Vistas inteligentes, filtros y gestión eficiente de la bandeja

• Categoría: Atención y conversaciones
• Disponibilidad: Incluido en todos los planes (Estándar, Premium y Evolución)
• Tiempo estimado de lectura: 9 minutos
• Rol necesario: Cualquier usuario (Administrador o Agente)

Cuando tu empresa recibe decenas o cientos de mensajes diarios por WhatsApp, Instagram, correo y chat web, el secreto para que ningún cliente quede sin respuesta está en dominar las vistas inteligentes del menú lateral, las pestañas de asignación (Mías, Sin asignar, Todos), el ordenamiento de bandeja, el motor de filtros multicriterio (Filtrar conversaciones) con guardado de carpetas personalizadas y la vista de tabla expandida (Cambiar el diseño) de Waclis Inbox.

¿Qué puedes hacer y cuándo te sirve?

Organizar y filtrar tu bandeja te permite transformar una cola caótica de mensajes en flujos de trabajo limpios según tu función:

1. Atención enfocada para vendedores y operadores: Un agente trabaja todo el día sobre su pestaña Mías y revisa periódicamente la vista lateral Menciones (para responder consultas internas de compañeros) y Mensajes no leídos.
2. Rescate inmediato de clientes en espera: Un supervisor abre la vista Desatendido y ordena la lista por Esperando respuesta desde para detectar en 5 segundos qué conversaciones llevan más tiempo sin primera respuesta o esperando atención humana.
3. Creación de carpetas operativas a medida: Puedes combinar múltiples condiciones en el modal Filtrar conversaciones (por ejemplo: Estado = Abiertas Y Etiquetas = reclamo-envio Y Prioridad = Urgente) y guardar esa búsqueda como una carpeta fija en tu barra lateral izquierda para abrirla con un solo clic cada mañana.

Antes de comenzar

• Para visualizar conversaciones dentro de Todas las conversaciones o bajo un canal específico de Canales, tu usuario debe estar asignado como colaborador de esa bandeja en Ajustes → Entradas → Colaboradores.
• Si tu empresa utiliza Roles personalizados (Ajustes → Roles), el alcance de lo que ves en la pestaña Todos o Sin asignar dependerá de los permisos de visibilidad otorgados a tu rol.

Paso a paso en Waclis Inbox

Paso 1: Navegar por los 8 submenús de Conversaciones en la barra lateral izquierda

Haz clic sobre Conversaciones en la barra de navegación izquierda para desplegar sus vistas inteligentes preconfiguradas:

1. Todas las conversaciones: Muestra el flujo general de conversaciones de todas las bandejas a las que tienes acceso.
2. Menciones: Filtra exclusivamente las conversaciones donde un compañero te etiquetó con @nombre dentro de una Nota privada.
3. Participar: Reúne todas las conversaciones en las que figuras como participante/observador en el acordeón Participantes de la conversación, aunque otro agente sea el responsable titular.
4. Grupos: Aísla las conversaciones grupales de WhatsApp para que no se mezclen con los chats individuales 1 a 1. (Disponible desde el plan Premium en bandejas de WhatsApp por código QR).
5. Mensajes no leídos: Muestra únicamente los hilos que tienen mensajes entrantes pendientes de lectura.
6. Desatendido: Filtra las conversaciones abiertas que aún no han recibido su primera respuesta o que están esperando respuesta de un agente humano.
7. Canales: Despliega la lista de tus bandejas activas (por ejemplo, WhatsApp Ventas, Instagram Oficial, Correo Soporte) para ver solo los chats de ese canal.
8. Etiquetas: Despliega las etiquetas de tu cuenta con su color distintivo para filtrar en un clic todos los chats que tengan esa etiqueta.

Paso 2: Segmentar por titularidad con las pestañas Mías, Sin asignar y Todos

En la parte superior de la segunda columna (Conversaciones), utiliza las tres pestañas con contadores en tiempo real:

1. Haz clic en Mías para ver únicamente los chats donde tú eres el Agente asignado.
2. Haz clic en Sin asignar para ver la cola de conversaciones libres que aún no tienen un agente responsable y tomar nuevos casos.
3. Haz clic en Todos para supervisar tanto tus conversaciones como las asignadas a tus compañeros y las no asignadas.

• Confirmación visual: El número junto a cada pestaña se actualiza en vivo a medida que ingresan, se asignan o se resuelven conversaciones.

