Cómo crear, guardar en borrador y emitir una Nota de Crédito A, B o C en ARCA (anulación total o ajuste parcial)

Alcance: ARGENTINA (ARCA · Régimen Fiscal AR)

Código: EMP-19 · Alcance: AR · Nivel: Intermedio · Público: Titulares, administradores y responsables de facturación · Tiempo de lectura: 7 minutos

1. Qué resuelve y por qué existe

En Argentina, una factura que ya obtuvo su CAE ante ARCA es fiscalmente inmutable y no puede modificarse ni eliminarse. Para anular el 100% de la operación o realizar un descuento, devolución de mercadería o ajuste parcial sobre esa venta, debés emitir una Nota de Crédito electrónica ('NCA', 'NCB' o 'NCC') vinculada obligatoriamente a la factura original autorizada.

2. Objetivo

Crear una Nota de Crédito desde el detalle de una factura o desde el módulo 'Notas de Crédito y Débito > + Nueva nota', elegir entre anulación total (100%) o ajuste parcial, guardar y editar borradores de notas sin consumir CAE, autorizar la nota en ARCA, verificar su impacto en cuenta corriente (incluyendo facturas ya cobradas) y enviarla por Email o WhatsApp.

3. Cuándo conviene utilizarlo

Cuando necesitás dejar sin efecto una factura autorizada con CAE (anulación total) o descontar parcialmente ítems, cantidades o importes (ajuste parcial).

4. Antes de comenzar

• Tener la factura original en estado 'Autorizada' con CAE otorgado por ARCA.
• Contar con saldo acreditable disponible sobre esa factura.

5. Paso a paso

1. 1. Elegí cualquiera de los dos caminos para iniciar la Nota de Crédito:
2. • OPCIÓN A — Desde la factura original ('Ventas > Facturas > Ver detalle > + > Nota de crédito'): el compositor se abre con el cliente, el comprobante asociado, la letra fiscal ('NCA', 'NCB' o 'NCC'), el punto de venta y los ítems originales ya precargados.
3. • OPCIÓN B — Desde el módulo de Notas ('Ventas > Notas de Crédito y Débito > + Nueva nota'): seleccioná 'Nota de Crédito', buscá el cliente por Razón Social o CUIT y elegí la factura autorizada que querés ajustar. Factur mostrará de inmediato la tarjeta del comprobante asociado con su importe original, notas previas y saldo disponible para acreditar.
4. 2. Determinación automática de letra e insignia ('NCA', 'NCB', 'NCC'):
5. • La letra de la Nota de Crédito se determina automáticamente a partir de la factura original y no requiere selección manual: una Factura A genera siempre una 'NCA' (Nota de Crédito A, Cód. 003), una Factura B genera una 'NCB' (Nota de Crédito B, Cód. 008) y una Factura C genera una 'NCC' (Nota de Crédito C, Cód. 013). Factur rechaza cualquier combinación incompatible (por ejemplo, una NCB sobre una Factura A).
6. • La tarjeta 'Comprobante Fiscal Asociado' muestra el número, la fecha, el CAE, el punto de venta, el total, las notas previas y el saldo disponible para acreditar. La tarjeta 'Cliente / Receptor' muestra la Razón Social, el CUIT y la Condición frente al IVA tal como figuran en la factura original, y está bloqueada: para cambiar el cliente tenés que elegir otra factura origen con 'Cambiar'.
7. 3. Seleccioná el alcance del ajuste ('Anulación total' vs. 'Ajuste parcial'):
8. • 'Anulación total (100% del saldo disponible)': carga automáticamente las líneas para acreditar el saldo disponible de la factura original.
9. • 'Ajuste parcial (por ítems, cantidades o importes)': las líneas originales se copian a la nota y podés editar la descripción de la nota, reducir la cantidad (sin superar nunca la cantidad original facturada), ajustar el precio unitario, el descuento o la alícuota, quitar líneas de la nota con el ícono de papelera o restaurarlas con 'Restaurar líneas originales'. La factura original nunca se modifica.
10. • Con '+ Agregar concepto de ajuste' podés sumar un renglón adicional (Bonificación comercial, Devolución de mercadería, Diferencia de precio, Descuento posterior, Error de facturación o un concepto personalizado).
11. • Factur controla en tiempo real que la suma de Notas de Crédito no supere nunca el saldo disponible para acreditar de la factura original.
12. 4. Revisá la tarjeta 'Impacto en cuenta corriente' antes de emitir:
13. • Muestra la factura original, los cobros aplicados, el saldo pendiente actual, el importe de la nota, el saldo pendiente posterior y el saldo a favor que se generará. Es sólo una vista previa: el borrador no modifica la cuenta corriente.
14. 5. Completá el motivo obligatorio y elegí entre 'Guardar borrador' o 'Emitir / Autorizar':
15. • Seleccioná el motivo del ajuste (Anulación de operación, Devolución parcial o total, Descuento / bonificación, Error de facturación o Ajuste de precio) y una descripción opcional.
16. • Si presionás 'Guardar borrador': la nota se guarda con estado 'Borrador' sin llamar a ARCA, sin consumir numeración fiscal y con impacto 0 en la cuenta corriente del cliente. Podés volver a abrirla desde 'Revisar' o 'Editar borrador' para modificar ítems, cantidades o motivo sin duplicar el registro, o eliminarla con 'Eliminar borrador'.
17. • Protección contra cierres accidentales: el panel lateral nunca se cierra por hacer clic en el fondo oscuro exterior. Si estás creando o editando un borrador y presionás 'X', 'Cancelar' o la tecla 'ESC' teniendo cambios sin guardar, Factur te mostrará el aviso 'Tenés cambios sin guardar.' con tres opciones: 'Seguir editando', 'Guardar borrador' o 'Descartar cambios'. Si no realizaste cambios (o si estás consultando una nota ya autorizada en modo lectura), cierra directamente.
18. • Si presionás 'Emitir Nota de Crédito': Factur valida el comprobante asociado en WSFEv1 de ARCA, solicita el CAE oficial, asigna el número correlativo definitivo y genera el código QR oficial.
19. 6. Impacto en la factura original y en la Cuenta Corriente del cliente:
20. • Al quedar 'Autorizada' con CAE, la Nota de Crédito reduce automáticamente el saldo pendiente de la factura original y disminuye la deuda del cliente en Cuenta Corriente.
21. • Si la factura original ya tenía cobros registrados (total o parcialmente pagada): los recibos de cobro históricos se conservan intactos y el excedente acreditado genera 'Saldo a favor del cliente'. Desde el detalle de la nota podés dejarlo como saldo a favor (predeterminado), aplicarlo a otras facturas abiertas del cliente o registrar una devolución total o parcial (guía EMP-29). La Nota de Crédito no es una devolución de dinero.
22. 7. Descargar PDF, enviar por Email o WhatsApp y consultar el historial de entrega:
23. • Desde el listado de 'Notas de Crédito y Débito' o desde el detalle de la nota podés descargar el PDF oficial (que incluye la referencia 'Comprobante Asociado', el motivo, el CAE y el QR de ARCA) y enviarlo por Email o por WhatsApp (tanto por WhatsApp QR como por WhatsApp API oficial con plantillas aprobadas de Meta y detección de ventana de 24 horas).
24. • En la columna 'Entrega' podés pasar el cursor (hover) sobre la insignia para ver la tarjeta con todos los envíos realizados, o abrir la pestaña 'Actividades' dentro del detalle de la nota para consultar el bloque completo de 'Comunicaciones y Entrega'.

