Guía WaclisCAL para Onboarding de Nuevos Clientes

Nivel: Intermedio · Público: Especialistas en implementación, consultores de puesta en marcha, coordinadores de onboarding y líderes de operaciones · Tiempo de lectura: 8 minutos

1. Cómo puede ayudarte WaclisCAL

El éxito de una nueva cuenta depende críticamente de sus primeros 14 a 30 días: el periodo de onboarding. Si el cliente se encuentra solo frente a una plataforma compleja o el proceso de puesta en marcha se traba porque no logran coordinar una llamada de configuración inicial, la adopción se desploma y aumenta el riesgo de cancelación prematura.

WaclisCAL acelera y sistematiza la activación de nuevos clientes:

• Reserva inmediata al concretar la compra: En la página de confirmación de contratación o en el correo de bienvenida, el nuevo cliente puede agendar de inmediato su sesión de puesta en marcha.
• Participación simultánea de múltiples integrantes: Mediante la función de invitados adicionales, el cliente puede sumar al gerente técnico, al responsable de compras y a los operadores en la misma llamada.
• Tiempos de preparación previos asegurados: Con una antelación mínima de 24 horas, el equipo de implementación se asegura de que el cliente haya recibido sus credenciales y accesos antes de comenzar.
• Checklist previo enviado por correo: Instruye al cliente para que tenga listos sus archivos o credenciales de acceso previo al ingreso a la sala de Google Meet.

2. Configuración recomendada

Para estructurar las sesiones de onboarding con WaclisCAL, sugerimos la siguiente parametrización base:

• Terminología oficial: Selecciona Sesión o Reunión en Adapta el vocabulario de WaclisCAL a tu profesión o negocio (Turnos, Citas, Consultas, Sesiones). Denota una instancia de trabajo práctico y guiado.
• Antelación mínima obligatoria: Configura 24 horas en Protege tu tiempo: Configura tiempos de anticipación mínima y ventana de reservas futuras. Esto asegura que el cliente haya creado sus cuentas de usuario y verificado sus permisos de acceso antes del encuentro virtual.
• Descansos posteriores (Buffers): Asigna 15 minutos posteriores en Agrega descansos automáticos entre citas para evitar el agotamiento (Buffers). Permite al especialista en onboarding enviar la grabación de la llamada, documentar las tareas pendientes y enviar el resumen de la sesión.
• Habilitar invitados adicionales: Activa obligatoriamente esta opción mediante Permite que tus clientes agreguen invitados adicionales a la reunión para que toda el área usuaria del cliente reciba la invitación en sus calendarios.
• Notificaciones por correo enriquecidas: Diseña la plantilla de correo en Personaliza el correo electrónico de confirmación con datos dinámicos adjuntando la lista de comprobación de bienvenida.

3. Tipos de Evento sugeridos

Divide el proceso de activación en tres hitos escalonados:

1. Sesión de Bienvenida y Configuración Inicial (Kickoff - 30 a 45 minutos):

- Objetivo: Validación de accesos, presentación del plan de implementación y configuración de parámetros básicos.

- Modalidad: Google Meet con pantalla compartida.

- Público: Nuevas cuentas en su primer día de servicio.

1. Capacitación Técnica y Operativa de Equipo (60 minutos):

- Objetivo: Entrenamiento interactivo a los usuarios finales sobre los flujos diarios de trabajo en la plataforma.

- Modalidad: Google Meet con espacio de preguntas y ejercicios prácticos.

- Público: Operadores y líderes de equipo del cliente.

1. Verificación Final y Salida a Producción (Go-Live Check - 30 minutos):

- Objetivo: Comprobación de datos migrados, pruebas de envío y pase a la fase de soporte y éxito regular.

- Modalidad: Google Meet de cierre formal de implementación.

- Público: Líder de proyecto del cliente.

4. Duraciones recomendadas

Los tiempos de onboarding deben ajustarse a la capacidad de asimilación del equipo:

5. Disponibilidad

Estrategia para sostener un ritmo constante de implementaciones:

• Franjas para llamadas de onboarding: Establece disponibilidad de lunes a viernes de 10:00 a 12:30 hs y de 14:30 a 17:30 hs en Crea y gestiona tus horarios de atención semanales (Esquemas de disponibilidad).
• Sincronización con calendario corporativo: Vincula Google Calendar con Conecta tu cuenta de Google Calendar para registrar tus reservas automáticamente. Cuando debas atender una reunión de soporte crítico o una sesión de producto, los espacios se cerrarán automáticamente.
• Límite diario de capacitaciones: Fija un máximo de 3 o 4 capacitaciones al día con Limita la cantidad de turnos que puedes atender por día o por semana para mantener la claridad pedagógica con cada cliente.

