Cómo conectar WhatsApp mediante código QR (Conexión rápida)

• Categoría: Canales y bandejas de entrada
• Disponibilidad: Incluido en todos los planes (Estándar, Premium y Evolución)
• Tiempo estimado de configuración: 3 minutos
• Rol necesario: Administrador

La conexión de WhatsApp mediante código QR (Conexión rápida) te permite vincular en pocos minutos cualquier línea de WhatsApp o WhatsApp Business que ya utilices en un teléfono móvil para que todo tu equipo de agentes atienda de forma simultánea desde Waclis Inbox. En este tutorial aprenderás el recorrido exacto en pantalla: cómo crear la bandeja eligiendo la tarjeta Waha, cómo asignar a tus colaboradores y cómo ingresar a la pestaña Configuración de sesión para vincular tu dispositivo mediante código QR o mediante un código de emparejamiento de 8 caracteres.

1. ¿Qué puedes hacer y cuándo te sirve?

Vincular tu número mediante código QR resulta ideal cuando necesitas agilidad operativa inmediata sin trámites previos en Meta Business Suite:

• Centralizar el teléfono de ventas en múltiples computadoras: Si hoy tienes uno o dos teléfonos físicos pasando de mano en mano entre vendedores, puedes vincular la línea a Waclis Inbox para que cada asesor responda desde su propio usuario con trazabilidad de quién envió cada mensaje.
• Continuar conversaciones e iniciar contactos directos desde la sesión vinculada: A diferencia de la API Oficial de Meta, la conexión por código QR te permite retomar conversaciones con clientes que escribieron hace varios días o iniciar un contacto comercial nuevo usando texto libre, notas de voz o archivos adjuntos en cualquier momento.
• Conectar sin cámara usando el código de emparejamiento: Si el teléfono físico lo tiene el dueño de la empresa en otra oficina o la cámara del celular está dañada, puedes generar un código alfanumérico de 8 caracteres en Waclis Inbox y dictárselo para que lo ingrese en su aplicación de WhatsApp.

2. Antes de comenzar (Requisitos previos)

Antes de iniciar el Paso 1, verifica que cuentas con los siguientes elementos:

1. Perfil de Administrador en Waclis Inbox: Solo los usuarios con rol Administrador ven el menú Ajustes → Entradas y pueden dar de alta nuevos canales.
2. Teléfono móvil con WhatsApp activo: Debes tener acceso al celular donde funciona la línea (WhatsApp Messenger o WhatsApp Business) con conexión a internet estable.
3. Cupo libre en "Dispositivos vinculados": WhatsApp permite hasta 4 dispositivos vinculados por línea móvil. Abre WhatsApp en tu celular, entra a Dispositivos vinculados y comprueba que tienes al menos un lugar disponible.
4. Número telefónico en formato internacional (+E.164): Ten anotado tu número completo con el signo +, el código de país y el código de área sin espacios ni guiones (por ejemplo, +5491123456789 en Argentina, +5215512345678 en México o +34600123456 en España).

3. Paso a paso en Waclis Inbox

Paso 1: Abrir el asistente de bandejas de entrada y elegir Waha

1. En la barra lateral izquierda de Waclis Inbox, haz clic en Ajustes (icono de engranaje) y selecciona Entradas.
2. En la esquina superior derecha de la pantalla Entradas, haz clic en el botón + Añadir bandeja de entrada.
3. Se abrirá el asistente de 4 pasos (1. Elegir canal). En la cuadrícula de canales, haz clic sobre la tarjeta WhatsApp (Atiende a tus clientes en WhatsApp).
4. El asistente avanzará al paso 2. Crear bandeja de entrada y te mostrará las opciones de proveedor. Haz clic sobre la tarjeta Waha (que muestra la etiqueta Beta y la descripción "Conectar mediante la API de Waha").

Paso 2: Completar el nombre y el número de teléfono

Al seleccionar Waha, verás un formulario simple con dos campos obligatorios:

1. Nombre de la bandeja de entrada: Escribe un nombre identificatorio para tu equipo utilizando únicamente letras, números, guiones (-) o guiones bajos (cursiva con guiones bajos), por ejemplo: WhatsApp-Ventas o Atencion-Principal.
2. Número de teléfono: Ingresa el número exacto de la línea que vas a escanear en formato internacional +E.164 (incluyendo el signo + al inicio y sin espacios, como +5491123456789).
3. Haz clic en el botón Crear canal de WhatsApp.

