Guía de implementación para distribuidores y comercio mayorista

Categoría: Casos de uso y guías de negocio
Disponibilidad: Disponible desde el plan Premium (incluido en Premium y Evolución)
Tiempo estimado de implementación: 45 minutos
Rol necesario: Administrador (para atributos, segmentos, equipos y campañas) y Agente (ejecutivos de cuentas mayoristas y administración)

En una distribuidora o comercio mayorista, la rentabilidad no proviene de una venta aislada sino de la frecuencia de recompra de la cartera activa: comercios minoristas, ferreterías, dietéticas, locales de ropa o supermercados que reponen mercadería cada semana o cada quince días por WhatsApp. Cuando cada viajante o vendedor atiende a su cartera desde un teléfono personal suelto, la distribuidora pierde visibilidad de los pedidos, sufre demoras al pasar las órdenes a facturación y depósito, y deja de vender cuando un cliente habitual pasa tres semanas sin pedir. En esta guía aprenderás a estructurar Waclis Inbox para profesionalizar tu mesa de ventas mayoristas, segmentar clientes por zona y lista de precios, automatizar avisos de reposición y conectar la operación con el catálogo de Waclis, WaclisPOS y Waclis Factur.

1. ¿Qué puedes lograr con esta implementación mayorista?

Con esta arquitectura adaptada a distribución y venta por volumen lograrás:

Ficha CRM 360° de cada comercio cliente: Al abrir cualquier conversación de WhatsApp, el vendedor ve de inmediato en el panel lateral derecho el CUIT / RUT, la Lista de precios asignada (Lista Mayorista 1, Lista Distribuidor, Lista Especial), la Zona o ruta logística (GBA Norte, Interior Expreso, Retira en Depósito) y las condiciones de cuenta corriente guardadas en las Notas de contacto.
Campañas proactivas de reposición y cambios de lista: Mediante Segmentos guardados y etiquetas por ruta o rubro, puedes enviar en minutos la nueva lista de precios en PDF o recordarles a los clientes de la Ruta Jueves que hasta las 16:00 h se toman pedidos para el reparto de mañana, utilizando Spintax e intervalos de envío progresivo (en WhatsApp QR Waha) o Plantillas Meta (en WhatsApp Cloud).
Mensajes programados recurrentes para clientes de pedido fijo: Para aquellos comercios que compran todos los lunes o el día 5 de cada mes, puedes dejar configurado un Mensaje Programado Recurrente (Semanal el lunes o Mensual el día 5) que les escriba automáticamente para tomar su pedido de reposición.
Pasaje limpio de Ventas a Facturación y Depósito: Mediante Macros de un clic, una vez confirmado el pedido en el chat, el vendedor etiqueta la conversación como pedido-para-facturar y la transfiere o menciona al equipo de administración sin copiar ni pegar planillas por fuera del sistema.

2. Antes de comenzar (Requisitos previos verificables)

Asegúrate de contar con los siguientes elementos antes de iniciar la configuración:

Rol de Administrador en Waclis Inbox.
Base actual de clientes mayoristas en Excel / CSV (Opcional pero recomendado): Una planilla con name, Número de teléfono (en formato internacional E.164 con +, por ejemplo +5491122334455), email, Nombre de la empresa y city lista para importar en Contactos → Importar.
Bandeja de WhatsApp conectada en Ajustes → Bandejas de entrada y tus listas de precios vigentes en formato PDF.

3. Arquitectura recomendada lista para copiar

Implementa estos atributos personalizados, etiquetas, segmentos y equipos para ordenar tu cartera mayorista desde el primer día:

