Solución: El turno seleccionado en el chat de WhatsApp ya fue ocupado (Conflicto de horario)

Comprende qué ocurre cuando dos clientes intentan reservar el mismo horario simultáneamente en WhatsApp o por la web, cómo actúa la protección contra colisiones de WaclisCAL y cómo responder con rapidez.

1. Síntoma

Un cliente conversa por WhatsApp con el Agente de IA Capitan o con un operador humano y solicita un horario propuesto minutos antes, pero al intentar confirmar, el sistema le responde:

"El turno seleccionado ya no se encuentra disponible porque acaba de ser reservado. Te ofrezco las siguientes alternativas libres..."

2. Causas probables

Este mensaje no es un error de la plataforma, sino el funcionamiento del motor de protección contra colisiones atómicas de WaclisCAL:

1. Reserva concurrente: Otro usuario reservó ese mismo horario a través de la página web pública o desde otra conversación de chat segundos antes.
2. Demora del cliente en responder: Capitan propuso el horario hace varias horas y en ese lapso el espacio fue tomado por otro cliente.
3. Bloqueo manual en Google Calendar: El anfitrión agregó un compromiso personal en su calendario en ese mismo intervalo.

3. Comprobaciones previas

1. Abre tu panel de Reservas en WaclisCAL y revisa quién es el titular de la cita que ocupa ese horario.
2. Comprueba la marca de tiempo de la reserva existente para constatar cuándo fue confirmada.
3. Revisa la conversación de WhatsApp para ver cuánto tiempo transcurrió entre la propuesta de Capitan y la confirmación del cliente.

4. Solución paso a paso

Paso 1: Deja que Capitan ofrezca alternativas automáticas

1. Si el cliente está hablando con el Agente de IA Capitan, no es necesario que intervengas manualmente.
2. Capitan detecta el conflicto atómico y de inmediato redacta una respuesta cordial ofreciendo los siguientes 2 horarios libres más cercanos (ejemplo: "Uy, justo acaban de tomar ese horario de las 15:00 hs. ¿Te queda bien a las 15:45 hs o a las 16:30 hs?").
3. En más del 90% de los casos, el cliente selecciona una de las nuevas opciones en el siguiente mensaje.

Paso 2: Resolución manual si atiende un operador humano

1. Si un operador de tu equipo está atendiendo el chat y el panel lateral de WaclisCAL arroja el aviso de horario ocupado:

- No canceles la conversación.

- Revisa en el panel lateral los horarios libres inmediatos.

- Escríbele al cliente con empatía: "Mariana, justo se acaba de confirmar el turno de las 15:00 hs con otro paciente. Para no dejarte sin atención, tengo libre a las 15:30 hs o a las 16:15 hs. ¿Cuál de los dos te reservo?".

- Agenda la nueva opción elegida en la barra lateral.

Paso 3: Reduce la probabilidad de colisiones con descansos (Buffers)

1. Si tu negocio tiene altísima demanda y ocurren colisiones frecuentes, ve a Tipos de Evento y abre el servicio.
2. En la pestaña Límites y Descansos, agrega al menos 10 minutos de buffer después de cada evento.
3. Los descansos distribuyen la demanda de forma más escalonada a lo largo del día.

5. Cómo verificar que quedó resuelto

1. Comprueba en el panel de Reservas que la cita alternativa elegida por el cliente quede en estado ACCEPTED.
2. Verifica que el cliente haya recibido su confirmación oficial por WhatsApp con el nuevo horario definitivo.

6. Cuándo escalar el problema

Si el sistema reporta conflicto de horario pero en tu calendario de WaclisCAL y en Google Calendar el espacio aparece totalmente vacío:

• Consulta la guía Solución: Un cliente canceló pero el horario sigue apareciendo como ocupado.
• Comprueba si existe una reserva en estado "Pendiente de aprobación" que esté reteniendo el horario.
• Si persiste la anomalía, escala el caso al soporte técnico de Waclis con la fecha y hora exacta del conflicto.

7. Artículos relacionados

• Seguridad en reservas por chat: Cómo se garantiza la asignación del horario sin colisiones
• Cómo ofrece horarios Capitan: Opciones claras y lenguaje familiar sin tecnicismos
• Solución: Un cliente canceló pero el horario sigue apareciendo como ocupado