Paso 3: Asignar los agentes a la bandeja

El asistente pasará automáticamente al paso 3. Añadir agentes:

1. En el selector desplegable Elegir agentes para la bandeja de entrada, selecciona a todos los agentes y administradores que atenderán este número.
2. Haz clic en el botón Añadir agentes.
3. Verás la pantalla de confirmación del paso 4. Voilà! con el título ¡Tu bandeja de entrada está lista! y dos botones: Más ajustes y Llévame allí.

Paso 4: Generar el código QR o el código de emparejamiento en Configuración de sesión

Para vincular efectivamente tu teléfono móvil con la bandeja recién creada:

1. En la pantalla ¡Tu bandeja de entrada está lista!, haz clic en el botón Más ajustes (también puedes llegar en cualquier momento desde Ajustes → Entradas haciendo clic en el icono de engranaje junto al nombre de tu bandeja WAHA).
2. En la barra superior de pestañas de la bandeja, haz clic en la pestaña Configuración de sesión.
3. Dentro del primer bloque llamado Gestión de sesiones, verás el indicador de estado de la sesión y dos métodos de vinculación. Elige el que prefieras:

Opción A — Vincular escaneando el código QR (Con cámara)

1. Haz clic en el botón Generar código QR.
2. Se mostrará en pantalla la imagen del código QR listo para escanear.
3. Abre WhatsApp en tu teléfono móvil, entra en Dispositivos vinculados → Vincular un dispositivo y apunta la cámara hacia el código QR en tu monitor.
4. En pocos segundos, el estado en Gestión de sesiones cambiará a color verde con la leyenda Operativo (o Conectado).

Opción B — Vincular mediante código de emparejamiento de 8 caracteres (Sin cámara)

1. Si no tienes el teléfono frente al monitor, haz clic en el botón Generar código de emparejamiento.
2. Waclis Inbox mostrará en pantalla un código único de 8 caracteres (por ejemplo, ABCD-1234).
3. En el teléfono móvil, entra a Dispositivos vinculados → Vincular un dispositivo y toca la opción inferior Vincular con el número de teléfono.
4. Escribe los 8 caracteres en el teléfono. Al confirmarse, la sesión pasará inmediatamente a estado Operativo.

4. Qué significa cada opción en Configuración de sesión (Waha)

La pestaña Configuración de sesión es tu centro de control técnico para mantener estable la línea conectada por código QR. Esta tabla detalla cada botón y sección disponible:

5. Otras formas de hacerlo y atajos rápidos

Una vez que tu bandeja WAHA está en estado Operativo, los mensajes entrantes aparecerán al instante en la sección Conversaciones. Para atender con máxima velocidad:

• Filtrar solo esta bandeja: En la barra lateral izquierda de conversaciones, despliega la sección Bandejas de entrada y haz clic sobre el nombre de tu canal de WhatsApp para ver únicamente los chats de esa línea.
• Insertar respuestas predefinidas con /: En el cuadro de escritura de cualquier chat de WhatsApp, escribe la barra / seguida del código corto (por ejemplo, /precios) para insertar textos completos e incluso archivos adjuntos en un segundo.
• Acciones rápidas con la Barra de comandos (Ctrl + K o Cmd + K): Presiona Ctrl + K (en Windows/Linux) o Cmd + K (en Mac) dentro de un chat para asignar la conversación a un compañero, cambiar la prioridad a Urgente, agregar una etiqueta o posponer el seguimiento sin usar el ratón.

6. Cómo combinarlo con otras funciones de Waclis Inbox

• Horarios de atención y mensaje fuera de oficina (Horarios): Dentro de los ajustes de tu bandeja de WhatsApp QR, abre la pestaña Horarios, activa Habilitar horario de atención, define tus días laborales (incluyendo la opción Agregar horario de almuerzo) y redacta el Mensaje no disponible para visitantes para responder automáticamente cuando te escriban de noche o el fin de semana.
• Asignación automática equitativa (Colaboradores): En la pestaña Colaboradores, activa Activar asignación automática y define un Límite de asignación automática para que Waclis Inbox reparta los nuevos chats de WhatsApp únicamente entre los agentes que estén conectados en línea.
• Campañas con Spintax (Campañas → WhatsApp): Al ser una bandeja conectada mediante Waha, podrás lanzar campañas salientes utilizando variaciones Spintax ({Hola|Buenas}) e intervalos aleatorios entre mensajes sin depender de plantillas de Meta (ver Campañas masivas de WhatsApp con Spintax, rotación multi-inbox y reportes CSV).

