Horarios comerciales por día de la semana, descanso de almuerzo y mensajes automáticos fuera de turno

• Categoría: Equipo, roles y seguridad
• Disponibilidad: Incluido en todos los planes (Estándar, Premium y Evolución)
• Tiempo estimado de lectura: 9 minutos
• Rol necesario: Administrador

Configurar los Horarios comerciales de cada bandeja de entrada en Waclis Inbox (Ajustes → Entradas → pestaña Horarios) te permite definir con precisión qué días de la semana y en qué franjas horarias atiende tu equipo, incorporar una pausa intermedia con la casilla Agregar horario de almuerzo, enviar un mensaje automático fuera de turno cuando un cliente escribe con el local cerrado y medir tus reportes o acuerdos de nivel de servicio (SLA) descontando únicamente las horas hábiles reales.

¿Qué puedes hacer y cuándo te sirve?

La configuración de horarios por bandeja resuelve tres desafíos operativos fundamentales:

1. Expectativa inmediata para el cliente nocturno o de fin de semana: Si un comprador escribe un domingo a las 22:00 h por WhatsApp o por el Widget de chat web, recibe al instante tu Mensaje no disponible para visitantes informándole tus horarios de atención (o invitándolo a dejar sus datos / reservar turno), sin sentir que su consulta fue ignorada.
2. Gestión de horario cortado o pausa de almuerzo (Agregar horario de almuerzo): Muchos comercios, clínicas y distribuidoras cierran o pausan la atención humana al mediodía (por ejemplo, de 13:00 a 14:00 h). Al activar la pausa de almuerzo por día de la semana, Waclis Inbox reconoce ese corte intermedio y puede informar al visitante con un mensaje específico durante el descanso.
3. Justicia en las métricas de respuesta y campañas: Cuando activas el interruptor Horario comercial en Reportes, en SLA o en Campañas, el sistema congela el reloj fuera de turno: si un cliente escribe a las 23:00 h y tu equipo abre a las 09:00 h y le contesta a las 09:05 h, el tiempo de respuesta medido será de 5 minutos (y no de 10 horas).

Antes de comenzar

• Necesitas contar con rol de Administrador para editar las bandejas de entrada en Ajustes → Entradas.
• Ten en cuenta que los horarios comerciales se configuran por cada Bandeja de entrada de manera independiente: esto te permite tener, por ejemplo, tu canal de WhatsApp Ventas de lunes a viernes de 9:00 a 18:00 h y tu canal de Soporte / Guardia con un horario extendido diferente.

Paso a paso en Waclis Inbox

Paso 1: Abrir la pestaña Horarios de tu bandeja de entrada

1. En la barra lateral izquierda, haz clic en Ajustes → Entradas.
2. Localiza la bandeja de entrada que deseas configurar (por ejemplo, tu canal de WhatsApp, Sitio Web, Instagram o Correo) y haz clic en su icono de engranaje (Configuración).
3. En la barra de pestañas superiores de la bandeja, selecciona la tercera pestaña: Horarios.

Paso 2: Habilitar el horario comercial, el mensaje fuera de turno y la zona horaria

1. Activa el interruptor o casilla principal Habilitar horario de atención (Activar disponibilidad de horario comercial para esta bandeja de entrada).
2. En el editor enriquecido Mensaje no disponible para visitantes, redacta el mensaje automático que recibirán los clientes cuando escriban fuera del horario hábil (por ejemplo: "¡Hola! Gracias por comunicarte con nosotros. Nuestro horario de atención es de lunes a viernes de 09:00 a 18:00 hs. Deja tu consulta aquí y te responderemos apenas abramos.").
3. En el desplegable Seleccione la zona horaria, elige el huso horario exacto donde opera tu negocio (por ejemplo, America/Argentina/Buenos Aires, America/Santiago, America/Mexico City, America/Bogota o Europe/Madrid).

Paso 3: Configurar los días de la semana y la casilla Agregar horario de almuerzo

Debajo de la zona horaria verás la tabla Establecer sus horas semanales listando los 7 días (Domingo a Sábado):

1. Activar o desactivar cada día: Marca la casilla a la izquierda de los días en que tu empresa atiende (por ejemplo, de Lunes a Viernes y opcionalmente Sábado) y deja desmarcados los días cerrados.
2. Definir la franja horaria del día: Para cada día habilitado, puedes elegir Todo el día (24h) o seleccionar la Hora de inicio (ej. 09:00 AM) y la Hora de finalización (ej. 06:00 PM). Verás a la derecha el cálculo automático del total de horas trabajadas en ese día.
3. Configurar el descanso intermedio (Agregar horario de almuerzo):

• Si en ese día tu equipo realiza un corte al mediodía, marca la casilla Agregar horario de almuerzo ubicada debajo o junto al renglón del día.
• Selecciona la Hora de inicio del almuerzo (por ejemplo, 12:00 PM o 01:00 PM) y la Hora de fin del almuerzo (por ejemplo, 01:00 PM o 02:00 PM).
• Si deseas mostrar u ofrecer un mensaje específico durante la pausa de almuerzo, complétalo en el campo correspondiente del descanso.

1. Una vez revisados los 7 días de la semana, haz clic en el botón rosa Actualizar horarios al pie de la página.

• Confirmación visual: Aparecerá una notificación verde confirmando que los horarios de la bandeja se actualizaron correctamente y el total de horas hábiles por día descontará automáticamente los minutos del descanso de almuerzo.

