Cómo reactivar prospectos fríos que dejaron de responder presupuestos o cotizaciones

• Categoría: Casos de uso y guías de negocio
• Disponibilidad: Disponible desde el plan Premium (incluido en Premium y Evolución)
• Tiempo estimado de implementación: 40 minutos
• Rol necesario: Administrador (para configurar embudos, reglas diferidas y campañas) y Agente (para el seguimiento comercial)

En la mayoría de los equipos comerciales, una proporción importante de los presupuestos enviados por WhatsApp queda sin respuesta no porque el comprador haya rechazado el producto, sino porque se distrajo y el vendedor olvidó hacer un seguimiento oportuno entre tantos chats nuevos. En esta guía aprenderás a construir una máquina de recuperación de cotizaciones en Waclis Inbox combinando el Tablero Kanban comercial multimoneda, las Reglas de automatización que se ejecutan tras una espera, las Tareas con cierre documentado obligatorio, los Mensajes programados y las Campañas de reactivación segmentadas.

1. ¿Qué puedes lograr y en qué escenarios de negocio te sirve?

Implementar un flujo estructurado de reactivación evita que el dinero invertido en captar prospectos se pierda en el historial del chat:

1. Comercios de ticket medio y alto (muebles, aberturas, equipamiento, electrónica, neumáticos): El vendedor envía una cotización formal y, si el cliente no responde en 48 horas, Waclis Inbox etiqueta automáticamente el caso como seguimiento-pendiente o envía un toque suave de cortesía sin depender de la memoria del operador.
2. Empresas B2B, mayoristas y fabricantes a pedido: Permite visualizar en la cabecera de la columna Presupuesto Enviado del Tablero Kanban cuánto dinero exacto hay en juego separado por divisa (por ejemplo, USD 14.500 | ARS 6.200.000) y detectar qué oportunidades llevan más días estancadas.
3. Recuperación mensual de base fría (30 a 90 días): Todos los prospectos que no compraron el mes pasado pero quedaron clasificados con la etiqueta cotizado-sin-cierre pueden recibir una campaña con una promoción de cierre de mes o actualización de lista de precios.

2. Antes de comenzar (Requisitos previos verificables)

Para poner en marcha este sistema de seguimiento comercial, asegúrate de contar con:

• Rol de Administrador en Waclis Inbox para crear etiquetas, atributos, embudos Kanban y reglas de automatización diferidas.
• Una bandeja de entrada activa de WhatsApp (WhatsApp mediante código QR con proveedor Waha o WhatsApp Cloud API con proveedor WhatsApp Cloud), correo electrónico o redes sociales.
• Criterio comercial de tiempos de toque: Define cada cuántas horas o días tu negocio debe contactar a un cliente tras enviarle una cotización (por ejemplo: Primer toque a las 24 h, Segundo toque a las 72 h, Cierre o archivo a los 7 días).

3. Arquitectura recomendada lista para copiar

Configura estos elementos base en tu cuenta antes de activar los disparadores automáticos:

3.1 Etiquetas, atributos y etapas del embudo Kanban

4. Paso a paso en Waclis Inbox

Paso 1: Registrar la cotización como oportunidad multimoneda en el Kanban

1. Cuando un cliente solicita precio en una conversación activa, abre el panel lateral derecho del chat y despliega el acordeón Elementos Kanban.
2. Haz clic en el botón para crear un nuevo elemento Kanban vinculado a la conversación actual.
3. Completa los datos clave de la oportunidad:

• Título: Nombre claro del pedido (ej. Cotización #408 - 50 Sillas Ergonómicas).
• Embudo y Etapa: Selecciona Ventas y Cotizaciones y la etapa 2. Presupuesto Enviado.
• Prioridad: Elige Alta (high) o Urgente (urgent) si el monto supera tu ticket promedio.
• Ofertas: Carga el importe y selecciona la moneda exacta (por ejemplo, ARS, USD o EUR). Si le enviaste dos opciones al cliente (por ejemplo, una alternativa nacional en pesos y otra importada en dólares), añade ambas ofertas en la misma tarjeta.
• Fecha límite: Establece la fecha de validez del presupuesto (por ejemplo, dentro de 5 días).

1. En la conversación, aplica la etiqueta presupuesto-enviado.
2. Confirmación visual: En la cabecera de la etapa 2. Presupuesto Enviado dentro del módulo Kanban, verás incrementarse el contador de tarjetas y el total monetario agrupado por cada divisa sin mezclar monedas.

