Guía de implementación para clínicas, centros médicos, estética y bienestar

• Categoría: Casos de uso y guías de negocio
• Disponibilidad: Disponible desde el plan Premium (incluido en Premium y Evolución)
• Tiempo estimado de implementación: 45 minutos
• Rol necesario: Administrador (para configurar equipos, Capitán IA e integración con WaclisCAL) y Agente (secretarias médicas, admisión y recepcionistas)

En clínicas médicas, centros odontológicos, centros de diagnóstico por imágenes, clínicas de estética, kinesiología y centros de bienestar, el mostrador de recepción suele colapsar porque las secretarias deben atender simultáneamente a los pacientes presentes en la sala de espera y responder cientos de mensajes de WhatsApp sobre disponibilidad de turnos, coberturas de obras sociales o prepagas, preparación previa a estudios, reprogramaciones y envío de recetas o presupuestos de tratamientos. Peor aún: el ausentismo a los turnos (no-show) por olvido del paciente deja sillones y consultorios vacíos. En esta guía práctica aprenderás a implementar Waclis Inbox combinando tus enlaces públicos de WaclisCAL, los Mensajes programados y el Agente de IA Capitán para agilizar la gestión de turnos desde WhatsApp y acompañar el pre y post-tratamiento.

1. ¿Qué puedes lograr con esta implementación en tu clínica o centro de estética?

1. Agendamiento, reprogramación y cancelación de turnos con WaclisCAL: Tus recepcionistas visualizan y reservan turnos desde la barra lateral derecha del chat mediante la Aplicación de panel de WaclisCAL, o bien el Agente de IA Capitán (en el plan Evolución mediante una herramienta HTTP personalizada) consulta los horarios libres en tiempo real y agenda o reprograma el turno por WhatsApp a cualquier hora.
2. *Reducción del ausentismo (No-Show) por WhatsApp: Al compartir tus enlaces de reserva de WaclisCAL y utilizar Mensajes programados en Waclis Inbox* (o integrar avisos vía API REST), cada paciente recibe las indicaciones de preparación y recordatorio previo en su WhatsApp.
3. Respuestas instantáneas sobre obras sociales, aranceles y preparación de estudios: Capitán responde al instante usando tus documentos oficiales ("¿Qué preparación requiere una ecografía abdominal?", "¿Atienden con OSDE / Swiss Medical?", "¿Cuáles son los cuidados antes de la depilación láser?") sin interrumpir a la recepción.
4. Seguimiento post-turno y reactivación de sesiones de estética o controles anuales: Mediante Mensajes Programados y Campañas de WhatsApp, el centro contacta al paciente a las 24 h de una intervención para conocer su evolución o a los 6 meses para su control odontológico semestral.

2. Antes de comenzar (Requisitos previos verificables)

• Rol de Administrador en Waclis Inbox y cuenta activa en WaclisCAL (cal.waclis.com).
• Bandeja de WhatsApp conectada en Ajustes → Bandejas de entrada (mediante código QR Waha o WhatsApp Oficial Cloud API).
• Cartilla de coberturas e instructivos de preparación en PDF: Un archivo PDF con las obras sociales/prepagas aceptadas, valores de consulta particular y las instrucciones pre y post-tratamiento para subir a Capitán → Documentos y Ajustes → Respuestas predefinidas.

3. Arquitectura recomendada lista para copiar

Configura estos equipos, atributos de paciente, etiquetas y respuestas rápidas para ordenar la recepción de tu centro:

3.1 Equipos, Atributos y Etiquetas para Salud y Estética

4. Paso a paso en Waclis Inbox y WaclisCAL

Paso 1: Conectar WaclisCAL con Waclis Inbox para recordatorios y panel lateral

1. En Waclis Inbox, copia tu ID de cuenta (visible en la URL la barra de direcciones de tu navegador) y entra en Ajustes de perfil para copiar tu Token de acceso.
2. Abre WaclisCAL (cal.waclis.com), dirígete a Módulos → Waclis Inbox, pega el ID de cuenta y el Token de acceso, y selecciona tu bandeja de WhatsApp (conectada por código QR / Waha). Luego activa las notificaciones por WhatsApp dentro de cada Tipo de Evento (por ejemplo, Consulta Dermatológica, Sesión Láser, Control Odontológico).
3. Para que tus secretarias vean los turnos del paciente sin salir del chat, ve en Waclis Inbox a Ajustes → Integraciones → Aplicaciones de panel, pulsa Añadir una nueva aplicación, nómbrala Turnos WaclisCAL y pega la URL de la aplicación de panel de WaclisCAL.
4. Confirmación visual: Al abrir cualquier conversación en Waclis Inbox, la secretaria podrá abrir la pestaña Turnos WaclisCAL para consultar la agenda web configurada o compartir el enlace de reserva en el chat.

Paso 2: Configurar al Agente de IA Capitán para responder dudas y gestionar turnos

Tienes dos niveles de automatización según tu plan comercial:

1. En los planes Premium y Evolución (Entrenamiento de coberturas, preparación y enlaces de agenda):

• Ve a Capitán → Documentos y sube el PDF con tus especialidades, profesionales, obras sociales aceptadas e indicaciones de preparación (ej. horas de ayuno o cuidados previos).
• En Capitán → Configuración → Límites, añade un límite médico indispensable: "Nunca realices diagnósticos médicos ni recetes medicación por chat. Ante síntomas de urgencia médica, indica acudir a guardia y transfiere de inmediato a recepción con Transferir a un agente humano."
• En Capitán → Escenarios, crea el flujo para responder dudas frecuentes y compartir el enlace público de reserva de WaclisCAL correspondiente a la especialidad solicitada, o transferir con Transferir a un agente humano si el paciente envía la foto de una orden médica para autorizar.