Qué significa cada campo de la pestaña Horarios

Cómo impacta el Horario Comercial en otros módulos de Waclis Inbox

Configurar la pestaña Horarios desbloquea ventajas clave en otras tres herramientas de la plataforma:

1. En Reportes (Reportes → Conversaciones / Agentes / Bandejas):

• En la esquina superior derecha de las pantallas de reportes encontrarás el interruptor Horario comercial. Al encenderlo, métricas como Tiempo de primera respuesta y Tiempo de resolución se recalculan excluyendo las noches, los fines de semana y los descansos de almuerzo.

1. En Políticas de SLA (Ajustes → SLA — desde plan Premium):

• Al crear un acuerdo de nivel de servicio, puedes marcar el interruptor Horario comercial (Solo durante el horario comercial). Así, el cronómetro de primera respuesta (FRT) o siguiente respuesta (NRT) se pausa automáticamente al cerrar el turno o iniciar el horario de almuerzo y reanuda su cuenta en el próximo minuto hábil.

1. En Campañas de WhatsApp y Chat en vivo (Campañas — desde plan Premium):

• Al programar una campaña de WhatsApp puedes marcar Enviar solo durante el horario comercial de la bandeja. Si una campaña grande sigue enviándose cuando llega la hora de cierre de la bandeja, Waclis Inbox pausa la cola automáticamente y continúa enviando los mensajes restantes al día hábil siguiente.

Relación con el ecosistema Waclis

• Con el Agente de IA Capitán (desde plan Premium): Si prefieres que fuera de tu horario comercial los clientes no solo reciban un mensaje estático de "Estamos cerrados", sino que sean atendidos, asesorados y calificados las 24 horas, puedes asignar a Capitán IA en la pestaña Configuración del bot de la bandeja. Capitán responderá usando tus documentos y solo transferirá a humano los casos que requieran gestión al día siguiente.
• Con WaclisCAL: Dentro del texto de tu Mensaje no disponible para visitantes, una excelente práctica es incluir el enlace público de tu agenda de WaclisCAL (por ejemplo: "Mientras abrimos mañana a las 9:00 hs, puedes reservar tu turno directamente aquí: https://cal.waclis.com/tu-empresa").

Problemas frecuentes y cómo resolverlos

1. El mensaje automático fuera de horario se envía a las 3 de la tarde cuando el negocio está abierto

• Síntoma: Los clientes reciben el Mensaje no disponible para visitantes en pleno horario laboral.
• Causa probable: El selector Seleccione la zona horaria quedó en el valor por defecto (UTC) en lugar de la zona horaria de tu país, o invertiste accidentalmente AM y PM en la hora de cierre (por ejemplo, pusiste cierre 06:00 AM en vez de 06:00 PM).
• Cómo resolverlo: Ve a Ajustes → Entradas → [Bandeja] → Horarios, selecciona la zona horaria de tu ciudad, verifica que la hora de fin de la tarde esté en PM y pulsa Actualizar horarios.

2. Configuré los horarios en una bandeja pero mi segundo número de WhatsApp sigue sin enviar el mensaje fuera de hora

• Síntoma: Una bandeja respeta el horario comercial pero otra bandeja no lo aplica.
• Causa probable: Los horarios comerciales se guardan de forma individual en cada bandeja de entrada.
• Cómo resolverlo: Ingresa a Ajustes → Entradas, abre la configuración de la segunda bandeja, entra a su pestaña Horarios, activa Habilitar horario de atención y guarda.

3. El reporte de Tiempo de Primera Respuesta muestra promedios de muchas horas por los mensajes que entran de noche

• Síntoma: En Reportes → Conversaciones ves un promedio de primera respuesta de 8 o 10 horas porque los clientes escriben de madrugada.
• Causa probable: Estás visualizando el reporte en modo de horas corridas sin haber activado el filtro de horario hábil.
• Cómo resolverlo: Asegúrate de tener configurada la pestaña Horarios en tus bandejas y, dentro de Reportes → Conversaciones (o Agentes), activa el interruptor superior derecho Horario comercial.

Preguntas frecuentes

¿Si un cliente escribe tres mensajes seguidos fuera de horario, recibe tres veces el mensaje automático de "No disponible"?

No. Waclis Inbox envía el Mensaje no disponible para visitantes una sola vez al iniciarse la interacción fuera de turno para no saturar ni molestar al cliente con respuestas repetidas en cada renglón que escriba.

¿Qué diferencia hay entre el Horario comercial de la bandeja y el estado En línea / Desconectado de un agente?

El Horario comercial (Ajustes → Entradas → Horarios) define las horas de apertura de la empresa o canal frente al público, activa el mensaje fuera de turno y gobierna el reloj de SLA/Reportes. En cambio, el estado En línea / Ocupado / Desconectado (en el avatar del agente) indica si un operador individual está sentado frente a su pantalla en este momento para recibir auto-asignaciones.

¿Puedo poner horarios distintos para los sábados (por ejemplo solo medio día sin horario de almuerzo)?

Sí. Cada fila de la tabla Establecer sus horas semanales es independiente: puedes configurar de lunes a viernes de 09:00 AM a 06:00 PM con Agregar horario de almuerzo marcado, el sábado de 09:00 AM a 01:00 PM sin almuerzo, y el domingo desmarcado (cerrado).

¿En el Widget de chat web el visitante ve visualmente si estamos en horario de atención?

Sí. En el Widget de chat web (Sitio Web), el encabezado del chat muestra a los visitantes si el equipo se encuentra disponible o fuera del horario comercial configurado, además de disparar el mensaje automático.

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