Guía de implementación para agencias, consultoras y estudios profesionales

• Categoría: Casos de uso y guías de negocio
• Disponibilidad: Disponible desde el plan Premium (incluido en Premium y Evolución)
• Tiempo estimado de implementación: 40 minutos
• Rol necesario: Administrador (para configurar equipos, canales e integraciones) y Agente (consultores, contadores, abogados o ejecutivos de cuentas)

Las agencias de marketing y software, consultoras de negocios, estudios contables, despachos jurídicos y estudios de arquitectura enfrentan un desafío operativo diario: atender en un mismo canal tanto a prospectos nuevos que solicitan propuestas comerciales como a clientes con abono activo que envían documentación urgente, aprueban campañas o piden reuniones de seguimiento. Cuando estas conversaciones ocurren en grupos de WhatsApp personales de cada socio o ejecutivo, el estudio pierde trazabilidad de lo prometido y mezcla recordatorios rápidos de chat con proyectos complejos. En esta guía aprenderás a estructurar Waclis Inbox para separar la venta consultiva de la atención de clientes activos, coordinar reuniones con WaclisCAL, articular el correo corporativo con WaclisMAIL y distinguir entre las Tareas del chat y los tableros de entregables en Waclis Work.

1. ¿Qué puedes lograr con esta implementación en tu estudio o agencia?

1. Separación inmediata entre Prospectos Comerciales y Clientes de Abono Activo: Mediante atributos de contacto y reglas de automatización, cuando escribe un cliente con abono vigente la conversación pasa directamente a su ejecutivo de cuenta o área técnica (Impuestos, Sueldos, Paid Media, Diseño), mientras que las consultas nuevas van al embudo comercial.
2. Colaboración interna entre especialistas sin exponer el debate al cliente: Un ejecutivo de cuenta recibe una consulta compleja por WhatsApp, suma al especialista como Participante y lo menciona con @ en una Nota privada (fondo ámbar) para validar el criterio técnico antes de responder públicamente.
3. Convivencia ordenada entre buzones compartidos en Inbox y correo personal en WaclisMAIL: Atiende las casillas grupales (info@, soporte@, administracion@) dentro de Waclis Inbox junto con WhatsApp, mientras cada socio o consultor opera su casilla individual en WaclisMAIL viendo en el panel lateral Contact 360 los chats activos del cliente.
4. Frontera clara entre seguimiento conversacional y gestión de proyectos: Usa el botón Nueva tarea de Waclis Inbox para compromisos de comunicación ("Llamar hoy 16 h por balance") y lleva la gestión de proyectos y entregables de equipo en Waclis Work.

2. Antes de comenzar (Requisitos previos verificables)

• Rol de Administrador en Waclis Inbox.
• Canales conectados en Ajustes → Bandejas de entrada: Tu línea de WhatsApp principal (WhatsApp mediante código QR eligiendo Waha o WhatsApp Cloud API seleccionando WhatsApp Cloud) y tu Bandeja de entrada de Correo electrónico (IMAP/SMTP o reenvío) para casillas compartidas de atención.
• Acceso a tus aplicaciones del ecosistema Waclis: WaclisCAL (cal.waclis.com), WaclisMAIL (mail.waclis.com), Waclis Work (work.waclis.com) y Waclis Factur (factur.waclis.com).

3. Arquitectura recomendada lista para copiar

Configura estos equipos, atributos, etiquetas y etapas para ordenar la operación de tu agencia o estudio:

3.1 Equipos, Atributos y Etiquetas recomendadas

4. Paso a paso en Waclis Inbox

Paso 1: Enrutar automáticamente a Clientes Activos vs. Prospectos Nuevos

1. Ve a Ajustes → Automatización (pestaña Se ejecutan de inmediato) y haz clic en + Añadir regla de automatización.
2. Configura la regla de prioridad para tu cartera activa:

• Nombre de la regla: Ruta directa para Clientes de Abono Activo
• Evento: Conversación creada
• Condiciones: Estado de Cuenta (atributo de contacto estado-cliente) Igual a Cliente Abono Activo.
• Acciones:

1. Asignar un equipo → cuentas-activas
2. Añadir una etiqueta → cliente-abono
3. Cambiar prioridad → Alta
4. Añadir SLA → SLA Clientes de Abono (por ejemplo, primera respuesta en 15 minutos dentro de horario comercial).
5. Crea una segunda regla para cuando Estado de Cuenta No es igual a Cliente Abono Activo, asignando el chat al equipo nuevos-negocios para su calificación comercial y seguimiento en el Tablero Kanban (1. Discovery → 2. Propuesta Presentada → 3. Revisión de Contrato / Onboarding).
6. Confirmación visual: Cada vez que un cliente actual escriba por WhatsApp o correo, aparecerá directamente en la fila de cuentas-activas con prioridad Alta.

Paso 2: Coordinar reuniones de avance o consultoría con WaclisCAL

En servicios profesionales, el chat debe resolver dudas rápidas y derivar las discusiones largas a una reunión agendada:

1. En WaclisCAL (cal.waclis.com), crea tus tipos de evento (por ejemplo: Sesión de Diagnóstico Inicial — 30 min y Revisión Mensual de Resultados — 45 min) y guarda sus enlaces públicos de reserva como Respuestas predefinidas (/) en Waclis Inbox (o conecta tus recordatorios vía API REST / Webhooks).
2. En Waclis Inbox, ve a Ajustes → Integraciones → Aplicaciones de panel y añade la vista contextual de WaclisCAL para que el consultor pueda ver los próximos turnos del cliente o reservarle una sesión desde la barra derecha del chat sin cambiar de pestaña.
3. Además, guarda los enlaces de reserva en Ajustes → Respuestas predefinidas (/reunion-mensual, /onboarding) para insertarlos con / en 2 segundos.