3.1 Atributos personalizados de Contacto y Conversación (`Ajustes` → `Atributos personalizados`)

Nombre para mostrar	Clave	Modelo	Tipo de dato y configuración	Propósito en la Distribuidora
CUIT / Identificación Fiscal	`cuit-fiscal`	`Contacto`	`Texto` (con validación `Expresión regular` opcional para exigir 11 dígitos)	Permite que administración verifique los datos de facturación sin volver a pedírselos al cliente.
Lista de Precios	`lista-precios`	`Contacto`	`Lista`: `Mayorista Base (Mín. 1 bulto)`, `Distribuidor (-10%)`, `Cuentas Clave (-15%)`	Indica al vendedor qué escala de precios aplicar al presupuestar.
Zona / Ruta de Reparto	`zona-reparto`	`Contacto`	`Lista`: `Ruta CABA`, `Ruta Norte`, `Ruta Sur`, `Despacho por Expreso / Transporte`, `Retiro en Depósito`	Permite filtrar contactos por ruta y avisar días de cierre de camión.
Transporte / Expreso Habitual	`expreso-habitual`	`Contacto`	`Texto` (ej. Vía Cargo, Cruz del Sur, Expreso Oro Negro)	Evita preguntar en cada compra por qué expreso despachar al interior.
Estado del Pedido	`estado-pedido`	`Conversación`	`Lista`: `Armando presupuesto`, `Pendiente de pago`, `Para facturar`, `En preparación depósito`, `Despachado + Guía enviada`	Muestra en qué etapa operativa se encuentra la orden actual.

3.2 Equipos y Etiquetas operativas

Equipos (Ajustes → Equipos):
ventas-mayoristas: Ejecutivos comerciales o tomadores de pedidos.
facturacion-y-cobranzas: Administración que verifica transferencias/cheques y emite comprobantes en Waclis Factur.
expedicion-deposito: Equipo que prepara los bultos, pega los rótulos y sube la foto del remito o guía del expreso al chat.
Etiquetas de Contacto y Conversación (Ajustes → Etiquetas):
Etiquetas de audiencia para campañas: mayorista-activo, ruta-norte, ruta-interior, inactivo-30d.
Etiquetas de flujo de pedido: pedido-confirmado, pago-en-revision, listo-para-despacho, reclamo-faltante.

4. Paso a paso en Waclis Inbox

Paso 1: Importar y segmentar tu cartera de clientes mayoristas

Entra en Contactos desde la barra lateral izquierda y haz clic en Importar arriba a la derecha.
Sube tu archivo CSV de clientes (el importador soporta codificación UTF-8 con BOM generada por Excel en español y separadores , o ;).
Una vez importados, haz clic en el botón Filtrar contactos en la cabecera del directorio.
Crea tus vistas dinámicas de cartera combinando condiciones con Y:

Condición 1: Lista de Precios Igual a Distribuidor (-10%)
Condición 2: Zona / Ruta de Reparto Igual a Despacho por Expreso / Transporte

Haz clic en Guardar filtro y nómbralo Distribuidores del Interior.
Confirmación visual: En la sub-navegación lateral izquierda de Contactos, bajo el título Segmentos, aparecerá guardado tu segmento dinámico listo para consultarse o exportarse en cualquier momento.

Paso 2: Registrar condiciones permanentes en las `Notas de contacto`

En el comercio mayorista hay acuerdos comerciales que nunca deben perderse en el historial de un chat viejo (por ejemplo: "Autorizado a pagar con eCheq a 30 días", "Entregar únicamente de 08:00 a 12:00 h por entrada de proveedores", "Hablar siempre con Martín de Compras"):

Abre la ficha del cliente en Contactos (o desde el panel lateral derecho de su conversación).
Entra en la sección de Notas del perfil del contacto.
Escribe la condición comercial permanente y guárdala. A diferencia de las Notas privadas de una conversación puntual, las Notas de contacto quedan fijas en la ficha CRM del cliente para siempre, sin importar cuántas conversaciones nuevas se abran en el futuro.

Paso 3: Automatizar la recompra con Mensajes Programados Recurrentes y Campañas

Tienes dos herramientas nativas para impulsar los pedidos de reposición:

Para clientes con día fijo de toma de pedido (Mensajes Programados):

Dentro de la conversación del cliente (o desde el módulo Mensajes Programados en la barra lateral izquierda), programa un mensaje con el texto: "¡Buen día! Hoy cerramos los pedidos para el reparto de tu zona. ¿Qué mercadería te preparamos para esta semana?"
En el selector de repetición (Recurrencia), elige Semanal el lunes (o Personalizado... para definir cada 2 semanas los martes y jueves) y establece la condición de fin en Nunca.

