coincida con la cuenta autenticada (ejemplo: si te autenticas con citas@empresa.com, el remitente debe ser citas@empresa.com).
2. Enviar correos con un remitente distinto al usuario autenticado suele provocar rechazo inmediato en servidores de correo modernos.

5. Cómo verificar que quedó resuelto

1. Ejecuta nuevamente la prueba de envío desde Ajustes > Comunicaciones > Servidor de Correo (SMTP).
2. Comprueba que el mensaje de prueba llegue directamente a la Bandeja de entrada principal (inbox) y no a la carpeta de Spam.
3. Realiza una reserva de prueba en tu página pública con un correo externo y confirma la recepción en menos de 60 segundos.

6. Cuándo escalar el problema

Si el test de SMTP falla persistentemente con errores de red o autenticación:

• Si utilizas servicios como Google Workspace o Microsoft 365, asegúrate de haber generado una Contraseña de aplicación específica y no tu contraseña personal de usuario con 2FA.
• Consulta con el soporte de tu proveedor de hosting de correo para confirmar si los puertos 465 y 587 están abiertos para conexiones externas salientes.
• Si el servidor de correo responde pero WaclisCAL no despacha los correos, contacta a soporte técnico de Waclis con el registro de error arrojado en el test.

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