Cómo automatizar la calificación inicial de prospectos con Capitán y derivar a ventas con contexto

• Categoría: Casos de uso y guías de negocio
• Disponibilidad: Disponible desde el plan Premium (incluido en Premium y Evolución)
• Tiempo estimado de implementación: 35 minutos
• Rol necesario: Administrador (para entrenar documentos, crear escenarios y reglas) y Agente (para recibir las oportunidades calificadas)

Cuando tus vendedores invierten la mitad de su jornada en responder las mismas preguntas básicas ("¿Dónde están ubicados?", "¿Cuál es el mínimo de compra?", "¿Hacen envíos al interior?") a personas que aún no tienen intención firme de compra, pierden velocidad para cerrar a los clientes listos para pagar. En esta guía aprenderás a configurar al Agente de IA Capitán en Waclis Inbox para que actúe como tu pre-calificador comercial inteligente: responderá dudas usando tus documentos oficiales, relevará los datos clave del prospecto y, al detectar una oportunidad real, etiquetará el chat, escribirá una Nota privada de resumen para el vendedor y transferirá la conversación al equipo humano.

1. ¿Qué puedes lograr y en qué escenarios de negocio te sirve?

A diferencia de los viejos bots de botones rígidos que frustran al comprador cuando hace una pregunta fuera del guion, Capitán comprende lenguaje natural (e incluso notas de voz si activas la transcripción de audio) y sigue tus reglas comerciales:

1. Filtrado de volumen minorista vs. mayorista: Si tu empresa exige un mínimo de compra (por ejemplo, 20 unidades o determinado monto), Capitán informa amablemente la condición comercial, consulta qué cantidad busca el cliente y solo transfiere al equipo de ventas mayoristas a quienes cumplen el perfil.
2. Relevamiento previo de requisitos técnicos o presupuestarios: Antes de pasar el chat al asesor humano, Capitán averigua qué producto busca el cliente, para qué fecha lo necesita y en qué localidad se encuentra, dejando todo resumido en una nota interna de color ámbar para que el vendedor no vuelva a preguntar lo mismo.
3. Atención inmediata en picos de tráfico publicitario: Cuando lanzas anuncios en Meta Ads o campañas masivas y entran 80 consultas simultáneas, Capitán contesta en menos de 5 segundos, resuelve las dudas informativas y entrega a tus vendedores una fila ordenada de prospectos calificados.

2. Antes de comenzar (Requisitos previos verificables)

Antes de construir el flujo de calificación en Waclis Inbox, revisa que tengas listo lo siguiente:

• Suscripción activa con Capitán IA: El Agente de IA Capitán está incluido desde el plan Premium (300 respuestas/mes y hasta 25 documentos) y en el plan Evolución (1.000 respuestas/mes y hasta 100 documentos, con paquetes adicionales disponibles desde panel.waclis.com).
• Rol de Administrador en Waclis Inbox para acceder al módulo Capitán y a Ajustes → Automatización.
• Material comercial de referencia: Un documento PDF o la URL pública de tu web con tus condiciones comerciales, catálogo general, zonas de envío, medios de pago y preguntas frecuentes.
• Equipo de Ventas creado: Un equipo en Ajustes → Equipos (por ejemplo, ventas) con la casilla Permitir asignación automática para este equipo activada.

3. Arquitectura recomendada lista para copiar

Para conectar el razonamiento de Capitán con el enrutamiento y el embudo comercial de tu equipo, prepara primero estos componentes:

3.1 Etiquetas, pautas, límites y escenario de calificación

4. Paso a paso en Waclis Inbox

Paso 1: Alimentar el conocimiento comercial en Capitán > Documentos y Preguntas frecuentes

1. En la barra lateral izquierda de Waclis Inbox, haz clic en Capitán y entra en la sección Documentos.
2. Pulsa el botón + Crear un nuevo documento arriba a la derecha.
3. En Tipo de documento, elige PDF para subir tu dossier comercial/catálogo de condiciones o URL para indexar la página de preguntas frecuentes de tu sitio web, asigna un Nombre del documento claro y haz clic en Crear.
4. Una vez procesado, abre el menú de tres puntos del documento y selecciona Ver detalles para verificar en la pestaña Contenido rastreado los caracteres extraídos y en Preguntas frecuentes relacionadas las FAQs generadas.
5. Adicionalmente, ve a Capitán → Preguntas frecuentes y pulsa + Create new FAQ para cargar manualmente las 5 a 10 preguntas comerciales más críticas (por ejemplo: ¿Cuál es el monto mínimo de compra?, ¿Qué medios de pago aceptan?, ¿Cuánto demora el despacho?).
6. Confirmación visual: En Capitán → Resumen, la barra Cobertura de conocimiento mostrará el conteo actualizado de FAQs aprobadas y Documentos activos.

