Cómo conectar y gestionar bandejas de Correo Electrónico (IMAP/SMTP y OAuth)

• Categoría: Canales y bandejas de entrada
• Disponibilidad: Incluido en todos los planes (Estándar, Premium y Evolución)
• Tiempo estimado de configuración: 5 a 10 minutos
• Rol necesario: Administrador

Conectar una bandeja de Correo Electrónico en Waclis Inbox permite a tu equipo atender casillas compartidas de atención al cliente, soporte técnico o administración (como soporte@tuempresa.com o ventas@tuempresa.com) en el mismo espacio colaborativo donde gestionan WhatsApp y el Chat Web. En esta guía aprenderás a utilizar los tres conectores reales de la plataforma (Google mediante OAuth 2.0 con su pestaña de diagnóstico en vivo Conexión, Microsoft para entornos Office 365 y Otros proveedores mediante reenvío o configuración manual IMAP 993 SSL / SMTP 587 o 465), además de comprender cómo se complementa este canal con WaclisMAIL.

1. ¿Qué puedes hacer y cuándo te sirve?

Transformar una casilla de correo grupal en una bandeja de entrada dentro de Waclis Inbox elimina el caos de múltiples empleados entrando al mismo webmail sin saber quién respondió cada mensaje:

• Mesa de ayuda y soporte técnico por correo (soporte@, reclamos@): Cada correo entrante se convierte en una conversación numerada que puede asignarse a un agente específico, etiquetarse, medirse con políticas de SLA y comentarse internamente con Notas privadas y menciones @ antes de enviar la respuesta oficial al cliente.
• Conexión en un clic con Google Workspace / Gmail (Google OAuth): Vincula tu cuenta de Gmail corporativa sin generar contraseñas de aplicación manuales y supervisa en tiempo real el estado de recepción (IMAP) y envío (SMTP) desde la pestaña exclusiva Conexión.
• Integración con dominios propios y servidores corporativos (Otros proveedores): Conecta casillas alojadas en WaclisMAIL, cPanel, Zoho, Hostinger o cualquier servidor de correo estándar utilizando protocolo IMAP sobre SSL (puerto 993) y despacho SMTP (puertos 587 o 465).

2. Antes de comenzar (Requisitos previos)

Antes de crear el canal de correo, verifica lo siguiente:

1. Rol de Administrador en Waclis Inbox: Necesario para acceder a Ajustes → Entradas → + Añadir bandeja de entrada.
2. Credenciales de la casilla a conectar:

• Si usarás el conector Google, ten abierta en tu navegador la sesión de la cuenta de Google Workspace o Gmail que deseas vincular.
• Si usarás Otros proveedores (IMAP/SMTP), solicita a tu proveedor de correo o administrador de sistemas la dirección del servidor entrante IMAP, el servidor saliente SMTP, los puertos y la contraseña de la casilla.

3. Paso a paso en Waclis Inbox: Los 3 conectores de correo

Para iniciar la configuración, ve a Ajustes (icono de engranaje) → Entradas → + Añadir bandeja de entrada. En el Paso 1: Elegir canal, haz clic en la tarjeta Correo Electrónico (Conéctate con Gmail, Outlook u otros proveedores).

Se abrirá la pantalla Selecciona tu proveedor de correo con tres opciones: Google, Microsoft y Otros proveedores.

Opción A: Conectar con Google (Gmail / Google Workspace vía OAuth 2.0)

Es el método recomendado si tu correo funciona sobre tecnología de Google, ya que utiliza autorización oficial OAuth 2.0 y habilita una consola de diagnóstico automático:

1. En Selecciona tu proveedor de correo, haz clic sobre la tarjeta Google (Conéctate con Google).
2. Ingresa tu dirección de correo electrónico completa (por ejemplo, atencion@tuempresa.com) y haz clic en el botón Iniciar sesión con Google.
3. Se abrirá la pantalla de autorización segura de Google. Elige la cuenta correspondiente y acepta los permisos para que Waclis Inbox pueda leer y enviar correos en nombre de esa casilla.
4. Al completarse la redirección, Waclis Inbox creará la bandeja y podrás seleccionar a los agentes con acceso en el paso Añadir agentes.

Cómo usar la pestaña exclusiva Conexión (Diagnóstico en vivo para Google OAuth)

Cuando abres los ajustes de una bandeja de correo creada con Google (Ajustes → Entradas → [Tu bandeja de correo]), verás una pestaña exclusiva llamada Conexión. Dentro de ella dispones de:

• Estado general de Conexión de Gmail: Muestra una insignia clara indicando si la cuenta está Conectado o si Requiere reconexión.
• Tarjetas de diagnóstico en vivo IMAP (Recepción de correos) y SMTP (Envío de correos): Informan por separado si la lectura de bandeja y el despacho saliente están operativos, junto con la fecha y hora exacta de Última verificación, Último correo recibido y Último correo enviado.
• Botones de acción inmediata: Puedes pulsar Verificar conexión para ejecutar un test en vivo contra los servidores de Google en cualquier momento, o pulsar Reconectar Gmail si el administrador de Google Workspace cambió la contraseña o revocó la sesión OAuth.

