Guía de implementación para empresas de merchandising y regalos corporativos

Categoría: Casos de uso y guías de negocio
Disponibilidad: Disponible desde el plan Premium (incluido en Premium y Evolución)
Tiempo estimado de implementación: 50 minutos
Rol necesario: Administrador (para configurar equipos, atributos, Kanban e integraciones) y Agente (para ventas y diseño)

La venta de merchandising, regalos empresariales, indumentaria corporativa y artículos promocionales es mucho más compleja que la de un comercio tradicional: ningún cliente compra un producto "estándar" sin antes definir cantidades por escala, técnica de personalización (serigrafía, bordado, grabado láser, tampografía o DTF), fecha límite inamovible del evento corporativo y aprobación del boceto o muestra virtual con su logotipo. En este playbook aprenderás a configurar Waclis Inbox de punta a punta y a conectarlo con el Carrito Cotizador de Waclis y WaclisPOS para transformar consultas de WhatsApp en órdenes de producción rentables y sin errores de taller.

1. ¿Qué puedes lograr con esta arquitectura en tu empresa de merchandising?

Al implementar esta configuración específica para el rubro promocional en Waclis Inbox, resuelves los cuatro cuellos de botella históricos del sector:

Recepción automática de pedidos desde el Carrito Cotizador de Waclis: Cuando el comprador corporativo navega tu catálogo online de merchandising, elige mochilas, botellas térmicas y cuadernos y solicita cotización, el pedido ingresa automáticamente como un mensaje estructurado en tu conversación de WhatsApp dentro de Waclis Inbox, listo para que el asesor comercial lo atienda.
Despacho de presupuestos PDF con personalización desde WaclisPOS: Tu vendedor calcula escalas, costos de matriz/grabado y variantes en WaclisPOS (pos.waclis.com) y envía el presupuesto PDF interactivo (con enlace al Portal Público de aprobación digital) directamente a través de la bandeja de WhatsApp conectada en Waclis Inbox.
Coordinación fluida entre Ventas y Diseño Gráfico sin perder archivos: Mediante Notas privadas con menciones @, etiquetas de estado de logo y el checklist del Tablero Kanban, el diseñador valida si el logotipo está vectorizado (.AI, .CDR, .EPS o .PDF en curvas) sin necesidad de reenviar correos sueltos.
Control de fechas de eventos y presupuestos multimoneda: En el Tablero Kanban puedes cotizar insumos importados en USD y servicios de estampado nacional en ARS dentro de la misma tarjeta, proyectando las fechas de entrega en la vista Agenda para no fallar jamás en un congreso o regalo de fin de año.

2. Antes de comenzar (Requisitos previos verificables)

Revisa esta lista antes de iniciar la configuración:

Rol de Administrador en Waclis Inbox.
Bandeja de WhatsApp conectada en Ajustes → Bandejas de entrada (mediante WhatsApp por código QR eligiendo Waha en Proveedor de API, o WhatsApp Cloud API seleccionando WhatsApp Cloud) y opcionalmente el Widget de chat web (Sitio Web) instalado en tu catálogo online.
Si utilizas el Carrito Cotizador de Waclis (panel.waclis.com) o WaclisPOS (pos.waclis.com): Ten a mano tu ID de cuenta de Inbox (el número visible en la URL la barra de direcciones de tu navegador) y tu Token de acceso personal (ubicado al final de Ajustes de perfil).

3. Arquitectura recomendada lista para copiar

Configura exactamente estos equipos, atributos personalizados, etiquetas y etapas de Kanban probados en empresas líderes de artículos promocionales:

3.1 Equipos de trabajo (`Ajustes` → `Equipos`)

Nombre del Equipo	Auto-asignación	Quiénes lo integran y qué hacen
`ventas-corporativas`	Activada	Ejecutivos de cuenta que califican el pedido, asesoran en productos, cotizan en WaclisPOS y cierran la seña.
`diseno-y-muestras`	Desactivada (se asigna o menciona bajo demanda)	Diseñadores gráficos que revisan logotipos en curvas, arman el fotomontaje/boceto digital y preparan el polímero o matriz.
`produccion-y-logistica`	Desactivada	Encargados de taller, seguimiento de estampado, control de calidad y despacho final al cliente.