Paso 3: Filtrar por Estado y cambiar el criterio de Ordenamiento (↑↓)

1. En la cabecera de la columna Conversaciones, haz clic en el botón con icono de flechas verticales (↑↓).
2. En el selector Estado (que por defecto muestra Abiertas), elige qué estado deseas inspeccionar: Abiertas, Pendientes, Pospuestas, Resueltas o Todos.
3. En el selector Ordenar por (que por defecto muestra Última actividad), selecciona el orden deseado: Última actividad, Fecha de creación, Prioridad o Esperando respuesta desde.

Paso 4: Crear filtros avanzados en Filtrar conversaciones y guardar Carpetas personalizadas

Cuando necesites cruzar varios criterios a la vez:

1. En la cabecera de Conversaciones, haz clic en el icono de embudo (Filtrar conversaciones).
2. Se abrirá el modal Filtrar conversaciones con una primera fila por defecto (Estado — Igual a — Abiertas).
3. Haz clic en + Añadir filtro, selecciona el conector lógico (Y u O) y elige entre los criterios disponibles (como Estado, Nombre del agente, Nombre de la bandeja de entrada, Equipo, Identificador de conversación, Etiquetas, Campaña, Fecha de creación, Última actividad, Prioridad o Atributos personalizados).
4. Selecciona el operador (Igual a, No es igual a, Presente, No está presente) y el valor buscado, y pulsa el botón rosa Aplicar filtros.
5. Guardar como Carpeta (Vista personalizada): Una vez aplicado el filtro, aparecerá en la cabecera de la lista la opción Guardar filtro. Haz clic allí, asígnale un nombre claro (por ejemplo, Mayoristas Urgentes) y confírmalo. La carpeta aparecerá de forma permanente en tu barra lateral izquierda para abrirla en 1 clic.
6. Cuando quieras volver a la vista normal, abre el icono de embudo y haz clic en Borrar filtros.

Paso 5: Activar la vista de tabla expandida (Cambiar el diseño) para auditoría y acciones masivas

1. En la cabecera de la columna Conversaciones, haz clic en el tercer icono situado a la derecha de las flechas de ordenamiento (Cambiar el diseño).
2. La lista de conversaciones se expandirá ocupando todo el ancho de la pantalla en formato de tabla estructurada, mostrando en cada fila una casilla de verificación (checkbox) permanente a la izquierda, el contacto, el último mensaje, las etiquetas, la bandeja, el agente asignado y las fechas.
3. Marca varias filas usando los checkboxes para desplegar la barra superior de Acciones masivas (cambiar estado, asignar agente/equipo o etiquetar en bloque).
4. Haz clic nuevamente en Cambiar el diseño para regresar al diseño dividido de 3 columnas.

Qué significa cada vista y criterio de ordenamiento

Otras formas de hacerlo y atajos rápidos

• Rotar entre Mías, Sin asignar y Todos con el teclado: Presiona Alt + N (Mover a la siguiente pestaña en la lista de conversaciones) para cambiar de pestaña al instante sin tocar el mouse.
• Subir y bajar por las tarjetas de la bandeja: Utiliza Alt + J y Alt + K para desplazarte de una conversación a otra dentro de la lista filtrada.
• Fijar conversaciones críticas arriba de todo (Fijar conversación): Haz clic derecho sobre cualquier tarjeta de conversación y selecciona Fijar conversación. Esa conversación quedará anclada en la parte superior de tu bandeja con un icono de chincheta sin importar cómo se mueva el resto de la lista.

Cómo combinarlo con otras funciones de Waclis Inbox

• Carpetas personalizadas + Reglas de Automatización (Ajustes → Automatización): Crea una regla automática que etiquete como vip y ponga prioridad Alta a los contactos con determinado atributo, y guarda una carpeta filtrada por esa etiqueta para que tu equipo comercial tenga una bandeja exclusiva de oportunidades prioritarias.
• Vista Desatendido + Políticas de SLA (Ajustes → SLA): Si cuentas con el plan Premium o Evolución, combina la vista Desatendido ordenada por Esperando respuesta desde con tus políticas de SLA para resolver primero los chats que están próximos a vencer su tiempo de primera respuesta (FRT).