1. En el plan Evolución (Agendamiento conversacional autónomo vía una herramienta HTTP personalizada):

• Ve a Capitán → Herramientas y haz clic en + Crear una nueva herramienta.
• Configura Método: POST, URL del Endpoint: https://api.tu-dominio.com/v1/disponibilidad y Tipo de Autenticación: Token Bearer con el token provisto por WaclisCAL.
• Esta herramienta permite a Capitán ejecutar en vivo las consultas de horarios y reservas definidas en tu endpoint HTTP. Así, cuando un paciente escribe un domingo a las 22:00 h "Hola, quiero un turno para limpieza dental esta semana por la tarde", Capitán le ofrece los horarios reales disponibles, reserva el turno en WaclisCAL y cuando un paciente pide cambiar su cita ("No llego hoy a las 16 h, ¿lo pasamos al jueves?"), busca su reserva activa y la reprograma sin intervención humana.

Paso 3: Enviar instructivos de preparación y seguimiento post-turno con Mensajes Programados

En estudios médicos y tratamientos estéticos, el paciente necesita recibir las indicaciones en el momento justo:

1. En Ajustes → Respuestas predefinidas, crea tus instructivos con código corto y archivo PDF o imagen adjunta, por ejemplo: /prep-ecografia, /cuidados-pre-laser, /cuidados-post-extraccion.
2. Cuando un paciente agenda un estudio o cirugía ambulatoria para el viernes, la recepcionista puede programar desde el compositor del chat un Mensaje Programado para el jueves a las 10:00 AM con el instructivo de ayuno/preparación, y otro Mensaje Programado para el sábado a las 11:00 AM preguntando: "¡Hola {{contact.first_name}}! Te escribimos de la clínica para saber cómo te sientes hoy después de tu procedimiento de ayer y recordarte las pautas de cuidado."

Paso 4: Seguimiento de presupuestos de tratamientos largos en el Tablero Kanban

Para tratamientos de alto valor que no se deciden en el primer mensaje (implantes dentales, ortodoncia invisible, cirugías estéticas, paquetes corporales de 10 sesiones):

1. Crea un embudo en Kanban llamado Presupuestos de Tratamientos con las etapas: 1. Consulta de Tratamiento → 2. Evaluación / Diagnóstico Realizado → 3. Presupuesto Entregado → 4. Tratamiento Iniciado.
2. Si el paciente asistió a la consulta de evaluación, recibió el presupuesto pero no agendó el inicio en 5 días, utiliza una regla diferida en Ajustes → Automatización → Se ejecutan tras una espera (El cliente no ha respondido tras 5 días con etiqueta presupuesto-tratamiento) para que la asesora le escriba ofreciendo facilidades de pago o despejando dudas con el profesional.

5. Qué significa cada configuración en el flujo de la clínica

6. Relación con el ecosistema Waclis

• WaclisCAL (cal.waclis.com): Es el corazón de la agenda de consultorios, profesionales y aparatología estética: administra horarios por médico o gabinete, evita superposiciones, se incrusta en la barra derecha de Waclis Inbox y permite el agendamiento conversacional con Capitán.
• WaclisPOS (pos.waclis.com) y Waclis Factur (factur.waclis.com): Cuando el paciente abona en recepción su consulta particular, coseguro o paquete de estética (o solicita factura electrónica para presentar por reintegro en su prepaga), el cobro y presupuesto se registran en WaclisPOS y el comprobante fiscal oficial ARCA/AFIP se emite en Waclis Factur, enviándose el PDF directamente al WhatsApp del paciente a través de Waclis Inbox.

7. Problemas frecuentes y cómo resolverlos

8. Preguntas frecuentes (FAQ)

¿Podemos manejar las agendas de 10 médicos o 5 gabinetes de estética distintos desde un único número de WhatsApp en Waclis Inbox?

Sí. Todos los pacientes escriben al único número de WhatsApp de la clínica en Waclis Inbox, mientras que en WaclisCAL cada profesional o gabinete tiene su propio calendario y Tipo de Evento independiente.

¿El paciente puede enviar por el chat de WhatsApp fotos de su credencial de obra social, orden médica o estudios previos en PDF?

Sí. Todos los archivos enviados por el paciente (fotos .jpg/.png de órdenes y credenciales o resultados de laboratorio en .pdf) quedan almacenados en la línea de tiempo de su conversación dentro de Waclis Inbox para que recepción o administración los descargue.

¿Cómo programo el recordatorio de control semestral (por ejemplo, limpieza odontológica cada 6 meses o control oftalmológico anual)?

Desde la conversación del paciente o en Mensajes Programados, puedes dejar creado un mensaje programado para dentro de 6 meses (o con recurrencia Anualmente el {fecha}) invitándolo a reservar su chequeo periódico.

¿Qué pasa si un paciente escribe fuera del horario de la clínica pidiendo cambiar su turno de mañana a primera hora?

Si tienes activo el Horario Comercial de la bandeja, recibirá tu aviso con el enlace a WaclisCAL para reprogramarse solo; y si tienes conectado a Capitán con la herramienta de WaclisCAL (plan Evolución), el asistente procesará la reprogramación en el acto.

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