Opción B: Conectar con Microsoft (Outlook / Microsoft 365)

Si tu organización utiliza cuentas corporativas de Microsoft 365 / Exchange Online:

1. En Selecciona tu proveedor de correo, selecciona la tarjeta Microsoft (Conéctate con Microsoft, disponible cuando la integración Azure OAuth está habilitada en la instancia) e introduce la dirección de correo corporativa.
2. Completa la autenticación en la ventana oficial de Microsoft autorizando el acceso a la casilla y asigna los agentes al finalizar.
3. Si tu organización tiene políticas de Azure AD que restringen aplicaciones OAuth de terceros, puedes conectar igualmente tu cuenta de Microsoft 365 eligiendo la Opción C (Otros proveedores) con los servidores outlook.office365.com (IMAP 993 SSL y SMTP 587 STARTTLS).

Opción C: Conectar con Otros proveedores (IMAP, SMTP y Reenvío)

Utiliza esta opción para conectar casillas de WaclisMAIL, servidores cPanel, DonWeb, Hostinger, Zoho Mail o cualquier correo corporativo con dominio propio:

Paso 1: Crear el canal base

1. En Selecciona tu proveedor de correo, haz clic en la tarjeta Otros proveedores (Conéctate con otros proveedores).
2. Completa los dos campos iniciales:

• Nombre del canal: El nombre identificatorio de la bandeja (ej. Soporte por Correo).
• E-mail: La dirección de correo real de tu empresa (ej. soporte@midominio.com).

1. Haz clic en Crear canal de email, selecciona en el Paso 3 a los agentes que atenderán la bandeja y pulsa Añadir agentes.
2. En la pantalla final ¡Tu bandeja de entrada está lista!, haz clic en Más ajustes y abre la pestaña Configuración de sesión.

Paso 2: Configurar la recepción de correos (Reenvío o IMAP)

Dentro de la pestaña Configuración de sesión verás tres bloques ordenados verticalmente. Para recibir los correos entrantes puedes usar el bloque Reenviar al correo (configurando una regla de reenvío automático desde tu servidor de correo hacia la dirección única que te muestra Waclis Inbox) o bien configurar la sincronización directa en el bloque IMAP:

1. En la sección IMAP, marca la casilla Habilitar configuración IMAP.
2. Completa los parámetros de tu servidor entrante:

• Dirección: El host IMAP de tu proveedor (ej. imap.tudominio.com).
• Puerto: Ingresa 993 (recomendado) y deja marcada la casilla Activar SSL (o puerto 143 si tu servidor utiliza STARTTLS sin SSL directo).
• Iniciar sesión: Tu dirección de correo completa (soporte@midominio.com).
• Contraseña: La contraseña de la casilla de correo.
• Autenticación: Selecciona el mecanismo soportado por tu servidor (plain, login o cram-md5; para la mayoría de los servidores estándar es plain o login).

1. Haz clic en el botón Actualizar ajustes IMAP.

Paso 3: Configurar el envío de correos (SMTP)

Una vez guardado IMAP, el bloque SMTP se desbloqueará automáticamente para que las respuestas de tus agentes salgan firmadas desde tu propio servidor y dominio:

1. Marca la casilla Habilitar configuración SMTP.
2. Completa los campos del servidor saliente:

• Dirección: El host SMTP de tu proveedor (ej. smtp.tudominio.com).
• Puerto: Ingresa 587 (para cifrado STARTTLS) o 465 (para cifrado SSL/TLS).
• Iniciar sesión y Contraseña: El usuario completo y clave de la casilla.
• Dominio: Tu dominio principal (ej. midominio.com).
• Cifrado y Autenticación: Elige el protocolo que corresponda a tu puerto (STARTTLS para 587 o SSL/TLS para 465).