3.2 Atributos personalizados (`Ajustes` → `Atributos personalizados`)

Nombre para mostrar	Clave	Modelo	Tipo de dato y valores sugeridos	Para qué sirve
Tipo de comprador	`tipo-comprador`	`Contacto`	`Lista`: `Empresa Corporativa`, `Agencia de Publicidad / Eventos`, `Revendedor`, `Colegio / Egresados`, `Particular`	Define qué lista de precios o descuento por gremio aplicar.
Técnica de personalización	`tecnica-personalizacion`	`Conversación`	`Lista`: `Serigrafía`, `Bordado`, `Grabado Láser`, `Tampografía`, `Sublimación`, `DTF Textil / UV`, `Sin logo (Liso)`	Permite filtrar pedidos por taller y validar requisitos técnicos del logo.
Cantidad total de unidades	`cantidad-unidades`	`Conversación`	`Número`	Identifica rápido el volumen del lote para priorizar cotizaciones grandes.
Fecha límite del evento	`fecha-del-evento`	`Conversación`	`Fecha`	Crítico en merchandising: marca el día exacto en que el cliente tiene su congreso o entrega.
Logo en curvas aprobado	`logo-aprobado`	`Conversación`	`Casilla de verificación` (`Sí` / `No`)	Evita pasar un pedido a producción si el cliente solo mandó una captura de pantalla borrosa.

3.3 Etiquetas recomendadas (`Ajustes` → `Etiquetas`)

carrito-cotizador: Pedidos ingresados desde el catálogo web de Waclis.
esperando-logo: Cliente cotizado o interesado que aún debe enviar su logotipo en alta calidad.
boceto-en-proceso: El equipo de diseño está preparando el fotomontaje digital.
muestra-aprobada: El cliente aprobó el boceto digital y está listo para facturar/señar.
en-taller-produccion: Orden con seña acreditada en proceso de grabado o estampado.

3.4 Embudo en el Tablero Kanban (`Kanban` → `Ventas Merchandising B2B`)

Orden y Nombre de Etapa	Qué oportunidades viven en esta columna	Checklist estándar sugerido dentro de la tarjeta
1. Consulta / Carrito Recibido	Consultas entrantes de WhatsApp o pedidos recibidos del Carrito Cotizador pendientes de presupuestar.	`[ ]` Confirmar stock de artículos · `[ ]` Validar fecha del evento
2. Presupuesto Enviado	Cotizaciones despachadas desde WaclisPOS con ofertas en `ARS` y/o `USD`.	`[ ]` Enviar PDF de cotización · `[ ]` Hacer toque de seguimiento a las 48 h
3. Revisión de Logo y Boceto	Clientes que aceptaron el presupuesto y enviaron su logotipo para armar la muestra virtual.	`[ ]` Recibir logo en curvas (`.AI`/`.PDF`) · `[ ]` Subir boceto digital · `[ ]` Obtener OK escrito del cliente
4. Pendiente de Seña / Factura	Boceto aprobado esperando comprobante de transferencia o pago del anticipo (ej. 50 %).	`[ ]` Verificar acreditación de seña · `[ ]` Emitir y enviar factura desde Waclis Factur
5. En Taller y Producción	Pedidos en grabado láser, serigrafía o bordado hasta el despacho final.	`[ ]` Orden de taller emitida · `[ ]` Control de calidad · `[ ]` Avisar retiro/envío

4. Paso a paso de implementación en Waclis Inbox

Paso 1: Vincular el Carrito Cotizador de Waclis y WaclisPOS con tu bandeja de WhatsApp

En Waclis Inbox, copia tu ID de cuenta (de la URL del navegador) y ve a Ajustes de perfil (abajo a la izquierda) para copiar tu Token de acceso.
En el panel de tu tienda y Carrito Cotizador de Waclis (panel.waclis.com), activa la integración de WhatsApp con Waclis Inbox, pega el ID de cuenta, el Token de acceso y selecciona tu bandeja de WhatsApp.
Cuando generes un presupuesto en PDF o comprobante desde WaclisPOS (pos.waclis.com), compártelo con el cliente en su conversación de Waclis Inbox (o integra tus flujos mediante la API REST y Aplicaciones de panel de Inbox).
Confirmación visual: Cuando un cliente envíe una solicitud desde tu Carrito Cotizador de Tienda Waclis (o cuando el vendedor comparta el PDF de cotización generado en WaclisPOS), el pedido y la propuesta quedarán registrados en el hilo de conversación del cliente en Waclis Inbox.

Paso 2: Configurar la atención inicial con Capitán IA y Respuestas Predefinidas

En Ajustes → Respuestas predefinidas, haz clic en Añadir respuesta predefinida y crea tres plantillas clave con archivos adjuntos:

/requisitos-logo: Explica al cliente que para armar el boceto sin cargo necesita enviar su logotipo en formato vectorial (.AI, .EPS, .CDR o .PDF editable) e incluye una imagen de ejemplo.
/catalogo-corporativo: Incluye el enlace a tu Carrito Cotizador de Waclis y adjunta el PDF de la colección de temporada (ej. Día del Trabajador o Regalos de Fin de Año).
/condiciones-mayoristas: Detalla mínimos de unidades por producto, plazos de producción (ej. 10 a 15 días hábiles desde aprobación de muestra y seña del 50 %) y medios de pago.

