Guía de implementación para instituciones educativas, academias y centros de capacitación

• Categoría: Casos de uso y guías de negocio
• Disponibilidad: Disponible desde el plan Premium (incluido en Premium y Evolución)
• Tiempo estimado de implementación: 40 minutos
• Rol necesario: Administrador (para configurar admisiones, atributos, Capitán IA y campañas) y Agente (asesores de admisiones, secretaría académica y administración)

En colegios, institutos terciarios, universidades, academias de idiomas, escuelas de oficios y centros de capacitación online, el año se divide en ventanas críticas de inscripción por cohorte (febrero/marzo, julio/agosto y cursos intensivos de verano). Durante esas semanas ingresan cientos de consultas simultáneas preguntando planes de estudio, horarios de cursada, correlatividades, modalidad presencial o virtual, valor de la matrícula y becas, al mismo tiempo que los alumnos regulares y padres escriben por certificados de alumno regular, fechas de exámenes o comprobantes de cuota. En esta guía aprenderás a estructurar Waclis Inbox para automatizar la respuesta de programas con el Agente de IA Capitán, gestionar el embudo de matrículas en el Tablero Kanban, separar Secretaría Académica de Admisiones y lanzar campañas de inscripción por cohorte.

1. ¿Qué puedes lograr con esta implementación educativa?

1. Separación inmediata entre Aspirantes (Admisiones), Alumnos Regulares (Secretaría) y Administración (Cuotas): Aunque la institución publique un único número de WhatsApp en sus redes y sitio web, el triaje deriva a los interesados en inscribirse al equipo admisiones-inscripciones y a quienes ya cursan hacia secretaria-academica o tesoreria-aranceles.
2. Atención automática de consultas sobre programas de estudio en PDF con el Agente de IA Capitán: Subiendo los programas de cada carrera, diplomatura o curso en PDF a Capitán → Documentos, el asistente responde con exactitud qué módulos incluye el curso, cuándo inicia, qué requisitos exige y cuál es el arancel, transfiriendo al asesor de admisiones con Transferir a un agente humano cuando el aspirante desea reservar su vacante.
3. Embudo Kanban de Admisiones (Consulta → Programa Enviado → Entrevista / Clase de Prueba → Matriculado): Tus asesores visualizan cuántos aspirantes están pendientes de abonar la matrícula de la cohorte actual y activan reglas diferidas si un interesado recibió el programa hace 72 horas y no respondió.
4. Campañas de inscripción por cohorte y recordatorios de inicio de clases: Permite contactar en lote a los interesados del semestre anterior que quedaron con la etiqueta interesado-proxima-cohorte para ofrecerles inscripción anticipada (Early Bird).

2. Antes de comenzar (Requisitos previos verificables)

• Rol de Administrador en Waclis Inbox.
• Canales conectados en Ajustes → Bandejas de entrada: Tu línea de WhatsApp institucional (WhatsApp mediante código QR eligiendo Waha o WhatsApp Cloud API seleccionando WhatsApp Cloud), Instagram Direct / Facebook Messenger (para responder anuncios de cursos) y el Widget de chat web en la página de cada carrera.
• Programas académicos y reglamentos de aranceles en PDF: Los folletos de cada curso o nivel listos para subir a Capitán → Documentos y a Ajustes → Respuestas predefinidas.

3. Arquitectura recomendada lista para copiar

Configura estos equipos, atributos educativos, etiquetas y etapas de Kanban para tu institución:

3.1 Equipos, Atributos y Embudo de Admisiones

4. Paso a paso en Waclis Inbox

Paso 1: Entrenar a Capitán IA con tus programas de estudio y calendario académico

1. Ve a Capitán → Documentos, haz clic en + Crear un nuevo documento y sube los archivos PDF de tus programas de estudio, calendario de inicio de clases, requisitos de documentación (DNI, título secundario, ficha médica) y cuadro de aranceles o becas.
2. En Capitán → Escenarios, pulsa Añadir un escenario y crea el flujo Orientación de Aspirantes vs. Atención de Alumnos:

• En Cómo manejar, instruye a Capitán para que consulte primero si la persona escribe para conocer cursos e inscribirse o si ya es alumno/familia de la institución.
• Si ya es alumno regular y pide un certificado o consulta por cuotas, que aplique con Añadir etiqueta a la conversación la etiqueta alumno-regular o consulta-aranceles y ejecute Transferir a un agente humano hacia el área correspondiente.
• Si es un Aspirante nuevo, que responda todas sus dudas sobre el programa elegido, consulte qué modalidad o turno prefiere (Mañana, Tarde, Noche u Online), aplique la etiqueta aspirante-calificado, deje una Nota privada con Añadir nota privada resumiendo el curso de interés y transfiera a admisiones-inscripciones con Transferir a un agente humano.

Paso 2: Cargar los Programas en PDF en Respuestas Predefinidas (/) y operar el Kanban

1. En Ajustes → Respuestas predefinidas, crea un código corto por cada carrera o curso adjuntando su brochure PDF en Adjuntos, por ejemplo: /programa-ingles, /plan-desarrollo-web, /requisitos-inscripcion.
2. Cuando el asesor de admisiones recibe al aspirante en su bandeja, escribe /programa-... para enviarle el plan de estudios completo en 2 segundos y abre el bloque Elementos Kanban en el panel derecho para crear su tarjeta en la etapa 2. Programa y Aranceles Enviados (cargando el valor de la matrícula en Ofertas).
3. Configura en Ajustes → Automatización → Se ejecutan tras una espera una regla con El cliente no ha respondido tras 72 horas para conversaciones con la etiqueta programa-enviado. La regla enviará un mensaje recordando cuántas vacantes quedan en esa comisión o invitando al aspirante a una clase abierta / entrevista de admisión.