Relación con el ecosistema Waclis

Las vistas y filtros de Waclis Inbox aprovechan directamente la información inyectada por las demás aplicaciones de Waclis:

• Si integras tus campañas salientes mediante la API REST de Waclis Inbox, puedes abrir Filtrar conversaciones y filtrar por las etiquetas o atributos personalizados que hayas definido para organizar en una carpeta a los prospectos que respondieron.
• Si tienes conectadas varias bandejas de WhatsApp (por ejemplo, una vinculada a tu Tienda Waclis y otra vinculada a WaclisPOS o WaclisCAL), el submenú Canales te permite separar la atención de tienda online, mostrador y turnos en un solo clic.

Problemas frecuentes y cómo resolverlos

1. Las conversaciones se mueven de lugar en la lista mientras intento hacer clic o leerlas

• Síntoma: En horas pico, cuando entran muchos mensajes por segundo, las tarjetas de la columna izquierda saltan constantemente hacia arriba.
• Causa probable: El criterio Ordenar por está en su valor predeterminado (Última actividad), lo que reordena la fila cada vez que entra un mensaje nuevo.
• Cómo resolverlo: Haz clic en el botón de flechas (↑↓) en la cabecera de Conversaciones y cambia Ordenar por a Fecha de creación o Esperando respuesta desde. Así la cola se mantendrá estable mientras trabajas.

2. Busco en el menú las opciones "Participando", "No leídas" o "No atendidas" y no las encuentro con esos nombres

• Síntoma: Un usuario acostumbrado a otros sistemas busca esos términos en la barra lateral izquierda.
• Causa probable: En la interfaz oficial en español de Waclis Inbox, los nombres exactos de esos tres submenús debajo de Conversaciones son Participar, Mensajes no leídos y Desatendido.
• Cómo resolverlo: Despliega Conversaciones en la barra lateral izquierda y haz clic directamente en Participar, Mensajes no leídos o Desatendido.

3. Entro a una bandeja o etiqueta y parece que desaparecieron todas las conversaciones abiertas

• Síntoma: La lista de conversaciones aparece vacía aunque sabes que hay chats activos.
• Causa probable: Quedó aplicado un filtro restrictivo en el icono de embudo (Filtrar conversaciones), o el selector Estado (en el icono ↑↓) quedó puesto en Pospuestas o Pendientes, o estás parado en la pestaña Mías y los chats están en Sin asignar.
• Cómo resolverlo: Haz clic en el icono de embudo y pulsa Borrar filtros; luego verifica en el botón ↑↓ que Estado diga Abiertas y haz clic en la pestaña Todos.

Preguntas frecuentes

¿Por qué no aparece una etiqueta nueva debajo del submenú Etiquetas de la barra lateral?

Para mantener limpia la barra lateral, en Ajustes → Etiquetas cada etiqueta tiene una casilla llamada Mostrar en la barra lateral. Si una etiqueta no aparece en el menú izquierdo, edítala en Ajustes → Etiquetas y activa esa casilla.

¿Las carpetas personalizadas que guardo con Guardar filtro las ven todos mis compañeros o son personales?

Las carpetas creadas mediante Guardar filtro se almacenan como vistas personalizadas de tu usuario para que puedas armar tu propio panel de control sin saturar la barra lateral del resto del equipo.

¿Cómo selecciono varias conversaciones a la vez si estoy en el diseño normal de 3 columnas?

En el diseño de 3 columnas no necesitas cambiar de vista: simplemente acerca el puntero del mouse sobre el círculo del avatar del contacto en cualquier tarjeta de la lista y se transformará en una casilla de verificación (checkbox). También puedes pulsar Cambiar el diseño si prefieres ver la columna de checkboxes fija en formato tabla.

¿Qué diferencia hay entre la vista Mensajes no leídos y Desatendido?

Mensajes no leídos muestra conversaciones donde ningún agente ha abierto aún los últimos mensajes recibidos. En cambio, Desatendido incluye también aquellas conversaciones donde un agente abrió y leyó el chat en pantalla, pero todavía no le ha enviado una respuesta al cliente.

Artículos relacionados

• Colabora con tu equipo: notas privadas, menciones @ y derivación de chats
• Diagnóstico: El agente reporta que la bandeja de entrada está vacía o no ve los chats
• Ciclo de vida de la conversación: estados, prioridades y resolución
• Búsqueda global, buscador interno de mensajes con filtro de fechas, menú contextual y atajos de teclado (Cmd/Ctrl + K)