Si utilizas el Agente de IA Capitán, sube tu catálogo PDF en Capitán → Documentos y crea un escenario en Capitán → Escenarios que consulte al cliente: 1) Qué artículo busca, 2) Cantidad aproximada, 3) Si requiere logo a un color, full color o grabado láser, y 4) Fecha de su evento; luego aplica Añadir etiqueta a la conversación (lead-calificado), resume en Añadir nota privada y transfiere a ventas-corporativas con Transferir a un agente humano.

Paso 3: Gestionar el pedido corporativo y el boceto entre Ventas y Diseño

Al recibir la solicitud del cliente, el vendedor abre el acordeón Elementos Kanban en el panel derecho del chat y crea la tarjeta en el embudo Ventas Merchandising B2B, cargando en Ofertas las opciones cotizadas (por ejemplo, Oferta 1: 300 Jarros Térmicos con grabado láser - ARS 2.400.000; Oferta 2: 300 Botellas Importadas Acero Inox - USD 3.100) y definiendo la Fecha límite según la fecha del evento.
Cuando el cliente envía su logotipo por WhatsApp, el vendedor mueve la tarjeta a la etapa 3. Revisión de Logo y Boceto, aplica la etiqueta boceto-en-proceso y escribe una Nota privada (pestaña amarilla en el cuadro de respuesta):

@Diseno-Grafico Adjunto arriba el logo en PDF que envió el cliente para los 300 jarros negros. Quiere grabado láser centrado de 4x4 cm. Por favor subir aquí mismo el fotomontaje para enviárselo.

El diseñador entra a la conversación, descarga el logo enviado por el cliente, sube el boceto digital dentro de una Nota privada para el vendedor (o directamente al cliente si tiene permiso) y marca el ítem correspondiente en el Checklist de la tarjeta Kanban.
Una vez que el cliente responde "Aprobado el diseño" y envía el comprobante de seña, el vendedor marca la casilla logo-aprobado en los atributos de la conversación y avanza la tarjeta a 5. En Taller y Producción.

Paso 4: Programar campañas estacionales de merchandising (Fechas clave B2B)

El negocio de regalos empresariales tiene picos estacionales muy marcados (Marzo/Abril eventos y congresos, Mayo Día del Trabajador, Agosto Día del Niño, Octubre/Noviembre regalos de Fin de Año):

En Contactos, filtra por el atributo Tipo de comprador Igual a Empresa Corporativa o Agencia de Publicidad / Eventos y guarda el Segmento o aplica la etiqueta base-b2b-activa.
Sesenta días antes de fin de año, entra en Campañas → WhatsApp, selecciona tu audiencia base-b2b-activa, adjunta el catálogo PDF de kits empresariales (hasta 40 MB en bandejas Waha o encabezado de documento PDF hasta 100 MB en Plantillas Meta) y lanza la preventa anticipada.

5. Otras formas de hacerlo y atajos rápidos para el equipo diario

Vista Agenda del Kanban para controlar fechas de eventos: Los viernes por la mañana, el jefe de ventas y producción cambia el conmutador superior del Tablero Kanban de Tablero a Agenda. Allí verá en formato calendario todos los pedidos organizados por su fecha límite de entrega, evitando que se tome un pedido urgente sin capacidad de taller.
Buscador interno de mensajes y archivos por conversación: Si una conversación corporativa lleva 150 mensajes y necesitas encontrar el mensaje exacto donde el cliente mandó el archivo .PDF del logo hace dos semanas, usa el buscador interno de la conversación con filtro de fechas para ir directo a ese mensaje en 2 segundos.

6. Relación con el ecosistema Waclis (Flujo completo de punta a punta)

Importante: Qué hace cada aplicación del ecosistema en una empresa de merchandising:
- Carrito Cotizador y Catálogo Web de Waclis (panel.waclis.com): Es donde muestras tus productos promocionales por categorías y donde el cliente arma su carrito de solicitud de presupuesto, el cual se inyecta automáticamente en el WhatsApp del cliente a través de Waclis Inbox. (Recuerda: el catálogo de productos y su stock se administran en panel.waclis.com, no dentro de la ventana de chat de Inbox).
- WaclisPOS (pos.waclis.com): Es donde confeccionas las cotizaciones formales en PDF (plantillas C1–C4), calculas listas de precios y despachas el presupuesto con su link de aprobación digital hacia la conversación de Waclis Inbox. También puedes incrustar WaclisPOS como Aplicación de panel (Ajustes → Integraciones → Aplicaciones de panel) para consultarlo en la barra lateral derecha del chat.
- Waclis Factur (factur.waclis.com): Cuando el cliente aprueba el presupuesto y abona la seña o el saldo final, la Factura A o B con CAE de ARCA/AFIP se emite exclusivamente en Waclis Factur y su PDF fiscal se comparte con el cliente en el chat de Waclis Inbox.
- Waclis Work (work.waclis.com): Mientras que el botón Nueva tarea dentro del chat de Waclis Inbox sirve para recordatorios rápidos del vendedor (ej. "Llamar hoy 15 h por seña"), si deseas gestionar órdenes complejas de taller, órdenes de producción de equipo, utiliza Waclis Work accediendo desde el selector de aplicaciones o incrustándolo como Aplicación de panel.