Paso 3: Agendar entrevistas de admisión o exámenes de nivelación con WaclisCAL

En colegios (entrevistas con dirección/psicopedagogía) y academias de idiomas (test de nivelación oral):

1. Crea los tipos de evento en WaclisCAL (cal.waclis.com), por ejemplo Entrevista de Admisión Familiar — 30 min o Test de Nivelación Online — 20 min, y guarda sus enlaces públicos de reserva como Respuestas predefinidas (/) en Waclis Inbox.
2. El asesor comparte el enlace público de reserva de WaclisCAL con un atajo / (o consulta la Aplicación de panel si fue configurada), avanza la tarjeta Kanban a 3. Entrevista / Nivelación y deja agendado un Mensaje programado de recordatorio por WhatsApp.

Paso 4: Lanzar campañas de apertura de cohorte y comunicados a alumnos

1. Para reactivar aspirantes de cohortes anteriores (Campañas → WhatsApp):

-En Contactos, filtra por Perfil en la Institución Igual a Aspirante / Interesado Y Carrera / Curso de Interés Igual a Diplomatura Marketing, y aplica la etiqueta campana-cohorte-agosto.

• En Campañas → WhatsApp, selecciona esa audiencia y lanza el aviso de apertura de inscripciones con descuento por matrícula anticipada (usando Spintax e intervalos de 25 a 45 segundos en bandejas Waha, o tu plantilla aprobada en WhatsApp Cloud).

1. Para recordatorios de vencimiento de cuota mensual: Configura Mensajes Programados Recurrentes (Mensual el día 5) o campañas por comisión para recordar del 1 al 10 de cada mes el pago del arancel y recibir el comprobante en el mismo hilo.

5. Sinergia con el Centro de Ayuda Público (/helpcenter) de Waclis Inbox

Las instituciones educativas pueden aprovechar el módulo nativo de Centro de ayuda de Waclis Inbox para publicar un portal web de preguntas frecuentes para alumnos y docentes (Calendario de exámenes, Cómo descargar certificados, Reglamento de asistencia, Uso del campus virtual):

• Los artículos publicados en tu Centro de ayuda pueden insertarse en un clic dentro del chat de soporte estudiantil y también indexarse automáticamente para que Capitán IA responda con enlaces directos a la normativa oficial del instituto.

6. Relación con el ecosistema Waclis

• WaclisCAL (cal.waclis.com): Permite compartir enlaces públicos de reserva en el chat para coordinar entrevistas de admisión, exámenes de nivelación y tutorías docentes (o integrarse mediante API/Aplicaciones del panel si se configura).
• Waclis Factur (factur.waclis.com) y WaclisPOS (pos.waclis.com): Cuando el alumno o padre abona la matrícula o la cuota mensual, la administración emite el comprobante fiscal legal en Waclis Factur y se lo envía en PDF por su conversación de Waclis Inbox.
• Waclis (Tienda / Catálogo Online — panel.waclis.com): Si comercializas cursos cortos grabados, talleres o material bibliográfico desde tu web de Waclis, cada inscripción online notifica e inicia el seguimiento en Waclis Inbox.

7. Problemas frecuentes y cómo resolverlos

8. Preguntas frecuentes (FAQ)

¿Puedo activar campañas proactivas en el sitio web del instituto cuando un visitante está leyendo la página de una carrera específica?

Sí. Si instalas el Widget de chat web de Waclis Inbox, puedes ir a Campañas → Chat en vivo y crear una campaña en curso cuya URL de punto final coincida con la página del curso (ej. https://tuinstituto.edu/carreras/programacion*) y Tiempo en la página = 15 segundos, enviando automáticamente: "¡Hola! ¿Te gustaría recibir el programa completo en PDF y los horarios de la cohorte de marzo por aquí?".

¿Qué pasa con los aspirantes que consultaron tarde cuando el curso ya había cerrado la inscripción?

Cambia el estado de su tarjeta Kanban a Perdido con el motivo Fuera de fecha de inscripción y aplícales al contacto la etiqueta lista-espera-proximo-semestre. De ese modo serán los primeros en recibir tu campaña apenas abras la cohorte siguiente.

¿Podemos atender grupos de WhatsApp de comisiones o padres desde Waclis Inbox?

Sí. Desde el plan Premium, las bandejas conectadas mediante WhatsApp por código QR (Waha) permiten activar la recepción de Grupos de WhatsApp en Ajustes → Bandejas de entrada → Configuración (y si no deseas que Capitán IA conteste dentro de los grupos de alumnos, mantén activado el switch Ignorar grupos de WhatsApp en Capitán → Configuración).

¿Cómo medimos qué asesor de admisiones tiene mejor tasa de respuesta y conversión de matrículas?

Puedes auditar los tiempos de primera respuesta y volumen atendido por cada asesor en Reportes → Agentes (activando Horario comercial) y cruzarlo con las tarjetas marcadas como Ganado por agente en el Tablero Kanban.

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