Para difundir nuevas listas de precios o ingresos de mercadería (Campañas → WhatsApp):

Entra en Campañas → WhatsApp y pulsa Crear campaña.
En Audiencia, selecciona la etiqueta de contacto correspondiente (por ejemplo, mayorista-activo o ruta-norte).
Si operas con una bandeja de WhatsApp mediante código QR (Waha), adjunta el PDF de la nueva lista de precios (hasta 40 MB), redacta el mensaje usando variables ({{nombre}}) y variaciones Spintax ({Hola|Buen día|Qué tal} {{nombre}}, te {comparto|adjunto} la lista mayorista actualizada...), configura el intervalo aleatorio entre 25 y 45 segundos y marca Enviar solo durante el horario comercial de la bandeja.
Si operas con WhatsApp Cloud API (WhatsApp Cloud), selecciona tu plantilla aprobada con encabezado de documento PDF creada previamente en Ajustes → Plantillas Meta.
Monitorea en tiempo real cuántos clientes abrieron y leyeron la lista desde Campañas → Reporte de campaña.

Paso 4: Crear las Macros de pasaje a Facturación y Expedición

Para que el vendedor no pierda tiempo administrativo tras cerrar el pedido:

Ve a Ajustes → Macros y haz clic en Añadir macro.
Crea la macro 1. Pasar Pedido a Facturación (visibilidad Público) encadenando estas acciones:
Añadir una etiqueta → pedido-confirmado
Asignar un equipo → facturacion-y-cobranzas
Cambiar prioridad → Alta
Añadir una nota privada → "✅ Pedido mayorista confirmado y pago/condición verificada. Emitir comprobante fiscal y pasar a depósito."
Crea una segunda macro llamada 2. Pasar a Depósito / Expedición para que, una vez adjuntada la factura, administración derive el caso al equipo expedicion-deposito, quien al despachar subirá la foto de la guía del expreso al cliente y resolverá la conversación.

5. Sinergia con el Tablero Kanban y el Directorio de Empresas B2B

Embudo de Incorporación de Nuevos Comercios Mayoristas (Kanban): Utiliza el Tablero Kanban para el proceso de alta de nuevos distribuidores (1. Solicitud de Alta → 2. Verificación de CUIT y Rubro → 3. Envío de Catálogo y Lista → 4. Primer Pedido Mayorista).
Directorio de Empresas B2B (Empresas*, disponible en el plan Evolución): Cuando un mismo cliente mayorista o cadena de supermercados tiene 4 interlocutores distintos que te escriben por WhatsApp (el dueño, el encargado de compras, el jefe de depósito y el responsable de pagos), puedes agrupar a los 4 contactos bajo la misma ficha en Empresas* para tener una visión corporativa unificada.

6. Relación con el ecosistema Waclis

Waclis (Catálogo Mayorista y Carrito Cotizador — panel.waclis.com): Puedes configurar tu catálogo online o Carrito Cotizador de Waclis para que tus clientes mayoristas armen su pedido seleccionando bultos, talles o sabores desde su celular o computadora. Al confirmar el pedido en la web, el sistema lo envía automáticamente a su conversación de WhatsApp en Waclis Inbox, ahorrándole al vendedor la carga manual renglón por renglón.
WaclisPOS 3.0 (pos.waclis.com): Tus vendedores pueden confeccionar el pedido o presupuesto mayorista con sus listas de precios dentro de WaclisPOS y enviarlo por WhatsApp a través de la bandeja conectada en Waclis Inbox con un clic.
Waclis Factur (factur.waclis.com): Toda la emisión fiscal legal (Facturas A, Facturas B, Remitos o Notas de Crédito con CAE de ARCA/AFIP) se realiza exclusivamente en Waclis Factur. Puedes incrustar Waclis Factur como una Aplicación del panel (Ajustes → Integraciones → Aplicaciones de panel) en la barra lateral derecha de Waclis Inbox para consultar el estado del cliente y luego compartir el PDF del comprobante fiscal directamente en el chat de WhatsApp.