Paso 2: Definir las Pautas de respuesta, Límites y Mensaje de transferencia

1. Dirígete a Capitán → Configuración.
2. En el bloque Características, activa Capturar detalles clave como memorias de las interacciones con clientes y Permitir acceso a la información del contacto para que Capitán conozca el nombre del prospecto. Si no deseas que el bot responda en grupos internos de WhatsApp, mantén activado Ignorar grupos de WhatsApp.
3. En Ajustes del sistema, redacta un Mensaje de transferencia cálido (máximo 200 caracteres), por ejemplo: "¡Excelente! Ya tomé nota de tu pedido. Te paso ahora mismo con un asesor de nuestro equipo comercial para enviarte la cotización formal."
4. A la derecha, bajo Lo interesante, entra primero en Pautas de respuesta, escribe tus reglas de estilo (ej. "Usa formato de listas cortas aptas para lectura en celular y tutea al cliente con respeto") y pulsa Añadir y guardar (↵).
5. Vuelve atrás, entra en Límites y agrega tus restricciones comerciales (ej. "No confirmes precios personalizados fuera de lista; ante pedidos especiales, califica los datos y transfiere a un asesor").

Paso 3: Construir el Escenario de Calificación y Traspaso en Capitán > Escenarios

1. Entra en Capitán → Escenarios y haz clic en el botón Añadir un escenario.
2. Completa los tres campos del formulario Crear un escenario:

• Título: Calificación comercial y derivación a Ventas
• Descripción: Se activa cuando un prospecto consulta por productos, precios por volumen o presupuestos comerciales.
• Cómo manejar: Escribe el flujo operativo e inserta las herramientas escribiendo el símbolo @ para seleccionarlas del menú emergente:

> "1. Responde cualquier duda inicial del cliente basándote en los documentos y FAQs aprobadas.

> 2. Para poder cotizarle, solicita amablemente tres datos si aún no los mencionó: a) Qué producto o línea busca, b) Cantidad aproximada de unidades, y c) Ciudad o zona de entrega.

> 3. Una vez que el cliente proporcione esos datos (o si pide hablar directamente con un vendedor por un pedido urgente), ejecuta primero Añadir etiqueta a la conversación aplicando la etiqueta lead-calificado (y lead-mayorista si supera las 50 unidades).

> 4. Inmediatamente después, ejecuta Añadir nota privada redactando un resumen ejecutivo para el vendedor con el formato: 'RESUMEN CAPITÁN — Producto: [X] | Cantidad: [Y] | Zona: [Z] | Observaciones: [detalle]'.

> 5. Finalmente, ejecuta Transferir a un agente humano para transferir la conversación al equipo comercial humano."

1. Haz clic en Crear.
2. Confirmación visual: En el listado de Capitán → Escenarios verás tu nuevo escenario activo con la leyenda Herramientas usadas: Añadir nota privada, Añadir etiqueta a la conversación, Transferir a un agente humano.

Paso 4: Probar en el Playground y vincular la regla de asignación al equipo de Ventas

1. Antes de activarlo con clientes reales, ve a Capitán → Playground. Escribe mensajes simulando ser un comprador ("Hola, quiero averiguar por 100 unidades para enviar a Rosario") y comprueba cómo Capitán conversa, aplica la etiqueta, redacta la nota privada y ejecuta el traspaso.
2. Una vez validado, ve a Capitán → Bandejas de entrada, pulsa + Connect a new inbox, elige tu bandeja de WhatsApp o Chat Web y haz clic en Crear.
3. Por último, ve a Ajustes → Automatización y crea una regla inmediata para que cuando Capitán etiquete y transfiera el chat, se asigne automáticamente a un vendedor disponible:

• Evento: Conversación actualizada
• Condiciones: Etiquetas Igual a lead-calificado
• Acciones: Asignar un equipo → ventas (y opcionalmente Crear elemento Kanban en tu embudo comercial dentro de la etapa 1. Prospecto Calificado por IA).