Paso 2: Crear una regla de automatización diferida (Se ejecutan tras una espera)

Esta es la pieza central para que ningún presupuesto quede olvidado si el cliente lee el mensaje y guarda silencio:

1. Ve a Ajustes → Automatización y haz clic en la pestaña superior Se ejecutan tras una espera.
2. Pulsa el botón + Añadir regla de automatización.
3. Completa la configuración del disparador diferido:

• Nombre de la regla: Reactivación automática 48h sin respuesta al presupuesto
• Evento de espera: Selecciona El cliente no ha respondido, que empieza a contar a partir del último mensaje público enviado por tu agente.
• Tiempo de espera: Configura 2 Días (o 24 Horas, admitiendo cualquier rango entre 10 minutos y 30 días).
• Condiciones adicionales:

1. Etiquetas Igual a presupuesto-enviado
2. Estado Igual a Abierto
3. En el bloque Acciones, encadena las siguientes operaciones:
4. Añadir una etiqueta → seguimiento-48h
5. Cambiar prioridad → Alta
6. Añadir una nota privada → "⏰ Han pasado 48 horas desde el último mensaje sin respuesta del cliente a su presupuesto. Realizar toque de seguimiento hoy."
7. (Opcional) Enviar un mensaje → "¡Hola! Te escribo brevemente para saber si pudiste revisar el presupuesto que te enviamos y si tienes alguna duda con las opciones o formas de pago."
8. Haz clic en Crear. Confirmación visual: La regla quedará listada bajo la pestaña Se ejecutan tras una espera indicando el tiempo de demora configurado.

Paso 3: Agendar un Mensaje Programado o una Tarea con fecha límite desde el chat

Para cotizaciones de alto valor donde prefieres un seguimiento artesanal en el día y hora acordados con el comprador (por ejemplo, "Háblame el martes a la mañana que lo veo con mi socio"):

1. Para dejar el mensaje listo hoy mismo: En el cuadro de respuesta de la conversación, escribe el mensaje de seguimiento y, en lugar de enviarlo ahora, abre la opción de Programar mensaje. Elige uno de los ajustes rápidos (Mañana a las 9:00 o Próximo lunes a las 9:00) o define fecha y hora exactas. Puedes revisar, editar o cancelar todos tus envíos pendientes desde Mensajes Programados en la barra lateral izquierda.
2. Para agendar un llamado o gestión del vendedor: En la barra de herramientas del cuadro de respuesta (ReplyBox), haz clic en el botón Nueva tarea.
3. El modal se abrirá prellenando automáticamente el contacto y la conversación actual. Escribe el Título (ej. Llamar para definir cotización #408), selecciona el Tipo de actividad, asigna al vendedor responsable (assignee) y fija la fecha de vencimiento.
4. Confirmación visual y regla de auditoría: Cuando llegue la hora de vencimiento, el sistema enviará una alerta al vendedor. Además, para poder marcar la tarea como Completada, Waclis Inbox exigirá obligatoriamente completar el campo Resumen del resultado, garantizando que el vendedor deje constancia real de qué le respondió el cliente.

Paso 4: Lanzar una campaña mensual de reactivación para prospectos fríos

Con aquellos contactos que tras 15 o 30 días no concretaron la compra:

1. En la tarjeta del Tablero Kanban, abre el detalle de la oportunidad y cambia su Estado comercial (status) de Abierto a Perdido (lost), indicando el motivo (por ejemplo, Dejó de responder por precio), y aplica al contacto la etiqueta prospecto-frio.
2. Ve a Campañas → WhatsApp en la barra lateral izquierda y haz clic en Crear campaña.
3. Selecciona tu bandeja de WhatsApp y en Audiencia elige la etiqueta prospecto-frio.
4. Si usas WhatsApp mediante código QR (Waha), redacta un mensaje con variables dinámicas ({{nombre}}) y variaciones Spintax (por ejemplo: {Hola|Qué tal|Buenas} {{nombre}}, {esta semana activamos|tenemos disponible} una bonificación especial sobre los presupuestos emitidos este mes...), configura un intervalo aleatorio de 25 a 45 segundos y activa Enviar solo durante el horario comercial de la bandeja. Si usas WhatsApp Cloud API, selecciona tu plantilla aprobada de promoción o reactivación.