1. Haz clic en Actualizar ajustes SMTP.

4. Tabla de parámetros recomendados para Otros proveedores

5. Otras formas de hacerlo y atajos rápidos en conversaciones de correo

Cuando atiendes una conversación proveniente de una bandeja de Correo Electrónico dentro de Waclis Inbox, el compositor de mensajes adapta sus controles automáticamente:

• Agregar destinatarios en copia (CC y BCC / CCO): En la parte superior del cuadro de respuesta de un correo, haz clic en los botones CC o BCC para sumar otras direcciones de correo electrónico en copia visible o copia oculta en esa respuesta.
• Formato enriquecido y firmas automáticas: El editor de correo soporta encabezados, listas, enlaces, código e imágenes incrustadas. Además, cada agente puede configurar su propia Firma de mensaje desde su perfil personal (Ajustes de perfil en la esquina inferior izquierda) para que se agregue automáticamente al pie de todos los correos que responda.
• Cambiar a Nota privada antes de responder: Si necesitas consultar un dato contable o técnico con un compañero sin que el cliente lo reciba en su correo, haz clic en la pestaña Nota Privada (fondo amarillo) y menciona a tu colega con @nombre.

6. Cómo combinarlo con otras funciones de Waclis Inbox

• Enrutamiento automático por Asunto de Email (Ajustes → Automatización): Crea una regla inmediata para el evento Conversación creada usando el atributo Asunto de Email. Por ejemplo, si Asunto de Email Contiene Factura o Pago, asigna automáticamente la conversación al equipo de Administración y aplica la etiqueta facturacion.
• Envío de transcripciones (Enviar transcripción por correo): Tanto manualmente desde la cabecera del chat como mediante una regla o macro, puedes usar la acción Enviar transcripción por correo con el botón Usar el email del contacto ({{contact.email}}) para enviarle al cliente una copia completa de lo conversado.

7. Relación con el ecosistema Waclis: Diferencias y sinergia con WaclisMAIL

Es muy importante distinguir el rol de WaclisMAIL frente a una bandeja de correo en Waclis Inbox y cómo trabajan juntos:

8. Problemas frecuentes y cómo resolverlos

8.1 Quiero configurar el servidor de salida SMTP pero todos los campos aparecen grises y bloqueados

• Síntoma: Entras a Configuración de sesión en una bandeja de Otros proveedores y no puedes marcar Habilitar configuración SMTP.
• Causa probable: El sistema exige validar primero la conexión de lectura entrante (IMAP) antes de habilitar el despacho saliente (SMTP).
• Cómo resolverlo: Completa primero todos los datos del bloque IMAP, marca Habilitar configuración IMAP y haz clic en Actualizar ajustes IMAP. En cuanto se guarde con éxito, el bloque SMTP se desbloqueará de inmediato.

8.2 Mi bandeja de Google dejó de recibir correos después de que cambiamos la contraseña de Gmail

• Síntoma: Los clientes envían correos a la dirección de Gmail pero no ingresan nuevas conversaciones a Waclis Inbox.
• Causa probable: Al cambiar la contraseña de la cuenta de Google, Google revoca por seguridad los tokens OAuth otorgados previamente.
• Cómo resolverlo: Ve a Ajustes → Entradas → [Tu bandeja de correo Google]** y abre la pestaña **Conexión**. Verás el estado **Requiere reconexión**. Haz clic en el botón **Reconectar Gmail**, autoriza nuevamente la cuenta y pulsa **Verificar conexión` para confirmar que tanto IMAP como SMTP vuelvan a estar en verde.

8.3 Al guardar IMAP en Otros proveedores aparece error de autenticación aunque la contraseña es la correcta

• Síntoma: Usas la misma contraseña con la que entras al webmail, pero el servidor rechaza la conexión IMAP.
• Causa probable: Si el proveedor tiene activada la verificación en dos pasos (2FA), bloquea las contraseñas normales en clientes IMAP externos y exige una Contraseña de aplicación, o bien el acceso IMAP está desactivado en los ajustes del webmail.
• Cómo resolverlo: Verifica en los ajustes de tu servidor de correo que el acceso IMAP esté habilitado y, si la cuenta tiene 2FA activo, genera una contraseña de aplicación específica para pegarla en Configuración de sesión.

9. Preguntas frecuentes (FAQ)

¿Los correos que ya estaban en mi bandeja hace años se importan todos de golpe al conectar IMAP?

No. Para no saturar a tu equipo con miles de correos antiguos, Waclis Inbox sincroniza únicamente los mensajes nuevos que ingresan a la casilla a partir del momento en que activas la conexión IMAP.

¿Cuando un agente responde desde Waclis Inbox, el cliente ve que le escribieron desde su propio correo?

Sí. Una vez configurado el bloque SMTP (o conectado mediante Google / Microsoft OAuth), el correo sale directamente desde tu dirección corporativa (soporte@tuempresa.com) conservando el hilo del asunto original.

¿Puedo elegir si una respuesta nueva de un cliente reabre la conversación anterior o crea un ticket nuevo?

Sí. En la pestaña Ajustes de la bandeja de correo puedes configurar el comportamiento de Enrutamiento de conversaciones según el flujo de trabajo de tu equipo de soporte.

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