Base de conocimiento de Capitan: carga de PDFs y RAG semántico

• Categoría: Agente de IA Capitan
• Disponibilidad: Planes Premium y Evolución
• Tiempo estimado de configuración: 20 minutos
• Rol necesario: Administrador

La precisión del Agente de IA Capitán depende directamente de la calidad de la información corporativa con la que lo alimentas. En lugar de responder con suposiciones genéricas, Capitán utiliza una arquitectura de Generación Aumentada por Recuperación (RAG semántico) que combina dos repositorios nativos en Waclis Inbox: Documentos (archivos PDF y páginas web públicas) y Preguntas frecuentes (pares curados de pregunta y respuesta). En esta guía aprenderás a cargar manuales y catálogos, comprender cómo el motor vectoriza tu contenido y administrar el flujo de aprobación de preguntas frecuentes.

Qué puedes hacer

Desde los módulos Capitán → Documentos y Capitán → Preguntas frecuentes puedes construir y auditar toda la memoria documental de tu empresa:

• Ingestar archivos PDF de hasta 10 MB y páginas web públicas: Subes catálogos de productos, reglamentos de cambios, listas de sucursales o condiciones de garantía en formato PDF, o bien ingresas la URL pública de una página de tu sitio web para que el sistema extraiga su contenido automáticamente.
• Procesar y vectorizar contenido con modelos dedicados: Cada archivo PDF es analizado por el modelo Lector PDF configurado para preservar la jerarquía de títulos, párrafos y tablas, y luego es fragmentado y transformado en vectores matemáticos mediante el motor de Embeddings configurado para búsquedas por significado.
• Crear y curar Preguntas frecuentes (FAQs) de alta prioridad: Redactas manualmente respuestas oficiales exactas para las dudas más repetitivas de tus clientes o revisas las preguntas frecuentes extraídas automáticamente por Capitán desde tus documentos y conversaciones resueltas.
• Moderar el conocimiento con estados Pendiente y Aprobado: Filtras tus preguntas frecuentes por estado o palabra clave y utilizas las acciones de selección masiva (Aprobar o Eliminar) para garantizar que el asistente solo utilice información revisada por un administrador.

Cuándo conviene usarla

Debes alimentar y actualizar la base de conocimiento de Capitán cuando tu operación requiere:

• Responder consultas técnicas o comerciales con datos exactos: Cuando los clientes preguntan por medidas, compatibilidades de repuestos, requisitos de contratación, plazos de entrega por zona o políticas de devolución que están detalladas en tus manuales internos.
• Acelerar el entrenamiento inicial sin redactar cientos de reglas: Al subir tus documentos PDF vigentes, Capitán indexa el contenido en minutos y además genera automáticamente sugerencias de preguntas frecuentes derivadas del texto.
• Capturar el conocimiento experto de tus mejores vendedores: Al activar el aprendizaje desde conversaciones resueltas, las respuestas reales que tus operadores humanos redactan ante casos nuevos se convierten en borradores de FAQs listos para que los apruebes con un clic.

Disponibilidad por plan

La capacidad de almacenamiento de documentos y el volumen de respuestas con búsqueda semántica varían según tu plan:

Requisitos previos

Antes de cargar archivos o aprobar preguntas frecuentes en Waclis Inbox, asegúrate de cumplir estos puntos:

• Tener configurado un asistente en Capitán → Configuración dentro de una cuenta con Plan Premium o Plan Evolución.
• Verificar que tus archivos PDF tengan un peso máximo de 10 MB y contengan texto seleccionable o tablas legibles (evita subir fotos borrosas o escaneos de baja resolución sin texto reconocible).
• Si vas a importar contenido mediante URL, comprobar que la página web sea de acceso público (sin requerir inicio de sesión ni bloqueos por contraseña).

Cómo funciona en Waclis Inbox paso a paso

Paso 1: Subir archivos PDF o URLs públicas en Documentos

1. En el menú lateral izquierdo de Waclis Inbox, ingresa a Capitán y selecciona la sección Documentos.
2. Haz clic en el botón + Añadir documento situado en la esquina superior derecha.
3. En la ventana modal de carga, define el Título descriptivo del recurso (por ejemplo, Política de Envíos y Cambios 2026 o Catálogo Línea Industrial) y elige el método de ingesta:

• Opción A — Por archivo PDF: selecciona desde tu equipo un archivo .pdf de hasta 10 MB. El motor Lector PDF leerá la estructura del documento y extraerá el contenido textual.
• Opción B — Por URL pública: pega la dirección web completa (https://...) de tu página institucional, artículo o listado de condiciones.

1. Pulsa Crear / Subir. El documento pasará a procesamiento y, en pocos segundos, sus fragmentos quedarán vectorizados automáticamente y disponibles para el buscador semántico de Capitán.