7. Relación con el ecosistema Waclis

Tu bandeja de WhatsApp conectada mediante código QR queda habilitada de inmediato para interactuar con las demás soluciones de Waclis:

• Waclis (Tienda / Carrito Cotizador): Los pedidos que tus clientes confirman en tu catálogo online ingresan al WhatsApp conectado para que tu equipo cierre la venta desde Waclis Inbox.
• WaclisPOS y Waclis Factur: Puedes compartir en el chat de WhatsApp los presupuestos en PDF generados en WaclisPOS o los comprobantes fiscales emitidos en Waclis Factur (o integrarlos mediante API REST / Aplicaciones del panel si se configura).
• Waclis Reach: Puedes usar esta línea para secuencias comerciales salientes; cuando el cliente contesta en Waclis Inbox, puedes notificar la respuesta mediante un Webhook de mensaje creado para que tu vendedor tome el control.

8. Problemas frecuentes y cómo resolverlos

8.1 Al escribir el nombre de la bandeja el formulario no me deja continuar

• Síntoma: El botón Crear canal de WhatsApp muestra un error de validación en el campo Nombre de la bandeja de entrada.
• Causa probable: El formulario inicial del proveedor Waha exige que el nombre contenga únicamente letras, números, guiones medios (-) o guiones bajos (cursiva con guiones bajos), sin espacios ni caracteres especiales.
• Cómo resolverlo: Escribe el nombre como WhatsApp-Comercial al crear el canal. Si luego deseas que tenga espacios, podrás editarlo desde la pestaña Ajustes de la bandeja una vez creada.

8.2 El código QR no aparece al terminar los 4 pasos del asistente

• Síntoma: Completaste el asistente hasta la pantalla ¡Tu bandeja de entrada está lista!, pero nunca viste un código QR.
• Causa probable: En Waclis Inbox, el alta del canal y el inicio de la sesión están separados para que puedas configurar primero a los agentes y el proxy si lo necesitas.
• Cómo resolverlo: Haz clic en el botón Más ajustes (o entra a Ajustes → Entradas → icono de engranaje de la bandeja), selecciona la pestaña Configuración de sesión y pulsa Generar código QR.

8.3 La sesión aparece como Fallido o Detenido y no recibe mensajes

• Síntoma: Los clientes escriben al WhatsApp y los mensajes se ven en el teléfono móvil, pero no ingresan a Waclis Inbox.
• Causa probable: Se cerró la sesión desde Dispositivos vinculados en el celular, el teléfono estuvo apagado muchos días o la sesión multidispositivo expiró.
• Cómo resolverlo: Entra a Ajustes → Entradas → [Tu bandeja] → Configuración de sesión. En Gestión de sesiones, haz clic primero en Recrear sesión, espera unos segundos y luego haz clic en Generar código QR para volver a escanearlo. Finalmente, usa Sincronización global de mensajes (Últimas 24 horas) para recuperar los chats que entraron mientras estuvo desconectado.

8.4 Empiezan a entrar estados de contactos o mensajes de grupos familiares a la bandeja

• Síntoma: Aparecen conversaciones nuevas en Waclis Inbox cada vez que un contacto sube un estado o alguien habla en un grupo.
• Causa probable: Alguien activó los interruptores de la sección Chats dentro de Configuración de sesión.
• Cómo resolverlo: Ve a la pestaña Configuración de sesión de la bandeja, baja hasta la sección Chats y coloca en posición Off los interruptores Status, Groups, Channels y Broadcast.

9. Preguntas frecuentes (FAQ)

¿El teléfono celular tiene que quedar prendido con la pantalla encendida todo el día?

No hace falta que tenga la pantalla encendida ni la aplicación abierta en primer plano. Gracias a la tecnología multidispositivo de WhatsApp, los agentes pueden seguir atendiendo en Waclis Inbox incluso si el teléfono se queda temporalmente sin batería; sin embargo, la sesión depende del dispositivo principal vinculado y WhatsApp cierra automáticamente las sesiones si el teléfono permanece desconectado de internet durante un período prolongado.

¿Puedo conectar un número que tenga WhatsApp Messenger común (no Business)?

Sí. El conector Waha funciona tanto con la aplicación estándar de WhatsApp Messenger como con la aplicación WhatsApp Business.

¿Si pulso Recrear sesión se borran las conversaciones o etiquetas que ya tenía en Waclis Inbox?

No. Recrear sesión únicamente reinicia el puente técnico de conexión con el teléfono para generar un código QR limpio. Todo tu historial de conversaciones, notas privadas, etiquetas y contactos permanece intacto en Waclis Inbox.

¿Cuándo me conviene configurar un Proxy en la pestaña Configuración de sesión?

La sección Proxy permite configurar un proxy cuando tu infraestructura lo requiera. Déjala vacía salvo que tu implementación necesite uno y cuentes con los datos provistos por tu administrador.

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