7. Problemas frecuentes y cómo resolverlos

Síntoma observado	Causa probable	Cómo resolverlo paso a paso
Un cliente envió un pedido en el Carrito Cotizador de la web, pero no apareció la conversación en Waclis Inbox.	El Token de acceso o el ID de bandeja configurados en `panel.waclis.com` cambiaron o la sesión de WhatsApp QR estaba desconectada en ese instante.	1. Verifica en `Ajustes` → `Bandejas de entrada` que tu canal de WhatsApp figure `Conectado`. 2. Comprueba en `panel.waclis.com` que el ID de cuenta, el ID de bandeja y el `Token de acceso` de `Ajustes de perfil` coincidan con los actuales.
El vendedor pasa un pedido a producción pero el cliente aún no había enviado el logo vectorizado.	No se estandarizó la verificación previa al cierre o cambio de etapa.	Utiliza el Checklist de la tarjeta Kanban con los pasos obligatorios (`Recibir logo en curvas`, `Aprobar boceto`) y, si operas en el plan Evolución, configura `logo-aprobado` dentro de `Atributos requeridos al resolver` en `Ajustes` → `Flujo de conversación`.
Las cotizaciones en dólares (productos importados) y en pesos (estampado local) no se ven reflejadas en los totales de la columna Kanban.	Los montos se anotaron como texto suelto en la descripción en lugar de cargarse como `Ofertas` estructuradas.	Abre el detalle de la tarjeta en `Kanban`, agrega cada opción en el arreglo de `Ofertas` indicando su importe numérico y su moneda (`USD` o `ARS`) y guarda. La cabecera de la etapa mostrará ambos totales desglosados por moneda.
El diseñador gráfico no se entera cuando un vendedor sube un logotipo nuevo en una conversación.	El vendedor dejó una nota privada sin mencionar con `@` al diseñador o sin asignarle una tarea/etiqueta.	En la pestaña `Nota privada` del chat, escribe siempre `@` seguido del nombre del diseñador para que reciba una notificación inmediata con sonido y enlace directo a la conversación.

8. Preguntas frecuentes (FAQ)

¿El cliente puede enviar archivos pesados de diseño (como PDFs vectorizados o catálogos) por el chat de WhatsApp en Waclis Inbox?

Sí. A través de WhatsApp en Waclis Inbox puedes recibir y enviar documentos PDF, imágenes en alta resolución, archivos comprimidos y videos comerciales, quedando todos resguardados en el historial de la conversación y accesibles para el equipo de diseño.

¿Cómo distingo en el Tablero Kanban un presupuesto que sigue abierto de uno que ya nos compró o uno que perdimos por fecha de entrega?

Dentro de cada tarjeta del Tablero Kanban, dispones del selector de Estado comercial (status): Abierto (open), Ganado (won) o Perdido (lost, donde puedes registrar el motivo exacto como "No llegábamos con los tiempos del evento"). Esto mantiene la trazabilidad sin necesidad de crear columnas extras que saturen la pantalla.

¿Puedo atender desde el mismo Waclis Inbox tanto a empresas que piden 500 regalos corporativos como a colegios que consultan por camperas de egresados?

Sí. Puedes usar el atributo personalizado tipo-de-evento o tipo-comprador para clasificarlos e incluso crear dos embudos separados dentro del módulo Kanban (uno llamado Corporativo / Merchandising B2B y otro llamado Egresados e Indumentaria), cada uno con sus propias etapas y vendedores asignados.

¿Si un vendedor se va de la empresa, perdemos los presupuestos y bocetos que habló por WhatsApp con sus cuentas corporativas?

No. Al operar sobre la bandeja conectada a Waclis Inbox, toda la conversación, los logotipos adjuntos, las notas privadas con diseño y las tarjetas del Tablero Kanban pertenecen a la cuenta de la empresa. El administrador solo debe reasignar sus conversaciones y tarjetas Kanban a otro ejecutivo comercial en segundos.

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