Paso 2: Comprender cómo opera el RAG semántico al recibir una consulta

1. Cuando un cliente envía un mensaje (por ejemplo, "¿Cuánto demora el despacho al interior y qué pasa si el talle no me va?"), el Generador de consultas de Capitán interpreta la intención real aunque el usuario no use las palabras exactas de tu manual.
2. El sistema transforma la consulta en un vector mediante el motor de Embeddings configurado y busca en milisegundos los fragmentos más relevantes dentro de tus Documentos y Preguntas frecuentes con estado Aprobado.
3. El modelo del Asistente recibe únicamente esos fragmentos verificados junto con tus Pautas de respuesta y redacta una contestación natural, precisa y —si activaste Incluir citas de fuentes en las respuestas— respaldada por la fuente documental correspondiente.

Paso 3: Crear manualmente una Pregunta frecuente prioritaria

1. En el menú lateral de Capitán, haz clic en Preguntas frecuentes.
2. Pulsa el botón + Crear pregunta frecuente en la parte superior derecha.
3. En el campo Pregunta, escribe la consulta representativa tal como suelen formularla tus clientes (por ejemplo, "¿Cuáles son los medios de pago y financiación disponibles?").
4. En el campo Respuesta, redacta la contestación oficial completa y exacta que deseas que Capitán utilice como referencia prioritaria, y guarda el registro. Las preguntas creadas manualmente por un administrador quedan listas en estado Aprobado.

Paso 4: Revisar y aprobar masivamente las FAQs generadas por IA

1. Si tienes activa la característica Generar preguntas frecuentes a partir de conversaciones resueltas en Capitán → Configuración, o tras procesar nuevos documentos en Capitán → Documentos, el sistema generará sugerencias automáticas en estado Pendiente.
2. Ingresa a Capitán → Preguntas frecuentes y utiliza el filtro superior de Estado seleccionando Pendiente, o emplea el cuadro de Búsqueda para localizar temas específicos.
3. Revisa la calidad de los pares propuestos. Puedes editar individualmente cualquier pregunta o respuesta haciendo clic en el icono de edición si deseas ajustar un dato.
4. Marca las casillas de verificación a la izquierda de las filas validadas para activar la barra de selección masiva y haz clic en Aprobar para incorporarlas inmediatamente al motor RAG, o en Eliminar para descartar las sugerencias irrelevantes.

Opciones y configuraciones disponibles

Alternativas y cuándo elegir cada una

Dentro del ecosistema de conocimiento de Capitán, cada formato cumple un rol específico:

Cómo se combina con otras funciones

• Copilot en el ReplyBox para agentes humanos: Todo documento PDF y toda FAQ aprobada en Capitán quedan automáticamente a disposición del panel Copilot de tus operadores. Un agente humano puede preguntarle internamente a Copilot "¿Qué dice el PDF de garantías sobre motores trifásicos?" y obtener la respuesta exacta antes de contestarle al cliente.
• Capitán > Playground: Inmediatamente después de subir un PDF o aprobar un lote de FAQs, puedes abrir el Playground y realizar preguntas sobre ese material para verificar que los fragmentos se recuperan correctamente.
• Incluir citas de fuentes en las respuestas: Al activar esta casilla en Capitán → Configuración → Características, puedes auditar de qué documento o FAQ provino cada dato utilizado por el asistente.

Relación con otros productos Waclis

• Funciones nativas de Waclis Inbox: El almacenamiento de PDFs, la extracción de PDFs, la indexación vectorial semántica y el flujo de moderación de Preguntas frecuentes son capacidades 100 % nativas de Waclis Inbox.
• Diferencia frente a datos transaccionales de Waclis Tienda y Waclis Factur: No subas archivos PDF con el estado de pedidos diarios ni facturas individuales de clientes en Capitán → Documentos, ya que esos documentos son globales para todo el asistente. Para información transaccional en vivo de Waclis Tienda, Waclis Factur o WaclisCAL, utiliza la ficha contextual o las Herramientas HTTP a través de Waclis Connect.

Buenas prácticas

Errores frecuentes y solución de problemas

Preguntas frecuentes

¿Las preguntas frecuentes en estado Pendiente son visibles para los clientes?

No. Ninguna pregunta frecuente en estado Pendiente es utilizada por el motor RAG para responder en los canales de atención. Solo pasan a formar parte del conocimiento activo cuando un administrador las cambia a estado Aprobado.

¿Qué diferencia hay entre subir un PDF en Documentos y cargar pares en Preguntas frecuentes?

Los Documentos están pensados para textos extensos (manuales, políticas, catálogos) que el sistema divide y vectoriza automáticamente. Las Preguntas frecuentes son pares cortos y directos (Pregunta + Respuesta) ideales para fijar respuestas exactas a dudas puntuales de alta repetición.

¿Cómo genera Capitán nuevas preguntas frecuentes de forma automática?

A través de dos vías: al procesar los documentos que subes en Capitán → Documentos y, si activaste Generar preguntas frecuentes a partir de conversaciones resueltas en Capitán → Configuración, analizando las respuestas exitosas que dieron tus agentes humanos al cerrar una conversación.

¿Cuántos documentos puedo mantener activos al mismo tiempo?

El Plan Premium incluye hasta 25 documentos activos y el Plan Evolución incluye hasta 100 documentos activos de hasta 10 MB cada uno. Las Preguntas frecuentes asociadas no descuentan del cupo de documentos PDF.

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