6. Resultado esperado

Nota de Crédito A, B o C autorizada con CAE en ARCA, vinculada bidireccionalmente con la factura original y reflejada de inmediato en la Cuenta Corriente y en el Libro IVA Digital.

7. Qué ve o recibe tu cliente

Tu cliente recibe el PDF oficial de la Nota de Crédito con el detalle del comprobante asociado, el motivo del ajuste, el número de CAE y el código QR verificable ante ARCA.

8. Ejemplo práctico

Un administrador abre el detalle de la Factura A 00005-00000001 por $2.420, hace clic en '+' > 'Nota de crédito', elige 'Guardar borrador' para revisarla con gerencia, luego entra a 'Revisar', confirma 'Emitir Nota de Crédito' en ARCA y obtiene la NCA 00005-00000001 con CAE, dejando la factura en estado 'Anulada por NC'.

9. Situaciones especiales

• Trazabilidad bidireccional: dentro del detalle de la Nota de Crédito podés hacer clic sobre el número de 'Factura asociada' para abrir la factura original; y dentro del detalle de la factura original verás la sección 'Notas de crédito / débito vinculadas' con acceso directo a cada nota.
• Mientras una Nota de Crédito está en 'Borrador', su PDF incluye la leyenda y marca de agua 'BORRADOR — SIN VALIDEZ FISCAL' y su impacto en cuenta corriente es 0.

10. Errores frecuentes y solución

11. Buenas prácticas

• Usá 'Guardar borrador' cuando quieras preparar un ajuste y verificar los importes antes de solicitar el CAE definitivo a ARCA.

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13. Qué hacer después

Conocé cómo resolver el saldo a favor (aplicar o devolver) en EMP-29, cómo emitir Notas de Débito en EMP-20 y cómo auditar el impacto en Cuenta Corriente en EMP-24.