Cómo automatizar la calificación inicial de prospectos con Capitan y derivar a ventas

Cuando un negocio recibe un alto volumen de mensajes comerciales entrantes, los agentes humanos suelen perder tiempo respondiendo preguntas básicas y filtrando consultas no cualificadas. Este caso de uso explica cómo configurar el Agente de IA Capitan para realizar la cualificación inicial y transferir prospectos listos para comprar a los ejecutivos de ventas con un resumen documentado.

Arquitectura de atención híbrida

> Distinción entre función nativa y configuración recomendada:

> Las capacidades de bandejas unificadas, filtros, respuestas rápidas, notas internas y asignaciones son funciones nativas de Waclis Inbox. Las etapas del pipeline, etiquetas sugeridas, plantillas y tiempos de espera descritos en este caso de uso constituyen una configuración recomendada diseñada para resolver el problema operacional planteado, la cual puede adaptarse según las necesidades de tu empresa.

El enfoque colaborativo IA + Humano

El Agente de IA Capitan atiende el primer contacto de manera inmediata, recopila los datos esenciales de la solicitud (tipo de producto de interés, presupuesto estimado, ubicación o volumen requerido) y clasifica la intención. Una vez reunidos los requisitos, deriva la conversación al equipo humano mediante una transferencia informada (handoff).

Implementación del flujo de cualificación

1. Definición de directivas de cualificación en Capitan

• En la base de conocimiento de Capitan, carga las preguntas frecuentes sobre productos, precios orientativos y requisitos de contratación.
• En las directivas de atención, instruye a Capitan para solicitar cortésmente los datos necesarios antes de ofrecer cotizaciones formales (por ejemplo: "Para orientarte mejor, ¿para cuántos usuarios requieres el servicio?").

2. Disparador de transferencia (Handoff) al equipo de ventas

• Configura la regla de handoff para que, una vez que el prospecto confirme los datos de cualificación o exprese intención directa de compra, Capitan asigne la conversación al equipo comercial.
• Capitan inserta automáticamente una nota interna privada con el resumen estructurado de los datos relevados, permitiendo que el asesor humano retome la conversación de forma personalizada y sin repetir preguntas.

3. Recepción y creación de la oportunidad por el asesor humano

• El asesor comercial recibe la notificación de conversación asignada, revisa la nota interna de resumen y, desde el panel lateral derecho del chat, formaliza la oportunidad en el tablero Kanban comercial desde el flujo comercial correspondiente en Crear oportunidad.
• El asesor saluda al cliente continuando exactamente desde el punto donde concluyó la interacción con la IA y avanza la negociación por las etapas del pipeline.

Comprobación

Simula una conversación como cliente prospecto, responde las preguntas de cualificación formuladas por el Agente de IA Capitan y verifica que la conversación se derive al equipo de ventas con la nota interna de resumen y la opción de crear la oportunidad comercial.

Límites y buenas prácticas

Asegúrate de capacitar al equipo humano para responder con celeridad una vez recibida la transferencia de Capitan, manteniendo la fluidez de la experiencia del comprador.

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