Paso 3: Articular el correo en WaclisMAIL con las conversaciones de Waclis Inbox

Los estudios y agencias reciben contratos y balances por email y consultas operativas por WhatsApp:

1. Para las casillas departamentales donde varios miembros deben colaborar sobre el mismo buzón (ej. impuestos@estudio.com o soporte@agencia.com), conéctalas como Canal de Correo electrónico en Ajustes → Bandejas de entrada → Añadir bandeja de entrada → Correo electrónico.
2. Para las casillas personales de cada socio o consultor (socio@estudio.com), utilízalas directamente en WaclisMAIL (mail.waclis.com).
3. Confirmación visual en WaclisMAIL: Cuando abras un correo de un cliente en WaclisMAIL, la barra lateral derecha Contact 360 consultará automáticamente a Waclis Inbox y te mostrará las conversaciones recientes de ese cliente (con su estado, canal y último mensaje) junto con un botón de enlace directo para abrir ese chat exacto en Waclis Inbox.

Paso 4: Diferenciar Tareas del chat vs. Entregables en Waclis Work

Para mantener el orden operativo sin duplicar esfuerzos:

1. Cuándo usar el botón Nueva tarea en Waclis Inbox: Úsalo en la barra de herramientas del cuadro de respuesta (ReplyBox) para compromisos de comunicación o seguimiento vinculados al chat (ej. "Reclamar mañana documentación de IVA" o "Llamar el jueves para validar pauta publicitaria"). Al completarla en Tareas, registra obligatoriamente el Resumen del resultado.
2. Cuándo usar Waclis Work (work.waclis.com): Úsalo para la ejecución interna de los proyectos y entregables del estudio (proyectos y entregables internos del equipo). Puedes pegar el link del proyecto en el atributo enlace al proyecto de la conversación o incrustar Waclis Work como Aplicación de panel (Aplicación de panel) en Waclis Inbox.

5. Qué significa cada herramienta en la operación de una agencia o estudio

6. Relación con el ecosistema Waclis

• WaclisCAL (cal.waclis.com): Elimina el ida y vuelta de mensajes para coordinar agendas de socios y consultores compartiendo enlaces públicos de reserva en el chat (o integrándolo mediante API/Aplicaciones del panel si se configura).
• WaclisMAIL (mail.waclis.com): Ofrece la vista Contact 360 que une el mundo del correo formal con la agilidad de WhatsApp en Waclis Inbox, manteniendo sincronizada la identidad y avatar del contacto.
• Waclis Work (work.waclis.com): Es la plataforma dedicada a gestionar proyectos de equipo. (Recuerda: las tareas internas de recordatorio rápido creadas en Waclis Inbox son independientes y no se sincronizan automáticamente con los tableros de Waclis Work).
• Waclis Factur (factur.waclis.com): Permite emitir las facturas electrónicas mensuales de honorarios o abonos con CAE de ARCA/AFIP e incrustarse como Aplicación de panel en Inbox para compartir el PDF fiscal en el chat del cliente.

7. Problemas frecuentes y cómo resolverlos

8. Preguntas frecuentes (FAQ)

¿Cómo pedimos la documentación mensual (facturas, recibos de sueldo, accesos) a 100 clientes de abono sin escribirles uno por uno?

Puedes etiquetar a tus clientes con recordatorio-mensual y lanzar una campaña desde Campañas → WhatsApp los primeros días hábiles del mes, o configurar Mensajes Programados Recurrentes (Mensual el día 2) personalizados para cada cuenta clave.

¿Puedo sumar a un especialista contable o diseñador a una conversación puntual sin cambiar el ejecutivo asignado?

Sí. En el panel lateral derecho de la conversación, despliega Participantes de la conversación y agrega al especialista, o simplemente menciónalo con @Nombre dentro de una Nota privada. Recibirá la notificación, podrá dejar su dictamen interno y el ejecutivo titular seguirá siendo el responsable del chat.

¿Puedo medir cuántas consultas y cuánto tiempo insume atender a cada cliente o área del estudio?

Sí. Etiquetando las conversaciones por área (area-impuestos, area-laboral, area-marketing) o utilizando el Reporte de tiempo en las tarjetas del Tablero Kanban, puedes auditar el volumen exacto desde Reportes → Etiquetas y Reportes → Equipos.

¿Si trabajamos con grupos de WhatsApp por cliente, podemos atenderlos desde Waclis Inbox?

Sí, a partir del plan Premium, si conectas tu línea mediante WhatsApp por código QR (Waha), puedes habilitar la sincronización y atención de Grupos de WhatsApp desde Ajustes → Bandejas de entrada → Configuración.

9. Artículos relacionados

• Colabora con tu equipo: notas privadas, menciones @ y derivación de chats
• Tareas operativas con fecha límite, recordatorios y cierre documentado
• Aplicaciones del panel: incrustación de portales web en iFrames contextuales del chat
• Cómo se integra Waclis Inbox con el ecosistema Waclis (Tienda Web, WaclisPOS, WaclisCAL, Waclis Factur, Waclis Reach, WaclisMAIL y Waclis Work)