7. Problemas frecuentes y cómo resolverlos

Síntoma observado	Causa probable en Waclis Inbox	Cómo resolverlo paso a paso
Al importar el CSV de clientes mayoristas desde Excel, los números de teléfono o acentos no se cargan bien.	El archivo tenía números sin el prefijo internacional `+` (formato E.164) o Excel convirtió los teléfonos largos a notación científica (`5,49E+12`).	1. En Excel, formatea la columna `Número de teléfono` como Texto y asegúrate de que cada número comience con `+` y código de país (ej. `+54911...`). 2. Guarda como CSV UTF-8 (delimitado por comas); Waclis Inbox acepta tanto coma (`,`) como punto y coma (`;`).
Un mismo comercio mayorista aparece dos veces en `Contactos` (una vez por el chat web y otra vez por WhatsApp).	El cliente ingresó por primera vez en el widget web con su email y luego escribió por WhatsApp desde su celular sin que el sistema tuviera aún ambos datos en la misma ficha.	Abre la ficha del contacto principal que deseas conservar, haz clic en la acción `Fusionar contacto` (`Merge contact`), busca el contacto duplicado y confirma. Todas las conversaciones, notas, tareas y etiquetas se unificarán de forma definitiva en el contacto principal.
En una campaña de cambio de lista de precios por WhatsApp QR (`Waha`), aparece una alerta amarilla en el creador de campaña.	Se escribió mal la sintaxis de Spintax (por ejemplo, quedó una llave `{` sin cerrar o sin el separador vertical `	`).	Revisa las llaves `{Opción 1	Opción 2} `en el cuerpo del mensaje y pulsa el botón `Generar otro ejemplo` en el previsualizador hasta que el contador muestre las combinaciones válidas sin advertencias.
Un cliente de pedido semanal avisó que cierra por vacaciones 15 días y queremos pausar su recordatorio automático sin borrarlo.	Tiene un Mensaje Programado Recurrente activo para el próximo lunes.	Ve a `Mensajes Programados` → `Recurrentes` en la barra lateral izquierda, localiza el mensaje de ese cliente y utiliza la opción de Posponer envío pendiente hasta la fecha en que regrese de vacaciones.

8. Preguntas frecuentes (FAQ)

¿Puedo obligar a que el campo CUIT / Identificación Fiscal solo acepte números válidos cuando un agente lo carga en la ficha del contacto?

Sí. Al crear el atributo personalizado de tipo Texto en Ajustes → Atributos personalizados, puedes activar la validación por expresión regular completando Patrón Regex (Expresión regular, por ejemplo ^[0-9]{11}$) y el Mensaje de ayuda ( Mensaje de ayuda de validación, por ejemplo "Ingresa los 11 dígitos del CUIT sin guiones").

¿Cómo encuentro rápido a todos los clientes mayoristas que no nos hacen un pedido desde hace más de 30 días?

En Contactos, haz clic en Filtrar contactos y combina dos condiciones con Y: 1) Etiquetas Igual a mayorista-activo, y 2) Última actividad Días antes de 30. Guarda ese filtro como el segmento Mayoristas sin compra +30 días para que tu equipo comercial los llame o les envíe una campaña de reactivación.

¿Los agentes de depósito pueden ver solo los chats que están listos para preparar el pedido sin ver las negociaciones privadas de otros clientes?

Sí. En Ajustes → Roles personalizados, puedes crear el rol Operador de Depósito activando el permiso Ver solo conversaciones de sus propios equipos y asignarlos únicamente al equipo expedicion-deposito. Así solo verán en su pantalla las órdenes que facturación ya derivó a su equipo.

¿Puedo adjuntar una planilla Excel (.xlsx) además de archivos PDF en las campañas o respuestas rápidas para clientes mayoristas?

Sí. Tanto el módulo de Campañas de WhatsApp QR (Waha) (hasta 40 MB) como las Respuestas predefinidas (/) admiten archivos .pdf, .xls, .xlsx, .doc, .docx, imágenes y videos para que compartas listas de precios o planillas de pedido rápido sin limitaciones.

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