6. Modalidad de atención

En onboarding de servicios digitales y consultoría, la videollamada interactiva es el pilar central:

• Google Meet automático: Enlaces únicos y seguros generados al momento con Genera salas automáticas de Google Meet para cada cita virtual.
• Invitados adicionales: Toda la nómina del cliente involucrada en la adopción recibe la invitación formal con enlace a la sala.

7. Información que conviene solicitar

Diseña el formulario en Diseña el formulario de reserva: Preguntas obligatorias, menús desplegables y notas solicitando los datos indispensables para preparar el entorno:

1. Nombre y Apellido del responsable del proyecto (Obligatorio).
2. Empresa u Organización (Obligatorio).
3. Correo electrónico corporativo (Obligatorio).
4. Número de WhatsApp (Obligatorio para recordatorios de inicio de sesión).
5. ¿Pudiste iniciar sesión previamente en la plataforma? (Menú: Sí, tengo mis accesos, Aún no los recibí).
6. Cantidad estimada de usuarios que participarán de la llamada (Menú: 1 o 2 personas, 3 a 5 personas, Más de 5 integrantes).

8. Recordatorios y comunicaciones

Garantiza la presencia de todos los participantes convocados:

• Confirmación inmediata:

- Correo electrónico personalizado con la lista de comprobación de bienvenida y la sala de Google Meet (Personaliza el correo electrónico de confirmación con datos dinámicos).

- WhatsApp automático con el recordatorio y el enlace directo (Configura las notificaciones de WhatsApp de un Tipo de Evento (Confirmación, Recordatorio, Cambios)).

• Recordatorio 24 horas antes: Correo electrónico recordando confirmar que todos los invitados cuenten con el enlace de Google Meet.
• Recordatorio 30 minutos antes: Mensaje por WhatsApp al coordinador del cliente para que alerte a su equipo que la capacitación está por comenzar.

9. Ejemplo completo de implementación

1. Flujo tras la compra: Un cliente completa el pago de su plan anual. En la pantalla final de bienvenida aparece el mensaje: "¡Bienvenido! Reserva tu sesión de puesta en marcha con Martina para comenzar a operar en 48 horas", con el enlace cal.waclis.com/martina-logistica/onboarding-kickoff.
2. Reserva con equipo completo: El comprador elige el martes a las 10:00 hs y suma los correos de dos supervisores en el campo de invitados adicionales (Permite que tus clientes agreguen invitados adicionales a la reunión).
3. Invitación automática: Los tres integrantes reciben el evento en sus Google Calendar con la sala de Google Meet y la lista de datos a tener listos.
4. Resultado: La llamada comienza puntualmente con todo el equipo conectado y la configuración queda lista en una sola sesión.

10. Tutoriales que necesitas

Configura el onboarding de tus nuevos clientes con las siguientes guías de WaclisCAL:

• Adapta el vocabulario de WaclisCAL a tu profesión o negocio (Turnos, Citas, Consultas, Sesiones) — Configura el término Sesión para los hitos de onboarding.
• Configura la duración, nombre y enlace personalizado de tu servicio — Parametriza sesiones de bienvenida y capacitaciones.
• Protege tu tiempo: Configura tiempos de anticipación mínima y ventana de reservas futuras — Fija 24 horas de antelación mínima para preparar accesos.
• Agrega descansos automáticos entre citas para evitar el agotamiento (Buffers) — Margen de 15 minutos para remitir minutas y grabaciones.
• Limita la cantidad de turnos que puedes atender por día o por semana — Fija un tope de capacitaciones diarias.
• Conecta tu cuenta de Google Calendar para registrar tus reservas automáticamente — Sincroniza las sesiones en tu calendario corporativo.
• Genera salas automáticas de Google Meet para cada cita virtual — Crea salas seguras para capacitar a los usuarios.
• Permite que tus clientes agreguen invitados adicionales a la reunión — Permite convocar a varios miembros del equipo en la misma cita.
• Configura las notificaciones de WhatsApp de un Tipo de Evento (Confirmación, Recordatorio, Cambios) — Notifica recordatorios previos por WhatsApp.
• Personaliza el correo electrónico de confirmación con datos dinámicos — Adjunta listas de comprobación y guías previas al encuentro.