5. Qué significa cada opción clave en este flujo

6. Otras formas de hacerlo y atajos rápidos

• Macro de "Envío de Presupuesto + Pausa + Seguimiento": En Ajustes → Macros, puedes crear una macro llamada Marcar Presupuesto Enviado que con un solo clic agregue la etiqueta presupuesto-enviado, asigne la prioridad Media y deje una nota interna con la fecha de cotización.
• Función Posponer (Snooze) en la conversación: Si el cliente te dice "Escríbeme el viernes que cobro", haz clic en el icono del reloj (Posponer) en la cabecera del chat y selecciona Hasta la próxima semana o una fecha personalizada. La conversación saldrá de tu bandeja de Abiertos para no hacer ruido visual y se reabrirá sola automáticamente en la fecha elegida (o antes, si el cliente te escribe primero).
• Acciones masivas en la vista Lista del Kanban: Si tienes 30 presupuestos del mes anterior que siguen en la columna 2. Presupuesto Enviado, cambia el conmutador superior del Kanban a la vista Lista, marca sus casillas de verificación y utiliza la barra de acciones en lote para moverlos juntos a 3. En Seguimiento o reasignarlos a un vendedor de telemarketing.

7. Cómo combinarlo con otras funciones de Waclis Inbox

• Segmentos guardados de contactos (Contactos → Filtrar contactos): Crea un filtro combinando Etiquetas Igual a prospecto-frio Y Última actividad Días antes de 15, y haz clic en Guardar filtro con el nombre Cotizados hace +15 días. Ese segmento aparecerá fijo en tu barra lateral de Contactos y podrás exportarlo a CSV o trabajarlo en campañas.
• Copilot IA en el editor de respuestas: Cuando un prospecto frío finalmente responde poniendo una objeción de precio ("Me pareció un poco caro comparado con otra opción"), el vendedor puede hacer clic en el botón de Asistencia IA (icono de destellos en la esquina superior derecha del cuadro de respuesta) y elegir Mejorar redacción o Sugerir respuesta para rebatir la objeción con tono profesional y empático en segundos.

8. Relación con el ecosistema Waclis

• WaclisPOS (pos.waclis.com): Cuando generas una cotización formal en PDF dentro de WaclisPOS, puedes compartir el documento PDF o su enlace directamente en la conversación de WhatsApp del cliente en Waclis Inbox (o integrar tus flujos mediante la API REST si tu cuenta lo configura).
• Waclis (Carrito Cotizador / Tienda Online): Cada solicitud de presupuesto enviada desde el Carrito Cotizador de Waclis crea o actualiza el contacto en Waclis Inbox e inyecta el detalle de los artículos solicitados en el chat para que el vendedor le asigne su tarjeta Kanban y active el seguimiento de 48 horas.
• Waclis Reach (reach.waclis.com): Si deseas ejecutar secuencias de reactivación multietapa (por ejemplo, 4 mensajes espaciados a lo largo de 15 días con variantes A/B), puedes hacerlo desde Waclis Reach conectado a tus bandejas de Waclis Inbox. En el instante exacto en que el prospecto responda por WhatsApp, puedes utilizar un Webhook de Mensaje creado para notificar la respuesta y que tu vendedor retome la negociación en vivo desde Inbox.

9. Problemas frecuentes y cómo resolverlos

10. Preguntas frecuentes (FAQ)

¿Si el cliente me responde a las 10 horas de haberle enviado el presupuesto, la regla diferida de 48 horas le va a mandar igual el mensaje automático al segundo día?

No. El disparador El cliente no ha respondido evalúa en tiempo real si hubo respuesta del contacto. En cuanto el cliente envía un mensaje entrante, la condición deja de cumplirse y la regla diferida se cancela automáticamente para esa espera.

¿Puedo tener presupuestos en pesos (ARS) y en dólares (USD) dentro del mismo embudo Kanban sin que se mezclen los números?

Sí. El Tablero Kanban de Waclis Inbox es nativamente multimoneda: cada tarjeta puede tener una o varias ofertas con su propia divisa, y la cabecera de cada etapa muestra los subtotales separados por código de moneda (por ejemplo, USD 5.000 | ARS 2.100.000), sin sumar jamás divisas distintas entre sí.

¿Qué pasa si programo un mensaje de seguimiento para el lunes a las 9:00 AM pero el cliente me contesta y me compra el sábado a la tarde?

Desde la propia conversación o entrando a Mensajes Programados → Pendientes en la barra lateral izquierda, puedes eliminar o editar en un clic el mensaje programado para ese contacto antes de que llegue el lunes a las 9:00 AM.

¿Cuál es la diferencia entre posponer (Snooze) una conversación y crear una Tarea con el botón Nueva tarea?

Posponer oculta temporalmente el chat de la bandeja de Abiertos hasta la fecha elegida. En cambio, crear una Tarea mantiene la actividad agendada en el módulo Tareas con calendario, responsable asignado, alerta de vencimiento por minuto y exigencia de Resumen del resultado obligatorio al completarla.

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