5. Qué significa cada herramienta y control clave de Capitán

6. Otras formas de hacerlo y atajos rápidos

• Forzar prueba de herramientas con @ en el Playground: Dentro de Capitán → Playground, puedes escribir @ directamente en la caja de prueba para seleccionar una herramienta específica (incluyendo herramientas personalizadas HTTP) y verificar cómo responde el asistente en un caso puntual.
• Usar Copilot IA una vez que el humano toma el chat: Cuando el vendedor recibe la conversación transferida por Capitán, puede leer la nota privada amarilla en 3 segundos y usar el botón de Asistencia IA (destellos en el cuadro de respuesta) → Sugerir respuesta para redactar el primer mensaje de contacto comercial manteniendo el hilo de lo conversado.

7. Cómo combinarlo con otras funciones de Waclis Inbox

• Creación automática de tarjeta en el Tablero Kanban (Ajustes → Automatización): Configura en la misma regla que detecta la etiqueta lead-calificado la acción Crear elemento Kanban en el embudo de Ventas, etapa Calificado por IA, asignando la prioridad Alta. Así el vendedor no solo recibe el chat en su bandeja, sino que ya tiene la tarjeta creada en el tablero comercial.
• Medición de ahorro de tiempo y efectividad en Capitán > Resumen y Reportes > Bot: En Capitán → Resumen puedes auditar mensualmente las 6 métricas ejecutivas de tu asistente: Conversaciones atendidas, Tasa de resolución automática, Tasa de transferencia, Tasa de reapertura, Tiempo ahorrado y Mensajes / conversación.

8. Relación con el ecosistema Waclis

• WaclisCAL (cal.waclis.com): Si tu proceso de venta consultiva requiere agendar una videollamada de demostración o una visita tras calificar al prospecto, en el plan Evolución puedes registrar en Capitán → Herramientas el endpoint oficial POST https://api.tu-dominio.com/v1/disponibilidad (con autenticación Token Bearer). De ese modo, además de calificar al prospecto, Capitán puede consultar disponibilidad y dejar la reunión agendada en el calendario del vendedor asignado. En el plan Premium, puedes instruir a Capitán en una FAQ o escenario para que comparta el enlace público de reserva de WaclisCAL.
• Waclis (Panel y Tienda Online): Puedes indexar en Capitán → Documentos las URLs públicas de tu catálogo o políticas de envío de tu tienda Waclis, y gestionar el cupo de respuestas o paquetes adicionales de Capitán directamente desde panel.waclis.com.

9. Problemas frecuentes y cómo resolverlos

10. Preguntas frecuentes (FAQ)

¿El cliente puede ver la nota resumen que Capitán escribe con Añadir nota privada?

No, jamás. Todo lo generado mediante Añadir nota privada se publica como una Nota privada interna (con fondo amarillo/ámbar y candado) visible únicamente para los agentes y supervisores de tu cuenta en Waclis Inbox.

¿Qué ocurre si un cliente envía una nota de voz de 1 minuto explicando lo que quiere comprar?

Si activas Transcribir mensajes de audio en Ajustes → Ajustes de la cuenta y Transcripción de Audio en Ajustes → Capitán, el sistema transcribe automáticamente el audio a texto apenas ingresa y Capitán utiliza esa transcripción para calificar el pedido y responder sin demoras.

¿Cómo sé cuántas respuestas de Capitán lleva consumidas mi cuenta en el mes?

Puedes consultar el volumen de conversaciones e interacciones atendidas por tu asistente en Capitán → Resumen y gestionar tu plan o adquirir paquetes adicionales de respuestas (+500, +1.500 o +5.000 según tu plan) desde panel.waclis.com.

¿Puedo actualizar un PDF de lista de precios o condiciones sin tener que borrar y recrear el escenario?

Sí. Solo debes ir a Capitán → Documentos, subir el nuevo PDF (o pulsar Actualizar ahora en el menú de tres puntos si es una fuente URL) y aprobar o editar las FAQs derivadas en Capitán → Preguntas frecuentes. El escenario seguirá funcionando intacto con la información actualizada.

11. Artículos relacionados

• Reglas de automatización en tiempo real para triaje y auto-asignación
• Configuración inicial del Agente de IA Capitan: modelos LLM e instrucciones
• Base de conocimiento de Capitan: carga de PDFs y RAG semántico
• Escenarios y directivas de respuesta especializada en el Agente de IA Capitan